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(一)檔案材料不規范人事檔案材料是流動人員的身份、工作經歷、人事關系、學歷等最真實的證明,其管理工作直接關系著流動人員的切身利益。檔案材料不規范主要表現為四個方面:一是材料規格不統一,二是字跡不耐久,三是部分材料手續不完備,四是部分檔案材料內容不完整,更新不及時。由于檔案材料個不規范,使得材料內容的連續性和系統性不足,不能做到“觀其卷,知其人”。
(二)檔案閑置較多由于人才流動日益頻繁和高校畢業生的日益增多,全國各地人才中心保管的流動人員人事檔案日益增多,以致于“棄檔”、“死檔”數量越來越多,最終導致無法計算工齡,無法及時調整記載。
(三)檔案管理方法落后全國各地很多人才中心在流動人員人事檔案的收集、儲存、利用等上都一直沿用傳統方法。例如,材料收集靠行政命令,檔案填寫靠手工操作,這些落后方法不僅增加了工作人員勞動強度,降低了工作效率,還直接影響了檔案材料的完整性和安全性。(四)檔案傳遞程序紊亂根據相關規定,流動人員人事檔案傳遞要由機要交通和派傳人送取,不得郵寄或由流動人員自帶,但是不少高校、單位讓流動人員自己送取檔案,導致檔案無法及時傳遞登記,最終使得檔案無從查起。
二、流動人員人事檔案規范化和系統化管理措施和策略
(一)檔案材料收集與利用要規范化要想流動人員人事檔案管理實現規劃化和系統化,關鍵要做好檔案材料管理的一系列工作,從材料收集到整理,從補充到歸檔,都必須要按照相關規定和章程辦理。對于收集而來的檔案材料要鑒別內容的真偽,核實手續是否完備,對于歸檔的檔案要檢查是否符合程序規定,對于手續不全或材料規格不統一的檔案要及時退回、及時完善,重新整理,要確保檔案規格統一,以維護檔案的權威性和完整性。而那些不在歸檔范圍的材料要及時退換,避免丟失,保障流動人員切實利益。
(二)實行專門統一管理流動人員人事檔案管理必須進行統一管理,按照姓名、性別、年齡等進行分類管理,同時并創建多種檢索方式,按照規定來操作,實現管理規范化。如果想要查閱或借用他人人事檔案,必須具備相關審批手續,對不符合借閱手續的定要嚴厲拒絕。另外,檔案管理人員不得隨意向他人泄露檔案內容。為了實現統一管理,有必要按照“集中統一,歸口管理”建立一個專門的人事檔案信息庫,同時各省需建立人才流動服務機構,為所有流動人才提供檔案管理服務。
(三)更新管理手段隨著計算機信息技術的應用范圍日益廣泛,檔案管理信息化是必然,相關單位要竭盡全力開發人事檔案管理軟件,使檔案檢索、借閱、統計、歸檔等實現信息化,減少手工操作,使用計算機操作,提高工作效率。與此同時,還可利用計算機建立人事檔案信息庫,錄入全部流動人員人事檔案,供人查閱和使用。
(四)完善管理制度人事檔案可謂是個人形象的“縮影”,我們必須認識到流動人員人事檔案管理工作的重要性,轉變工作方式、完善管理制度,增強檔案管理人員的法制觀念,進一步促進檔案管理規范化。尤其要更新管理理念、完善管理制度,如進一步完善和規范《查閱制度》、《借閱制度》等,明確流動人員人事檔案借閱和利用,以保障檔案的權威性和嚴肅性。
(五)強化檔案傳遞過程控制在流動人員人事檔案傳遞上,行政部門做了明確規定,可是部分高校、單位并未嚴格執行,以致于出現了問題。對此,國家人力資源及社會保障部門必須進一步加強檔案管理法制化建設,并積極發揮自身主動作用,規范檔案傳遞標準,實現檔案管理規范化,以體現檔案價值。
(六)建立并健全人事制度人事是由政府人事部門所屬的人才服務中心,按照國家有關人事政治法規要求,接受單位或個人委托,以社會化服務的方式,有關的人事業務。這一種管理方式的最大特點,就是人事關系和人員使用分離,用人單位不必親自管理員工的人事檔案,由機構負責,擺脫了以人事檔案為核心的對單位的依附關系,讓人才有充分的擇業自主權,同時也促進了人事檔案管理規范化和系統化,避免出現“死檔”、“棄檔”等檔案。
(七)提高檔案管理人員綜合素質要通過任何途徑來提高檔案管理人員的政治素質和業務能力,同時加強思想教育,遵紀守法、按照檔案管理規定行事。另外,還要實時了解檔案界動態,掌握信息技術,進一步拓展學習領域,以運用所學探索新的管理模式、管理手段,提高工作效率和檔案管理水平。在條件允許情況下,相關部門要加大檔案管理上的資金投入,為流動人員人事檔案管理配備現代化設施,全力支持檔案事業建設。
三、結束語
流動人員人事檔案是我國檔案管理的重要內容,相關職能部門必須提高重視,增大資金投入,從制度、人員、管理手段等多方面采取有效的措施和策略,全力提高流動人員人事檔案管理水平,以促進我國檔案事業發展。
作者:王明會單位:吉林省集安市人力資源和社會保障局