人事檔案信息管理研究

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一、建立人事檔案科學(xué)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)

1.建立人事檔案工作管理系統(tǒng)。我們可根據(jù)所管理檔案的情況、采用科學(xué)的分類與編號(hào)方法，建立人事檔案管理信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)編號(hào)、查找和批閱的計(jì)算機(jī)管理，并相應(yīng)的查詢通知單等，以減少檔案工作人員的手工操作。

2.建立工資管理系統(tǒng)。工資變動(dòng)涉及的面廣，調(diào)資時(shí)依據(jù)的條件較多，如：任職文件、立功受獎(jiǎng)、享受待遇文件資格證、正常升檔表格等，我們可以編寫通用工資管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工資管理自動(dòng)化，調(diào)資時(shí)只要我們輸入待定的條件，便可迅速地查詢出符合調(diào)資條件的人員，并逐個(gè)地計(jì)算出每個(gè)人的工資，并且自動(dòng)作一些數(shù)字處理，如工齡工資隨年份自動(dòng)正常升檔，效益補(bǔ)貼等自動(dòng)增加等。

3.建立組織工作管理系統(tǒng)。利用此系統(tǒng)可掌握本系統(tǒng)、本單位內(nèi)黨員和黨組的整體情況，包括黨員的教育培訓(xùn)，黨組織的建設(shè)、機(jī)構(gòu)設(shè)置等，黨費(fèi)管理方面可打印出統(tǒng)計(jì)報(bào)表、黨費(fèi)清單和黨費(fèi)收繳單等。

4.建立人才交流信息系統(tǒng)。建立本系統(tǒng)、本單位人才信息庫(kù)，用以掌握本系統(tǒng)、本單位內(nèi)各類人才的供給需求情況，及時(shí)按要求向外提供人才和從外部引證所需人才等。

5.建立人員考察報(bào)告綜合系統(tǒng)。一名員工的表現(xiàn)如何，主要是從他的德、能、勤、績(jī)、廉等方面加以考察，并劃分為若干個(gè)具體內(nèi)容，并將具體內(nèi)容分解成秘度不同的各種類型，針對(duì)具休內(nèi)容的各個(gè)方面標(biāo)以代碼，只要提供準(zhǔn)確的代碼，計(jì)算機(jī)便可自動(dòng)生成符合條件的資料，供干部人事部門的參考。

6.建立為領(lǐng)導(dǎo)提供計(jì)劃性檔案信息。人事檔案工作人員要有超前意識(shí)，提供檔案信息要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度和高度來(lái)觀察問(wèn)題、分析問(wèn)題，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作實(shí)際、現(xiàn)有人才資源信息，拿出相應(yīng)的措施，有計(jì)劃、有步驟地挖掘人才，使人才得到充分的利用。

7.建立工作文檔管理系統(tǒng)。在日常人事工作中可以根據(jù)一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，建立一個(gè)文件管理系統(tǒng)，包括文稿的產(chǎn)生時(shí)間、主要內(nèi)容、保管期限等、需要時(shí)能快速地按要求提供不同時(shí)期、不同內(nèi)容的文件資料。

二、建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)的對(duì)策

人力資源信息是一個(gè)國(guó)家、地區(qū)、行業(yè)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的必要前提，是社會(huì)進(jìn)步的必要條件。針對(duì)我國(guó)人事檔案網(wǎng)絡(luò)滯后，計(jì)算機(jī)管理人事檔案不成熟，缺乏一支既熟悉人事檔案工作又精通計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)的專業(yè)隊(duì)伍，人事檔案部門網(wǎng)絡(luò)意識(shí)淡漠的現(xiàn)狀，應(yīng)采取如下對(duì)策：

1.立足國(guó)情，從實(shí)際出發(fā)。作為信息社會(huì)的主要工具，計(jì)算機(jī)必須普及到每一個(gè)人事部門，更廣泛具體地使用于人事信息管理與利用工作，取代大量重復(fù)性的手工操作。現(xiàn)代人力資源信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)需要大量投資，人事檔案信息高速公路“在我國(guó)還不具備開通的條件”。網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要從實(shí)際出發(fā)，因地制宜，循序漸進(jìn)，做到逐步擴(kuò)大，逐步完善。

2.搞好建設(shè)，抓基礎(chǔ)工作。人事檔案整理、檔號(hào)編制的規(guī)范化、人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，都是建網(wǎng)的條件。準(zhǔn)備工作做得充分、細(xì)致、精湛，信息網(wǎng)的建設(shè)才能搞好。

3.必須實(shí)現(xiàn)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化。在標(biāo)準(zhǔn)化方面要有各種嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，要求做到各種數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)一致或兼容，同時(shí)要求人事檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)化、著錄的標(biāo)準(zhǔn)化、分類的標(biāo)準(zhǔn)化和檔號(hào)編制的規(guī)范化。

4.搞好數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)在人事檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中是一項(xiàng)最費(fèi)時(shí)、費(fèi)工的工作。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立從一開始就要標(biāo)準(zhǔn)化。目前必須依照檔案著錄表、檔案分類法、檔案標(biāo)引等標(biāo)準(zhǔn)來(lái)做。

5.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。現(xiàn)代人力資源信息網(wǎng)的建設(shè)需要有高素質(zhì)、懂技術(shù)的人才來(lái)做，除檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)知識(shí)外，最起碼應(yīng)該懂得一些信息利用知識(shí)和信息經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)．不然的話，就會(huì)因?yàn)閺臉I(yè)人員的素質(zhì)不高而影響人事檔案資源的有效利用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)在人事信息管理中的應(yīng)用也將不斷發(fā)展、提高，它將越來(lái)越多地代替人工在人事信息管理中的工作，形成良好的發(fā)展趨勢(shì)。

作者：奚亞娟單位：齊齊哈爾市鐵鋒區(qū)檔案局