人事檔案管理信息建設(shè)的路徑分析

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摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷更新，信息數(shù)字化建設(shè)逐漸成為各行業(yè)領(lǐng)域改善工作效率和調(diào)整全局戰(zhàn)略的必由之路。人事檔案管理作為檔案管理的重要組成之一，是單位管理轉(zhuǎn)向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展的重要標(biāo)志，也是不斷提高單位管理水平的基礎(chǔ)需要，因而推動(dòng)信息數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案事業(yè)整體發(fā)展至關(guān)重要。本文以人事檔案管理為主要研究對(duì)象，圍繞人事檔案信息數(shù)字化建設(shè)的意義及其實(shí)踐路徑進(jìn)行了綜合分析，以期為進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理效率拓展思路，助力單位檔案管理整體水平的提高。

關(guān)鍵詞：檔案信息；數(shù)字化；人事檔案；思路

一、人事檔案管理信息數(shù)字化建設(shè)的重要意義

數(shù)字時(shí)代檔案管理工作已從過(guò)去紙質(zhì)、人工管理模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化、電子化處理模式，以歸檔環(huán)節(jié)為例，在結(jié)合信息數(shù)字化處理模式進(jìn)行檔案分類(lèi)、資料歸檔時(shí)，可按不同類(lèi)型將規(guī)劃業(yè)務(wù)檔案分為不同信息模塊，并按照各自時(shí)間線進(jìn)行排序。即，對(duì)于某一年度之前生成的檔案，可用檔案管理軟件進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入后，以傳統(tǒng)案卷方式整理歸檔，并注明“傳統(tǒng)處理”字樣；而對(duì)此后年份生成的檔案，則可根據(jù)國(guó)家及省市相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理的規(guī)定，統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為“按件”模式處理，同樣在用檔案管理軟件進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)錄入后，備注“簡(jiǎn)化處理”字樣，由此極大程度簡(jiǎn)化了歸檔流程，也為日后調(diào)檔借閱流程奠定了“一鍵完成”模式的基礎(chǔ)。此外，通過(guò)運(yùn)用這種數(shù)字化檔案處理模式，單位檔案系統(tǒng)內(nèi)每新增一個(gè)卷宗，卷內(nèi)文件目錄便可自動(dòng)生成，檔案管理人員只需掛接對(duì)應(yīng)原文，系統(tǒng)便能自動(dòng)檢測(cè)原文是否漏掛。由此，不僅能夠保證檔案的完整性，有效節(jié)省整理、錄入和歸檔時(shí)間，同時(shí)這種分門(mén)別類(lèi)、高速檢索的處理模式還能有效改善檔案利用效率，有益于單位檔案管理工作質(zhì)量的整體提高。但要注意的是，檔案數(shù)字化建設(shè)必須根據(jù)單位業(yè)務(wù)檔案卷宗相對(duì)固定、對(duì)象不同等特點(diǎn)，綜合考慮是否應(yīng)用卷宗整理“自動(dòng)化模式”。

