醫(yī)療檔案管理電子一體化的探討

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【摘要】醫(yī)療保險檔案管理工作是醫(yī)療保險工作的重要組成部分，也是醫(yī)療保險管理的基礎(chǔ)性工作。隨著時代的革新，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不再滿足時代的發(fā)展需求，加之互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)也被引入到醫(yī)療保險檔案管理工作當(dāng)中，有利于醫(yī)療保險檔案管理的電子體系化進程的加快，能夠促進醫(yī)療保險管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)療保險電子檔案在制作和使用上都和以往的紙質(zhì)檔案存在一定的差異，主要依賴于復(fù)雜的編碼和解碼程序開展工作，信息可以被反復(fù)復(fù)制，能夠同時儲存在不同設(shè)備當(dāng)中。因此，應(yīng)該提高醫(yī)保一體化檔案管理水平和服務(wù)能力，做好醫(yī)療保險電子文件的歸檔工作，積極探尋提升電子檔案管理水平的可行性策略。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)保一體化；檔案管理；服務(wù)能力

1醫(yī)保一體化電子檔案管理的重要意義

1.1有利于一體化電子檔案管理安全性的提升，能夠節(jié)省儲存空間。醫(yī)療保險檔案管理涉及的內(nèi)容繁多復(fù)雜，主要包括參保登記管理材料、單位及人員信息變更管理材料、醫(yī)療管理材料、基金征繳管理材料等，這些醫(yī)保檔案資料都需要長期保存，并且這些紙質(zhì)材料并非隨便放在一個資料室就可以，對保存的環(huán)境具有一定的要求，在長時間的保存過程中容易出現(xiàn)損壞和遺失等問題。而在對紙質(zhì)檔案材料進行升級以后，在辦理該項業(yè)務(wù)的時候，就可以直接將這些材料掃描進入檔案管理系統(tǒng)，這樣可以將檔案資料存入磁盤和光盤等儲存設(shè)備中，也可以儲存在互聯(lián)網(wǎng)云端空間中，實現(xiàn)了醫(yī)保檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，有利于一體化進程中實現(xiàn)醫(yī)檔案信息的快速收集和整理，有利于醫(yī)保檔案信息的查詢和管理，促進醫(yī)保檔案信息的電子化進程，在一定程度上提高了一體化醫(yī)保檔案管理水平，有利于節(jié)省紙質(zhì)檔案管理所耗費的空間，增加醫(yī)保檔案管理的安全性[1]。

1.2有利于提高一體化醫(yī)保檔案管理的工作效率，節(jié)約勞動力。在以往傳統(tǒng)的醫(yī)保檔案管理過程中，主要采用人工管理的方式，這種管理方式不僅需要耗費大量的時間，還需要消耗大量的人力資源。如今，社會經(jīng)濟發(fā)展水平日益提升，以往的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)多樣化的社會需求，特別是一體化以后，醫(yī)保檔案材料更加豐富繁多以及復(fù)雜，在查閱的過程中，若是繼續(xù)使用紙質(zhì)檔案管理，查閱耗費的時間較多。此時，對醫(yī)療保險檔案管理進行改革符合社會發(fā)展需求，不僅能夠節(jié)約檔案管理所需要的人力和物力資源，還能減少檔案管理人員的工作壓力。檔案電子體系化是在醫(yī)保系統(tǒng)和檔案信息系統(tǒng)金進行的一體化管理，在電子檔案管理過程中，查詢信息更為方便快捷，能夠通過檔案影像進行業(yè)務(wù)查詢。

1.3有利于豐富一體化醫(yī)保電子檔案的表現(xiàn)形式，提高傳遞的便捷性。隨著一體化醫(yī)保電子檔案管理的改革，選擇網(wǎng)上辦理業(yè)務(wù)的人員越來越多，醫(yī)療保險電子檔案的形式也更加多樣化，文字、圖形、音頻影像等各種多媒體信息都可以以獨立或者協(xié)同配合的形式成為醫(yī)保電子檔案管理的一部分內(nèi)容，這也就注定了醫(yī)保電子檔案具有多媒體的集成性，能夠以更加豐富的形式全面展示檔案信息。紙質(zhì)檔案的查閱會受到時間和空間的各種限制，而電子檔案則不會受到這種限制和干擾。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化的過程中，檔案使用更加方便快捷，且具有一定的安全保證，將無法長期儲存的紙質(zhì)材料進行數(shù)字化處理，是延伸材料壽命的最佳途徑，也能避免檔案被篡改。

