當(dāng)前校人事檔案信息化體系創(chuàng)建研究論文
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論文摘要：面對全球信息化的浪潮傳統(tǒng)的人事檔案節(jié)理正面臨前所未有的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。人事檔案信息化管理正是在這樣一個時代背景下對傳統(tǒng)人事檔案妥理模式的改革和創(chuàng)新。信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用使人事檔案信息化建設(shè)提上了議事日程，為高校人事檔案工作叔得了跨越式發(fā)展的歷史性機(jī)遇。高校人事檔案的信息化管理，是人事檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
論文關(guān)鍵詞:高校人事檔案信息化
隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，高校的建設(shè)步伐迅速加快對人才的需求和利用日益擴(kuò)大，人員的流動也不斷增加，檔案材料數(shù)量和種類也逐步增多，加強(qiáng)信息化管理，已經(jīng)成為高校人事檔案管理的一個主要趨勢和途徑。人事檔案信息化建設(shè)是時展的需要，是高校人事檔案工作的主流，是高佼人事檔案管理改革的方向。
1高校人事檔案管理工作的現(xiàn)狀
自第四次全國干部檔案工作會議和干部人事檔案審核工作以來，各地、各部門的人事檔案工作在制度建設(shè)、內(nèi)容的規(guī)范和完整以及鑒別等方面都取得了突破性的進(jìn)展，然而許多高校仍然存在一些帶有普遍性且不容忽視的問題，主要體現(xiàn)在:
(1)認(rèn)識不到位，重視力度不夠
一是認(rèn)為人事檔案工作不是高校工作的重中之重是一項(xiàng)輔助性工作，在思想上還沒有引起足夠的重視。二是認(rèn)為人事檔案只是講政治時代個人功過是非的記錄.是歷史，對于聘任制盛行時期的現(xiàn)在，人事檔案已沒有太大的現(xiàn)實(shí)意義。三是由于認(rèn)識上淡薄，在管理上相對滯后，放松了對人事檔案工作的管理，淡化了人事檔案工作的地位和作用。片面地認(rèn)為人事檔案工作只是“收收管管，翻翻找找，查查看看.，沒有什么難度，誰都可以做，能應(yīng)付就行了，有些高校的領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為人事檔案工作抓不抓都無礙大局，只要能過得去就行。
(2)管理傳統(tǒng)，效率低下
現(xiàn)階段高校人事檔案的提供、利用還是以實(shí)體檔案為主，實(shí)體檔案雖然利用范圍廣適應(yīng)性強(qiáng)，具有原始憑證的作用，但它利用效率低，工作量大。我國高校人事檔案用紙一直承襲傳統(tǒng)的16K規(guī)格與目前國際標(biāo)準(zhǔn)公文用紙A4規(guī)格存在差異，給人事檔案的裝訂帶來大量的剪裁和折疊工作，降低了工作效率。
(3)缺乏適應(yīng)性較強(qiáng)的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)
目前各高校都采用自行開發(fā)研制的人事檔案管理軟件，僅在人員基本信息、檔案目錄編輯，檔案轉(zhuǎn)遞等日常管理中的幾個壞節(jié)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，信息存儲量窄、功能小操作煩瑣、信息的統(tǒng)計(jì)和綜合分析過于復(fù)雜，信息化程度不高.難以適應(yīng)現(xiàn)代信息化和檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。
2高校人事檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容
高校人事檔案信息化建設(shè)主要是指高校在開展人事檔案管理和建設(shè)工作中檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向檔案信息數(shù)字化.網(wǎng)絡(luò)化和向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變、不斷提高管理效率和服務(wù)水平的過程。其主要內(nèi)容包括以下幾個方面:
(1)對那些容易受損壞、利用頻率高、容量大的重要檔案信息進(jìn)行數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化
在高校中教職工人事檔案記載的信息是與教職工的切身利益密切相關(guān)的信息，具有證據(jù)性與法律性。在職工的工作履歷、職稱評聘、工資晉升、干部考核以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的證據(jù)和參考作用。因此，它的使用頻率特別高，很需要信息化建設(shè)。
(2)實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，并采取科學(xué)的管理方法。
在高校實(shí)際工作中，由于受到一此時效性強(qiáng)、傳達(dá)范圍廣、受地域制約等因素影響、往往會大量使用電子文件檔案，也需要信息化建設(shè)，并且需要加強(qiáng)科學(xué)利用和管理，從而做到信息共卒以及保密和安全。
(3)加快現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)
高校一般都有幾十年甚至上百年的發(fā)展史，人事變動大而且復(fù)雜，現(xiàn)存的檔案材料不僅數(shù)量龐大、占據(jù)空間大，同時也極不方便管理和使用，這就更需要加快信息化建設(shè)，將其逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)加以整理和規(guī)范，進(jìn)一步提高工作效率.
