人事檔案管理探究

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一、充實檔案管理隊伍，提高工作人員綜合素質，培養復合型人才刻不容緩

隨著干部人事制度改革的不斷深化，整個社會信息化進程的不斷加快，干部檔案管理的手段、內容也隨之進行相應的調整和變化，這就需要不斷提高干部檔案管理隊伍的綜合素質，做到年輕化、知識化、專業化，使檔案管理工作既能繼承和發揚老檔案工作者的優良作風，又能根據工作的需要，與時俱進，開拓創新。但在實際工作中，干部人事檔案管理由于不能產生直接經濟和社會效益，在單位工作中得不到足夠的重視，導致用人隨意、檔案管理人員流動性大且沒有專職管理人員等現象，因此，提高檔案工作人員的素質，建設一支高素質的檔案管理干部隊伍，成為我們現階段檔案管理工作的關鍵。一是提高人事檔案管理人員政治思想覺悟，加強政治責任感、敏銳性和鑒別力；二是提高專業技術水平，培養“創造型、復合型、協作型”多素質人才；三是引入競爭機制，擇優錄取優秀人事檔案管理人員；四是隨著科技發展，將計算機網絡技術融入人事檔案管理中，利用數碼技術、影像技術、條形碼技術等先進科技，進一步提高人事檔案管理效率和管理水平。

二、完善人事檔案設備，實施規范整理

人事檔案工作在員工薪資調整、績效考核、招聘錄用、員工升降、背景調查等方面起著重要作用，更能有效的規避人事風險，同時，個人檔案僅此一份，沒有備份并不可再生，萬一折損或缺失就無法補救，因此，保持人事檔案的完整性和安全性就顯得尤為重要。因此，在平時的工作時，要嚴格執行《人事檔案工作條例》和《人事檔案管理工作制度》等規章制度，并根據人事檔案存放要求，管理好人事檔案庫房、閱檔室和辦公室，并做到三室分開。要加大人事檔案資金投入，完善人事檔案設備，配齊空調、去濕機、溫濕度計等基礎設備，保持庫房內的溫濕度，并每天監測并填寫庫房溫濕度記錄。配備鐵質檔案柜和檔案夾、裝訂打孔機等保管、整理人事檔案的有關器械和物品。對收集來的需要歸檔的材料，及時進行歸檔。歸檔時嚴格按照《人事檔案管理規范》和《檔案收集整理歸檔制度》的有關規定，進行檔案材料的鑒定和篩選，并把人事檔案材料按屬性進行歸類、排列次序、編寫目錄、剪裁，最終裝訂成卷。檔案材料要做到歸類準確、手續齊全。作為檔案管理人員，整理裝訂檔案要做到：

1.對屬于入檔的材料依據性質屬性進行分類，分類清晰，便于以后工作的查找利用。

2.對紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料要進行修補、裱糊或壓平。對于尺寸較大的材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的前提下，進行剪裁或折疊；對過窄的材料，要根據檔案規定尺寸進行加邊擴充；對時間較久、較軟的材料要在背面加頁固定；對填寫的材料中墨跡不太清晰的或字跡為藍色或紅色的，要進行手工臨描或加頁復印；未入檔的檔案材料上存在的釘書訂等金屬物要進行拆除等，保證加工質量。

3.對每類材料除四類和九類外按時間順序進行排序，對四類和九類材料要按照材料性質進行再次分類，分類后的材料再按時間順序進行排序，對排好順序的材料再進行編號和編頁。

4.按照分類順序進行編寫目錄，目錄要完全與材料順序相對應，準確核對材料形成時間，份數和頁數填寫無誤。

5.目錄中類與類間留一定空間，便于以后增加材料時添加目錄。經過整理后的干部人事檔案分類清晰，目錄完整，外觀整齊，利于查找。

三、健全制度，強化人事檔案規范化管理

一定的法律環境和強效的法律保護是檔案管理所必須的，在檔案的收集、保管和利用的過程同樣需要法律法規加以約束，因此組織檔案管理人員學習《檔案法》、《人事檔案管理辦法》等一系列法規文件，深入了解人事檔案工作的全程序，使檔案意識得到進一步提高是很有必要的。根據社會和單位的發展需求，完善檔案管理所需的軟件和硬件，建立健全各項規章制度，確保人事檔案有章可循。同時要建立健全一整套人事制度，如《人事檔案管理工作制度》、《人事檔案保管制度》、《人事檔案保密制度》、《人事檔案查閱、借閱利用制度》、《人事檔案鑒定銷毀制度》、《人事檔案統計制度》等，做到制度上墻，有章可循，有法可依。