2醫(yī)保一體化電子檔案管理中出現(xiàn)的問題

2.1管理人員缺乏檔案意識，專業(yè)素質(zhì)參差不齊。在一體化電子檔案的管理過程中，部分領(lǐng)導(dǎo)由于自身對檔案管理的知識不甚了解，對電子檔案的重要性認(rèn)識不足，本身缺乏檔案意識，對電子檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致電子檔案管理力度不足。部分管理人員缺乏責(zé)任意識，認(rèn)為對電子檔案進行管理必要性不大，忽略了電子檔案對于參保人的重要意義，在整理業(yè)務(wù)檔案時敷衍了事，工作態(tài)度自由散漫，甚至為了給自己工作提供便利而將檔案資料隨意隨處存放，最終導(dǎo)致電子檔案遭到損壞。此外，我國電子檔案管理人員多為兼職人員和非專業(yè)人員，他們往往未接受過系統(tǒng)性的專業(yè)培訓(xùn)，管理人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致管理人員與崗位的匹配度不夠，在實際工作中經(jīng)常出現(xiàn)對醫(yī)保一體化政策理解有誤、管理流程不熟悉、計算機軟件操作不熟練的情況。

2.2檔案基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，設(shè)備投入不足。基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備是開展醫(yī)保一體化電子檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。然而，由于我國電子檔案管理部門成立時間較短，檔案基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，缺乏獨立的辦公用房，因此多與其他單位在同一處辦公用房中辦公。另外，國家對辦公用房的面積做出了嚴(yán)格規(guī)定，其他單位在此種辦公用房緊張的情況下，往往將電子檔案管理部門與其他部門安置在一處，這就導(dǎo)致電子檔案管理人員缺乏足夠的辦公空間，不利于電子檔案管理工作的順利開展。

2.3資料收集不全面，檔案管理不規(guī)范。在醫(yī)保一體化政策實行的初期，由于缺乏健全的管理制度，相關(guān)工作人員管理不夠規(guī)范，主要表現(xiàn)在原始電子檔案資料的收集不夠系統(tǒng)全面。隨著我國出臺相關(guān)政策法規(guī)，電子檔案原始資料的收集工作流程逐漸規(guī)范化，但是受限于管理人員的習(xí)慣性思維，仍會出現(xiàn)部分資料的收集存檔不符合規(guī)范的情況。在實際電子檔案管理過程中，管理人員未按檔案內(nèi)容對電子檔案進行分類，這直接影響到不同地區(qū)在調(diào)取檔案時的一致性，對于參保人而言，這無疑對他們造成了困擾。

3醫(yī)保一體化檔案管理水平與服務(wù)能力的提升的可行性策略

3.1構(gòu)建高素質(zhì)的一體化醫(yī)保檔案管理隊伍，提高醫(yī)保檔案管理人員的服務(wù)能力。隨著電子檔案管理模式的出現(xiàn)，一體化醫(yī)保檔案管理的工作崗位對人才的需求也發(fā)生了一定的改變。相比于以往的紙質(zhì)醫(yī)保檔案歸檔工作，電子文件的歸檔也是一項較為復(fù)雜困難的工作，受制于傳統(tǒng)檔案管理觀念，很多工作人員會認(rèn)為電子文件和紙質(zhì)文件具有一定的差異性，認(rèn)為電子文件不屬于文件范疇，以至于忽視對其進行歸檔管理，或者因為海量的信息需要處理而不愿意承擔(dān)該項工作的責(zé)任。同時，電子文件的歸檔需要檔案管理工作人員能夠熟練應(yīng)用計算機。因此。在進行一體化醫(yī)保檔案管理工作中，應(yīng)該構(gòu)建高質(zhì)量的人才隊伍，立足于電子檔案管理的整體，明確電子檔案信息的來源，通過各種規(guī)章制度的制定明確檔案管理人才的工作責(zé)任。并且，還應(yīng)該定期對檔案管理人員進行計算機專業(yè)知識培訓(xùn)，以提高檔案管理工作人員的計算機應(yīng)用能力，確保一體化醫(yī)保檔案管理電子化的形成。另外，還應(yīng)該對一體化醫(yī)保檔案管理工作人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保檔案管理工作人員熟悉一體化醫(yī)保檔案管理工作的相關(guān)流程，能夠根據(jù)醫(yī)保檔案管理的實際情況，靈活管理，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效果。定期對醫(yī)保檔案管理人員進行業(yè)務(wù)考核，以此督促檔案管理工作人員不斷學(xué)習(xí)，不斷進步，確保提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，提升服務(wù)能力。