3高校人事檔案信息化建設(shè)的作用
高校賣行人事檔案信息化建設(shè)將對高校人事、組織工作產(chǎn)生重大影響，主要表現(xiàn)在:
(1)有利于組織人事部門“選人用人”和為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)
高校人事檔案信息化后，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享組織人事部門和領(lǐng)導(dǎo)能夠直觀快捷地了解和掌握各級干部隊(duì)伍狀況以及千部在“德、能、勤、績、廉，方面的最新信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)，有效地提高干部人事檔案信息的利用宰和使用價(jià)值。
(2)有利于信息的準(zhǔn)確、完整和更新
傳統(tǒng)的人事檔案管理中.由于檔案材料的轉(zhuǎn)遞和不及時、信息溝通的渠道不暢通，使檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)庫信息存在一定的延時性，不能及時得到補(bǔ)充和更新信.息，同時，數(shù)據(jù)庫的信息由人工輸人，盡管多方面，多角度校對，但難免還會存在信息輸人錯誤的情況。而檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，教職工可以根據(jù)權(quán)限了解個人的基本信息，對信息的出人提出建議，教職工所在單位也能根據(jù)權(quán)限和一定的程序及時將每個人的堆新信息錄入網(wǎng)絡(luò)平臺，從而使估息更加淮確、豐富和完整。
(3)有利于提高人事?lián)醢腹芾砣藛T的工作效率和服務(wù)質(zhì)量
傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于檔案實(shí)體管理，管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大。效率很低，費(fèi)時費(fèi)力，人事檔案數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案管理更多地體現(xiàn)自動化、實(shí)時化和網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需一次錄人就可以多次反復(fù)利用，在校園局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，從而使庫房查找變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)即時檢索查詢.學(xué)校其他部門和教職工個人也可以不通過檔案管理人員，無論在何時都可以進(jìn)入校園網(wǎng)，根據(jù)一定的權(quán)限進(jìn)行查詢，大大提高了管理人員的工作效率。
(4)有利于檔案管理員業(yè)務(wù)水平的提高
人事檔案信息化后，將檔案管理人員從煩瑣的手工勞動中解脫出來。節(jié)約大最的手工工作時間，管理人員有充足的時間鉆研業(yè)務(wù)開拓創(chuàng)新，學(xué)習(xí)各種管理知識，不斷提高管理水平。同時。減少了管理人員在庫房的逗留時間，有益干管理人員的身心健康更能體現(xiàn)以人為本加的人性化管理理念。
(5)有利于人事檔案紙制載體的保護(hù)
人事檔案紙制載體是最原始的證據(jù)材料它的客觀性是不可置疑的，因此，人事檔案紙制載體的保護(hù)顯得非常重要。在社會服務(wù)功能不斷開放的今天人事檔案的利用率也不斷增強(qiáng)，人事工作中經(jīng)常要查詢有關(guān)人員的信息，平均每份檔案每年都要翻閱兩、三次，有人事爭議的翻閱次數(shù)更多，其他的還有調(diào)工資、評職稱等等，再加上反復(fù)拆裝‘薄薄的紙片不堪重負(fù)，信息化后，人員的信息都可以從數(shù)據(jù)庫中求得，減少了工作人員與原始材料的接觸.有利于人事檔案紙制載體的保護(hù)。
4高校人事檔案信息化建設(shè)的對策和措施
(1)解放思想，提高人事檔案管理主要性的認(rèn)識
一是轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是搞好人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到多個部門和領(lǐng)域。需要組織、人事和各個部門齊抓共管，協(xié)調(diào)一致才能搞好。因此，必須首先從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，優(yōu)化管理人手.構(gòu)建干部人事檔案管理框架，把人事檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程納人法制管理軌道，為信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的慕礎(chǔ)。二是加大宣傳力度，提高人事檔案意識。人事檔案管理部門應(yīng)該通過會議、校報(bào)、校園廣播以及校園網(wǎng)絡(luò)等各種渠道擴(kuò)大宣傳范囤，加強(qiáng)宜傳力度，使領(lǐng)導(dǎo)和全體教職員工充分認(rèn)識人事檔案的重要作用提高他們的人事梢案意識形成奈員參與建檔管檔、用檔的良好局面。只有這樣，才能真正提高對干部人事檔案在干部工作中重要作用的認(rèn)識也才能把千部檔案工作擺上應(yīng)有的位置，適應(yīng)干部人事制度改革的需要，逐步發(fā)揮其信息化服務(wù)作用。