四、加強人事檔案保管的保密工作

做好檔案保密是檔案管理中的一項重要工作，貫穿了各個環節，是維護檔案安全的重要手段，是檔案事業持續科學發展的重要保障。人事檔案管理部門保管著大量人事檔案材料，涉及個人資料，有很多涉密內容。一旦出現泄密，不但造成個人隱私的泄露，還影響了管理部門的公信力。因此，保密工作始終都是人事檔案管理部門的重要職責。但現在個別單位在人事檔案管理中存在著：轉遞接收檔案時沒有密封，收集整理材料沒有專人負責，檔案傳遞不走機要渠道，檔案由個人或非單位持有、管理等不負責的情況，破壞了人事檔案的完整、有效，嚴重影響了人事檔案的安全，這樣會造成不必要的后果。因此，人事檔案保管和查閱使用方面都有嚴格的保密要求。

五、加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源

干部人事檔案是單位了解個人的重要工具，也是記錄個人成長和工作業績的重要依據，是單位考察領導干部、選人用人的重要保證，所以干部人事檔案至關重要。因此加強人事檔案管理工作，實行開放式管理，使人事檔案社會化，才能更充分的利用人才資源。隨著社會進步，人才資源將越來越占優勢，人才流動也會越來越活躍，而伴隨政治體制改革的不斷深入，人才將成為一種無政府色彩產業，人事檔案開放式社會化模式將成為一種常見的管理模式。因此，現階段大多數城市將偏重于大中專畢業生實施人事，人才服務中心將托管大中專畢業生的人事檔案，這種方式促進了人才流動，促進了人事檔案社會化、現代化、規范化管理。

六、做好信息化管理人事檔案

隨著人事檔案的深化改革和計算機互聯網在實際工作中的廣泛應用，原有的人事檔案管理方式已跟不上時代的腳步，主要表現在：一是現有人事資料只注重紙制的收集和整理，使每個干部的信息和工作動向不能及時進行更新和查詢；二是傳統人事檔案重收集輕分析的管理方式落后；三是人事檔案管理人員對檔案的利用只滿足于平時工作需要，缺乏對人事檔案工作的開發和利用。因此，要使人事檔案更好地為經濟建設服務，就必須使傳統的管理方式有所改變，發揮計算機易于更新和統計的優勢，健全干部檔案數據庫。以最快速度為領導和相關部門提供快速、全方位、準確的干部人事信息，獲取個人各方面的綜合信息，大大提高工作人員的工作質量和勞動效率。

七、大力宣傳人事檔案管理工作

做為檔案管理人員，如何讓領導和群眾支持工作，首先要宣傳檔案工作的重要性，那么就需要加大宣傳力度，形成人人懂檔案，人人重檔案的良好格局。使各級領導充分認識到檔案的重要性，牢固樹立檔案意識，關心工作人員的政治、生活待遇，注重管檔人員和理論和業務水平，重視干部人事檔案的基礎工作，從而從整體上提高干部人事檔案管理工作的水平。人事檔案管理崗位要競爭上崗，層層挑選，要選出有黨性意識，具有強烈的事業心和責任心，有保密意識，勤勤懇懇，忠于職守的優秀人才從事管理工作，注意保護和調動他們的積極性，幫助解決具體人事檔案管理工作中的困難，促進人事檔案管理水平的不斷提高。作為一名新時代檔案管理人員需改變以往傳統的管理理念，更新觀念，勇于創新，關注改革開放的新形勢、新問題，把日常管理工作與社會活動緊密結合，使檔案工作適應新形勢的要求。在信息化時代，強化檔案管理的現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識。以充分開發和利用人力資源信息為基礎，帶動一個單位的經濟效益發展。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值。總之，人事檔案管理是一項復雜而艱巨的工程，加強人事檔案檔案管理工作，不僅是當前經濟建設的需要，更是造福子孫后代的需要，只有提高對人事檔案管理工作的認識，在日常工作中不斷進行研究和探索，不斷向前邁進，才能更好地服務于單位，更好的為經濟建設和社會服務。

作者：王麗麗單位：臨沂市人民醫院