事業單位人員人事檔案管理工作思考

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摘要：事業單位新聘人員人事檔案審核過程中主要存在檔案完整度不夠、信息缺失、檔案造假等問題，針對以上這些問題，筆者認為應增強檔案意識、建立糾錯機制、提高造假成本，以完善事業單位新聘人員人事檔案審核工作。我國事業單位是由國家財政支持、承擔著相關社會職能的單位，事業單位的發展對于我國的經濟社會有著至關重要的影響，所以我國一直十分重視事業單位的發展問題。隨著市場經濟體制的逐漸健全，事業單位的改革也進一步深化，其中人事檔案管理工作作為事業單位的重要基礎管理工作影響著事業單位工作的正常開展、影響事業單位人員職能的正常發揮。本文將對事業單位新聘人員的人事檔案管理工作進行重點研究，以促進事業單位工作的有序開展。

關鍵詞：事業單位；新聘人員；人事檔案管理

一、事業單位新聘人員人事檔案管理現狀

當前的社會沒有對人事檔案給予足夠的重視，而檔案管理工作的發展也沒有跟上社會發展的步伐。這主要反映在接收新聘用的人事檔案和審查人事檔案的過程中，主要體現在以下三個方面：第一，檔案完整度不夠。收集檔案是檔案管理工作的起點和基礎，但是檔案收集工作也是檔案管理的難點所在。一方面是職員入職時自身提供的檔案有所缺失，另一方面，存在檔案管理工作人員收集檔案不及時的情況。隨著檔案資料的種類和數量日益增加，大量電子資料的收集整理也增加了檔案管理的難度，更加難以確保檔案完整度。同時，當下檔案管理工作中常有權職劃分不清的情況[1]。一些具有工作經驗的新聘用人員存在人檔分離的狀況，在處理檔案管理工作時互相推脫；他們無法掌控自己檔案，造成檔案缺少，影響檔案的完整度。第二，檔案信息缺失。人事檔案應包括員工的個人情況以及道德、能力、勤奮、業績等情況，并應反映其整體面貌。新聘人員缺少的檔案信息集中在身份證明材料、工作經驗材料等部分，如勞動合同等。由于大多數檔案管理人員對收集、整理、裝訂等業務不夠熟悉，易造成部分檔案信息缺失。第三，檔案造假。由于人才流動的加劇，一些單位和大學的相關部門忽略了保密原則，允許流動人員和畢業生攜帶自己的檔案，為造假提供了方便，導致某些人員會為滿足招聘要求而虛假陳述，這主要集中在偽造的勞動合同和工作經驗材料上。

二、事業單位新聘人員人事檔案管理存在的不足

（一）檔案管理方式有待完善

人事管理應包括個人簡歷、獎懲經歷等，隨著當前信息化的不斷發展，過時的人事管理計劃出現了各種問題，無法滿足事業單位的需求。為了保證人才檔案的管理規范性，應加強政府機關事業單位人事檔案的管理。信息技術和計算機技術的發展，對提高人事檔案管理的效率帶來了積極的作用。在我國的公共事業單位進行人事檔案管理時，應引進各種先進的信息和計算機技術，促進人事檔案管理數字化發展，提高人員文件管理的質量。

（二）檔案監管能力不足

當前事業單位管理對新入職員工的人事檔案和數據監管的過程中易出現問題[2]。由于需要從其他組織獲取人事檔案，此過程中可能會缺少材料。一些文件的內容不是標準化的，因此該機構無法有效地接收其檔案[3]。基于此，新聘用人員的調動和安排也將受影響。另外，如新聘用人員的人事檔案不規范、完整，則會增加人事檔案管理部門的管理工作量。

（三）聘前存在簡化程序現象

政府機關事業單位的年度招聘是一項大型的招聘活動，這給事業單位的招聘帶來很多壓力。在招聘過程中，存在一個問題：有些政府機關事業單位評估內容是相同的，整個招聘過程相對簡化和籠統，導致評估結果缺乏針對性。此外，在政府機關事業單位招聘時，招聘單位將審查申報人的檔案，了解其政治面貌，以及過去的經驗和能力。但是一些招聘單位認為此過程不必要，因此簡化申請審核過程，導致標準化程度下降。最后，政府機關事業單位的許多選調、晉升程序中需要處理大量人事檔案，工作量比較大，容易造成混亂。這增加了人事檔案管理的難度。

（四）新進人員對檔案重視度不夠

作為政府機關事業單位公開招聘的重要組成部分，必須根據要求嚴格審查新聘人員的資料，確保干部人事檔案真實、準確以及完整規范，維護工作的嚴肅性和公信力。盡管我國的政府機關事業單位已經對人事檔案管理的重要性有了初步了解，但是新職員對人事檔案管理的理解仍存在一定偏差。他們認為人事檔案管理只需要在人事檔案管理中做好記錄與保管，而不會將人事檔案管理與人力資源管理工作緊密聯系，也沒有將人事檔案管理工作與單位人才隊伍建設緊密聯系，這將大大降低工作的效率。