3.2加強醫(yī)保一體化檔案管理技術(shù)的投入。信息化時代背景下推進醫(yī)療保險檔案管理工作的有序?qū)嵤矐?yīng)加強對醫(yī)療保險檔案管理新技術(shù)的投人。首先，充分利用國家和社會物質(zhì)資源，保障各地區(qū)醫(yī)療保險檔案管理的資金投入比例，以確保數(shù)字化程序管理結(jié)構(gòu)更新的同時，有可靠的外部物質(zhì)資源作為保障。其次，充分借鑒國外醫(yī)療保險檔案管理優(yōu)勢，逐步推進國內(nèi)醫(yī)療保險檔案管理工作中，技術(shù)整合方法、外部服務(wù)技術(shù)的更新。如某區(qū)域在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，實行醫(yī)療保險檔案管理工作的全面性創(chuàng)新。當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)管理部門所實施的要點可歸納為：（1）當(dāng)?shù)卣Y(jié)合我黨提出的新時期醫(yī)療管理體系改革理念，全面構(gòu)建政府與社會聯(lián)合管理的醫(yī)療保險檔案體系，借助為企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)惠政策的思路，增進社會企業(yè)在醫(yī)療保險檔案管理工作開展方面的資金投資；（2）組織當(dāng)?shù)蒯t(yī)療保險檔案管理部門，定期到國內(nèi)沿海地區(qū)、國外合作企業(yè)中進行檔案管理方法學(xué)習(xí)，不斷加強該區(qū)域醫(yī)療保險檔案管理工作自主開展能力；（3）每年進行一次大規(guī)模醫(yī)療保險檔案管理設(shè)備更新，及時將那些程序安全等級低、外部硬件反饋能力較慢的設(shè)備替換掉，形成與現(xiàn)代醫(yī)療保險檔案管理需求相互適應(yīng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)。該區(qū)域所實行的醫(yī)療保險檔案管理技術(shù)調(diào)節(jié)方式，除了為新時期檔案管理工作開展提供資金保障，也從技術(shù)應(yīng)用、操作設(shè)備調(diào)控等方面進行完善，因而，新的醫(yī)療保險檔案管理技術(shù)，在實際中也可以在國內(nèi)醫(yī)療信息體系完善中發(fā)揮重要作用。

3.3促進一體化醫(yī)保電子檔案管理平臺。在一體化醫(yī)保電子檔案管理過程中，應(yīng)該重視醫(yī)保檔案的信息化建設(shè)，在醫(yī)保檔案管理工作中引入現(xiàn)代化信息技術(shù)。如今，區(qū)塊鏈和大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展趨勢較好，一體化醫(yī)保檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)趨勢的發(fā)展，實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的功能性轉(zhuǎn)變，構(gòu)建全國一體化在線醫(yī)保檔案服務(wù)平臺，促進一體化醫(yī)保電子檔案管理的系統(tǒng)化和規(guī)范化，實現(xiàn)醫(yī)保電子檔案的無紙化存檔。同時，構(gòu)建一體化醫(yī)保電子檔案平臺，能夠根據(jù)參保人員每一次的檢查結(jié)果更新電子檔案，以便于讓每一位參加醫(yī)療保險的人員都能夠通過線上查詢電子檔案的方式了解自身的身體情況，有利于及時發(fā)現(xiàn)身體存在的問題，及時就醫(yī)，發(fā)揮出醫(yī)保檔案管理的最大效用。如某區(qū)域?qū)嵭猩鐣t(yī)療產(chǎn)業(yè)體系的綜合調(diào)節(jié)，該區(qū)域管理者就充分發(fā)揮了數(shù)字化技術(shù)在當(dāng)?shù)蒯t(yī)療保險檔案管理中的作用。其一，利用計算機自動編程技術(shù)，打造與當(dāng)?shù)蒯t(yī)療衛(wèi)生部門工作相互適應(yīng)的醫(yī)療保險檔案程序，該程序既包含了國家級醫(yī)保報銷程序調(diào)控標(biāo)準(zhǔn)，還將其程序中信息分為普通醫(yī)院、衛(wèi)生所兩類，實現(xiàn)信息針對性管理。其二，區(qū)域內(nèi)所有醫(yī)療保險檔案采取聯(lián)網(wǎng)互動性管理，利用數(shù)字程序建立個案信息收集渠道和醫(yī)院所有病例保險檔案管理結(jié)構(gòu)。其中個案信息收集渠道，主要是針對每一個病人的醫(yī)療保險情況、疾病確診情況。就醫(yī)情況等方面進行信息統(tǒng)計：而醫(yī)院所有醫(yī)療保險檔案管理，是從醫(yī)院的角度上對報銷憑證、繳費憑證、用藥憑證等方面進行信息統(tǒng)計。該地區(qū)所實行的信息化醫(yī)療保險檔案管理策略，一方面是從保險檔案服務(wù)視角出發(fā)，一方面是從醫(yī)院檔案管理的視角出發(fā)，雙向性醫(yī)療保險檔案管理程序?qū)嵺`方式，可提升社會醫(yī)療保險檔案管理的效率。

