人事檔案管理研究述評

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一、人事檔案三化研究

人事檔案的“三化”是指人事檔案管理的現代化、規范化和標準化。現代化是人事檔案工作在信息化時代的必經之路，是新形勢下人事工作發展的需要，這就需要進一步研究人事檔案的數字化、數據庫建立、管理系統研發、信息網絡化建設等核心問題。規范化是實現人事檔案管理現代化的重要中間環節。由于受歷史條件的制約，不少人事檔案材料載體不統一、裝訂不整齊、書寫不規范、管理不規范等現象還比較突出。因此，加強人事檔案管理的規范化研究，建立嚴格的管理規章制度，為人事檔案規范化管理提供理論支持與方法指導，已成為迫切需要解決的重要問題。另外加強人事檔案標準化建設研究，特別是要加強人事檔案載體標準、格式標準、管理標準等方面的研究，建立健全人事檔案管理的標準體系。目前，我國已有的人事檔管理主要有《人事檔案臨時管理條例》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》、《人事檔案制度管理規定》等，其中，《人事檔案歷史管理條例》是由中組部于1980年，1990年經過修訂，《流動人員檔案管理暫行規定》和《人事檔案制度管理規定》都是依據《干部檔案工作條例》制定的，在檔案內容、收集、保管、提供利用方面與《干部檔案工作條例》大同小異。如，張建文指出，在市場經濟背景下，個人的權利意識日漸強烈，過于強調公共利益性質與絕對保密性質的傳統人事檔案管理法制無法適應個人資料保護運動所提出的在人事檔案收集與處理中保護個人權利的基本要求。有必要將現行《干部檔案工作條例》與《流動人員人事檔案管理暫行規定》合并，制定統一的《人事檔案法》。可見，加強人事檔案法制建設的研究，既是實踐的需要，也是豐富人事檔案管理理論的需要。

二、人事檔案法制建設

近年來困擾人事檔案建設的阻礙很多，其中法律法制不健全是重點之一，我國現有《流動人員檔案管理條例》、《干部管理條例》、《企業人事管理條例》三項管理條例，但卻缺少明文針對具體人事管理頒布的法案，并且在這些法案當中對設計人事資料泄露后進行的法律法規處理以及處罰略顯不足，有許多漏洞可循，因此建立健全《人事檔案管理法規》至關重要，作者認為應從三個方面制定《人事檔案管理法規》，第一闡述管理范圍不清晰，檔案管理范圍不清晰造成多方介入管理不規范，許多個人受到個別公司的私制管理，在離職后不能盡快取回人事檔案，造成不能及時入職從而產生經濟損失，再比如單位臨時借調的過程中，檔案管理以及檔案備份的保存方式也沒有明確規定，造成一定的人事糾紛，因此新建立的《人事法規管理》應當明確認識離職與調動時檔案歸屬的邊界以及明確企事業單位歸還人事檔案的時間。第二檔案泄露處罰管理不明確，檔案泄露是近年來常發生的事情，一方面是企事業單因某種原因惡意泄露員工檔案，對員工給生活及工作造成損失，一方面是因采用互聯網建制管理，受到網絡攻擊而造成的非惡意泄露，但也對當事人造成了傷害，因此應當加強惡意泄露他人檔案的出發條例，將其列入到侵犯個人隱私權的一項法律條文當中，同時明確什么是惡意侵犯個人檔案、什么事惡意泄露個人檔案、什么是惡意盜取個人檔案，劃分明確的范圍，保障當事人隱私權受到合法的保護，第三增強人事檔案可追溯性，這一條應當列入到法律條例當中，近年來對人事檔案的管理中屢屢出現人事檔案“失蹤”現象，一方面是因為檔案管理過程中存在紕漏，另一方面是因為電子檔案錄入造成的人事檔案缺失，這對追尋人事檔案范圍，尋找檔案對比造成了困難，因此應當明確人事檔案丟失出發條例，更好的保存人事檔案建設。

三、人事檔案工作改革

人事檔案工作改革過程中首先是強化“三化”標準，建立健全完善的人事改革制度，建立健全完善的人事管理法規，建立健全完善的體制，改革的重點應當首先放在建立健全完善的檔案制度上，在檔案管理過程中，人事檔案的制度管理較為松懈，原因一是因為檔案管理人員的普遍素質不高，沒有進行過系統的培訓，檔案管理員入職的要求并不高，這就造成許多企事業單位用較為低廉的價格聘請一些非專業人員，造成大量的檔案流失以及錯誤的生成，同時人事檔案工作改革過程當中存在一定的寬宥因素，對造成他人檔案損失的管理行為不予追究，對檔案管理過程當中存在的問題不予改正，因此重復的造成檔案確實現象發生。原因二檔案管理工作較為繁復，即使采用計算機錄制系統，檔案管理的工作量也頗大，大型人事單位可以聘請較多的檔案管理員，但普通單位困于資金限制只能聘請較少的檔案管理人員進行監管，這樣對管理人員造成了大量的工作負擔，有時會造成檔案管理缺失；原因三普通單位的檔案管理人員往往兼職其他工作，對本來不富裕的工作時間進一步造成符合，進一步造成檔案管理制度出現問題。因此要解決這些問題，首先解決人事單位聘用檔案管理員的制度，要高標準嚴要求的制定詳細的檔案人員考核制度，其次要劃分工作區域，使檔案管理人員能夠專職自身職責。

四、結語

人事檔案管理的過程是復雜而繁復的過程，人為和制度上的缺失都容易造成檔案管理的弊病產生，因此針對檔案管理過程應當制定符合流程的制度，不僅要加強法律法規建設，更要注重對檔案管理人員的資深教育培養，使檔案管理工作能夠得到進一步的提升，減少因工作失誤帶來的損失。

作者：何琴 單位：黑龍江省八五零學校