(2)加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)庫的研究和開發(fā)
國家有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)全國人事檔案管理工作的要求，研究、開發(fā)和推廣使用全國通用的，先進(jìn)、適用、可靠的人事檔案管理軟件，避免各系統(tǒng)各單位自行設(shè)計(jì)而影響人事檔案信息資源的共率。通過數(shù)字化人事檔案信息的愉人和電子檔案的形成如人事檔案管理中的人員基本情況、人員信息學(xué)習(xí)培訓(xùn)的情況、誠信記錄、表現(xiàn)情況(德能勤績廉等)、專業(yè)伎術(shù)人員的科研成果、專利、論文特長、干部任免獎勵等，把人事信息庫變成人才資源庫，把沉寂的‘死伶檔案變成有價(jià)值的“活’檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息為各類人才提供個性化服務(wù)的方法和途徑。因此人事檔案數(shù)據(jù)庫的研究和開發(fā)，應(yīng)具有不斷豐禽和創(chuàng)新人事檔案信息內(nèi)容、擴(kuò)大信息內(nèi)涵和信息量的功能才能真正提升人事檔案數(shù)據(jù)庫的使用效能，從而增強(qiáng)人事檔案信息的活力。
(3)加大投入為人事檔案信息化建設(shè)提供有力保障
全國絕大多數(shù)高校基本上都已達(dá)到現(xiàn)代高科技程度，都已實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)作業(yè)，并且都建立了校園網(wǎng)、設(shè)有專人管理，這些為人事檔案倍息化建設(shè)提供了極為關(guān)鍵的物質(zhì)基礎(chǔ)，為人事信息資源區(qū)域性的服務(wù)提供了廣闊的共率乎臺。因此，在人事檔案信息化建設(shè)中，一是加大資金投人。有條件的單位應(yīng)配全檔案所需的設(shè)備設(shè)施，提高檔案信息資源開發(fā)利用的迷度。二是加大科技開發(fā)人員的投入。合理、充分利用高校現(xiàn)有科技人才，做好人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的研究和開發(fā)工作.
(4)建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)施人事檔案的分級管理
在統(tǒng)一使用全國通用人事檔案管理軟件和人事檔案全文數(shù)垠庫建成的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建成技術(shù)先進(jìn)、功能完善、安全可靠的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)人事檔案信息的安全性和保密性，對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定，按不同的用戶、不同的數(shù)據(jù)和信息授予利用單位、利用部門利用者不同的使用權(quán)限，利用者在被授予權(quán)限后擁有查看權(quán)，獲得相關(guān)信息從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部，學(xué)校之間、上級主管部門以及全國人事檔案信息資7.g的共享，既方便了利用者，提高了人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量。又實(shí)現(xiàn)了人事檔案的信息化管理。
總之在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，高校應(yīng)以社會信息化為依托，運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)信息技術(shù)，不斷解放思想、實(shí)事隸是與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新、更新理念、整合資源，爭取早日實(shí)現(xiàn)較完整意義上的全面的高校人事檔案工作信息化、現(xiàn)代化和資源共享，使人事檔案工作更好地服務(wù)學(xué)校，服務(wù)教職工、服務(wù)社會，從而推進(jìn)高校人事檔案工作的健康、順利發(fā)展.