3.4提高一體化醫(yī)保電子檔案管理的保密性和安全性。一體化醫(yī)保電子檔案管理的出現(xiàn)為醫(yī)保電子檔案管理工作帶來了許多有利之處，比如，充分發(fā)揮和利用了現(xiàn)有的計算機技術(shù)，提高了醫(yī)保檔案管理的水平，降低了對二次文獻信息的加工時間，增加檔案信息的時效性，擺脫信息加工工作的經(jīng)費限制。但是，電子檔案管理的出現(xiàn)也存在一些不利之處，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)和體系經(jīng)常受到外界的破壞，嚴(yán)重影響了電子檔案管理工作的保密性和安全性，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展帶來了一定的影響。因此，為了避免資源檔案管理體系出現(xiàn)安全風(fēng)險，應(yīng)該降低電子檔案管理對醫(yī)院信息系統(tǒng)存在的安全風(fēng)險系數(shù)，加強檔案管理工作的保密性，進一步提升醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。具體的可行性操作有以下幾點。首先，電子檔案管理工作人員應(yīng)該保護參保人員的信息，做好相關(guān)保密性工作，仔細(xì)收集和整理參保人員的相關(guān)信息，進一步提高醫(yī)保電子檔案的管理水平。其次，電子檔案管理工作人員應(yīng)該將電子檔案建設(shè)放在工作中的首要位置，通過完善電子檔案管理的相關(guān)制度，確保一體化醫(yī)保檔案管理電子化進程的順利推進。最后，關(guān)于參保人員的具體信息和資料，可以將具體的文字、材料以及數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換處理，以更加專業(yè)的詞匯進行表達(dá)，或者通過數(shù)字密碼等信息進行加密處理，以此從根源上避免違法亂紀(jì)人員攻擊醫(yī)保電子檔案管理系統(tǒng)，提高一體化醫(yī)保電子檔案管理的保密性和安全性[2-3]。如某地區(qū)進行信息化環(huán)境下醫(yī)療保險檔案管理時，當(dāng)?shù)毓芾砣藛T就結(jié)合信息檔案的特征，給予了信息檔案管理針對性機制。一方面，該機制中要求所有醫(yī)療保險檔案管理人員，均要按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進行檔案記錄、信息統(tǒng)計、報銷憑證核算等工作，并開展了人頭式責(zé)任管理制度，將區(qū)域醫(yī)療保險檔案管理工作質(zhì)量與人員薪資考核相互連接；另一方面，該區(qū)域的數(shù)字化醫(yī)療保險檔案程序，還采用了刷臉、無線終端安全監(jiān)控程序，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢，提高區(qū)域醫(yī)療保險檔案管理安全保障。以上這種醫(yī)療保險檔案管理管理機制的建立，實現(xiàn)了檔案應(yīng)用和檔案存儲環(huán)節(jié)的有序性管理，該策略實際應(yīng)用的可行性較高。

4結(jié)語

綜上所述，醫(yī)保電子檔案管理工作是一體化醫(yī)保檔案管理工作的重點所在，理應(yīng)受到社會各方的重視。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)保檔案管理工作也迎來了發(fā)展的機遇，可以擯棄以往紙質(zhì)檔案管理中存在的問題，引入信息技術(shù)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，以電子化檔案的形式進行醫(yī)保檔案管理工作。但是，需要注意的是，一體化醫(yī)保電子檔案管理的發(fā)展時間較短，管理過程中還存在一系列的問題，應(yīng)該立足于社會實踐和醫(yī)保檔案管理的實際情況，對醫(yī)保電子檔案管理中存在的問題進行全方面分析，以此制定科學(xué)合理的解決策略，實現(xiàn)一體化醫(yī)保電子檔案管理水平和服務(wù)能力的提升，讓每一個參加醫(yī)療保險的人員都能夠真正受惠于醫(yī)療電子檔案管理工作。

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作者:王宏 單位:河北省秦皇島市醫(yī)療保障局