二、推動(dòng)單位人事檔案數(shù)字化建設(shè)的可行路徑

人事檔案管理必須確保內(nèi)容的絕對(duì)真實(shí)與全面，這就要求在建檔初期，不僅要強(qiáng)化檔案信息錄入，在原有基礎(chǔ)上認(rèn)真清查、核對(duì)信息，及時(shí)剔除無(wú)效、虛假信息，清除虛假材料，同時(shí)還要擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開(kāi)信息分類(lèi)儲(chǔ)存，建立與需求對(duì)口的人才數(shù)據(jù)庫(kù)，為社會(huì)企業(yè)及相關(guān)單位提供最全面、準(zhǔn)確的信息憑據(jù)。而實(shí)踐中，如何有效推動(dòng)并實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)，筆者總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，提出了以下幾點(diǎn)思路：（1）強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理意識(shí)，夯實(shí)管理人員專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)。這就要求人事檔案管理人員在夯實(shí)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)上，還要全面學(xué)習(xí)并掌握當(dāng)下信息數(shù)字技術(shù)，樹(shù)立數(shù)字化管理意識(shí)，積極參加檔案管理學(xué)術(shù)交流，將檔案管理理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際檔案管理工作中，以科學(xué)化的管理技術(shù)知識(shí)指導(dǎo)檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研、利用等系列工作的開(kāi)展。同時(shí)，要基于數(shù)字化建設(shè)的工作實(shí)際，設(shè)定明確、可行的人事檔案崗位職責(zé)，健全人事檔案資料安全管理權(quán)責(zé)機(jī)制和檔案資料安全個(gè)人責(zé)任制，以確保檔案資料的安全儲(chǔ)存。此外，還要端正單位各職能部門(mén)對(duì)人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化行政、后勤等職能部門(mén)相關(guān)人員的檔案意識(shí)，以保障檔案管理工作自上而下地有序開(kāi)展，落到實(shí)處。（2）健全檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)，提高內(nèi)部調(diào)檔查閱的效率。人事檔案數(shù)據(jù)來(lái)源非常廣泛，推行跨系統(tǒng)查詢(xún)操作，能夠極大程度提高檢索效率。對(duì)此，工作實(shí)踐中可結(jié)合單位實(shí)際，建立與之相匹配的綜合業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)更新與維護(hù)。比如，可將各類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合歸檔管理，保障跨系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的全要素綜合查詢(xún)的暢通；同時(shí)，合理設(shè)置人員權(quán)限，健全檔案管理借（查）閱登記制，以保障實(shí)體借閱、電子借閱、下載打印等多種形式、多重級(jí)別的同步操作，在提高內(nèi)部檔案使用效率的同時(shí)，亦進(jìn)一步完善人事檔案規(guī)范管理，提高單位整體的行政服務(wù)效能。（3）以實(shí)際需求為導(dǎo)向，加大數(shù)字化設(shè)施投入。人事檔案數(shù)字化建設(shè)離不開(kāi)先進(jìn)的信息錄入系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，也離不開(kāi)穩(wěn)定、齊全的工作設(shè)備。這就要求各單位要結(jié)合實(shí)際發(fā)展需求，及時(shí)配置相應(yīng)的信息錄入設(shè)備，購(gòu)置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、保險(xiǎn)箱、高內(nèi)存電腦、雙面打印機(jī)等，以保障數(shù)字化建設(shè)工作開(kāi)展擁有完備的硬件支撐。同時(shí)，以檔案利用實(shí)際和單位業(yè)務(wù)主導(dǎo)為依據(jù)設(shè)計(jì)人性化、科學(xué)化的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的智能、高速等特性，以實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化目標(biāo)，從被動(dòng)接收檔案逐步過(guò)渡為主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

普及信息數(shù)字化管理是社會(huì)各企業(yè)及單位檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、高效化目標(biāo)的有力手段和有效工具。在這一發(fā)展形勢(shì)下，人事檔案管理應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)信息數(shù)字化建設(shè)力度，與時(shí)俱進(jìn)，同期開(kāi)展一系列革新舉措，以適應(yīng)市場(chǎng)大規(guī)模的人才需求，助力社會(huì)經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展。但要注意的是，信息技術(shù)雖為工作帶來(lái)了快捷與高效，但同時(shí)也存在檔案信息外泄、個(gè)人隱私被公開(kāi)等潛在風(fēng)險(xiǎn)。因此，在數(shù)字化建設(shè)工作開(kāi)展過(guò)程中，各單位及檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)安全管理意識(shí)，強(qiáng)化對(duì)數(shù)字信息技術(shù)安全的定位，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)共享、信息資源公開(kāi)等程序上的缺漏，以保障人事檔案規(guī)范化、制度化等管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

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作者:柯元錦 單位:福建省莆田市秀嶼區(qū)公務(wù)員局人事檔案室