三、事業單位新聘人員人事檔案管理優化策略

（一）構建完善科學的檔案管理模式

在這個階段，應將人事檔案與個人信用制度有機結合起來，并將其作為人事檔案管理工作過程中重要的組成部分，以就職歷史、工作能力、信用記錄作為人員檔案的主要內容，并不斷完善和優化檔案管理體系。因此，有必要大力改革事業單位人事檔案管理制度，將新時期的發展要求融入公共機構的人事檔案管理的工作思考，推進事業單位人事檔案管理機制改革。為了提高事業單位人事檔案管理工作的有效性，政府機關事業單位應建立專業的人事檔案管理部門，并把重心放在人事檔案的內容、標準和范圍上，明確規定部門工作人員的職權和義務等。應對人事檔案管理中的各項要求做出明確規定，同時對人事檔案管理工作中管理人員的工作流程、結果、方法、標準等作出明確規定，以確保其具有明確的方法和目標。

（二）加強檔案監管力度

建立糾錯機制。例如，某單位為政府機關事業單位新雇傭的人員建立了不完整、不規范的人員檔案。對此，他們采用了補充收集、復制原始文件和完善的程序來補充和規范。所有補充材料均應注明負責人員、處理時間，加蓋組織人事部門的公章。干部重要信息記錄不一致的，應按有關政策審核。經調查確認無原始資料、難以按照現行政策查明的，應按照嚴格控制的原則，結合檔案記錄進行綜合確定和確認。增加造假成本。目前，某單位采取了取消存在嚴重問題并有確鑿證據的偽造人事檔案的新聘職員的錄取資格的手段。應當進一步建立信譽體系，將偽造文件的人員列入“黑名單”，限制其申請國家機關事業單位，增加造假成本；為實現人事檔案管理與信息技術的融合，事業單位應充分吸收行業內外的信息技術應用經驗，將信息技術更加深入地整合到人事檔案管理中，以達到提高人事檔案管理的效率的目的。一方面，管理人員應利用信息技術拓寬人事檔案管理的服務范圍，更加全面地了解各種資源信息，包括照片、音頻和視頻等。另一方面，在人事檔案管理工作中，管理人員應利用信息技術對檔案信息進行有效管理，并在保密、保質、保量的基礎上，利用信息技術創新人事檔案的管理方式，為單位提供更全面的人才。現階段，事業單位人事檔案管理部門的管理人員大多來自就業服務中心和人才服務機構。其中部分人員缺乏專業素養且工作流動性大，在一定程度上會出現信息泄漏的問題。應該加強其專業素養、增強硬件投入，防止出現檔案信息“跑風漏氣”的問題。

（三）完善優化聘前管理制度

完善的管理體系可以保證人事檔案管理工作的順利進行并保證其標準化。因此，事業單位需完善現有的人事檔案管理系統。有必要根據我國的社會狀況和公共機構的發展要求，制定出更可行、合理的方案。應補充和完善原有制度，對一些工作規范要求做出更加詳細、更加明確的規定，以達到有效的規范和管理效果。

（四）注重對新進人員檔案管理重視度的培養

機關事業單位對檔案管理部門的員工缺乏相關技術上的培養，缺乏相應的學習環境，導致員工在設備應用上存在技術不嫻熟的問題。人事檔案管理人員的素質將直接影響工作質量，因此提高人事檔案管理人員的素質是提高其工作質量的有效途徑。我國政府機關事業單位需要對新進人事檔案管理人員進行培訓，使他們掌握更先進的人事檔案管理概念和工作方法，尤其是使他們熟練掌握信息技術和計算機技術，并使其能夠將這些技術熟練地運用到人事檔案管理工作中。同時，想要提高人事檔案管理人員素質的政府機關事業單位也可以進行外部招聘，從而招募一些具備較高素質的人才從事人事檔案管理工作。政府機關事業單位還應制定相應的考核制度和考核標準，繼續培訓不符合標準的人員，或者將其調離管理崗位。同時，還應該進一步加強管理工作的規范化要求，對人事檔案管理提出新要求，為其設定更高的工作目標。

四、結語

基于以上內容，我們可以知道，隨著我國社會主義市場經濟體制的不斷發展，我國政府機關事業的發展也面臨著新的局面。政府機關事業單位的升級改造正在緊鑼密鼓地進行中，而在政府機關事業單位的眾多管理任務中，人事檔案管理是重要的工作之一，它將直接影響政府機關事業單位中人力資源的配置和使用。對于新雇用的雇員，單位通常并不夠熟悉，因而也無法準確地為其安排職位。管理人員應當在雇用之前、其間和之后的環節中均加強人員檔案管理，從而能夠幫助單位的領導者了解新聘請的雇員的素質和能力強弱，為他們合理安排工作，使新聘請的人員能夠迅速適應自己的崗位、正常開展工作，進而保證單位職能的正常履行。政府機關事業單位應進一步明確人事管理工作的內容，使相關人員能夠妥善完成職員檔案的收集、保存和管理。在此基礎上，可以對各級人員進行分析和歸納，形成一個較為完善的人事檔案管理系統。這有利于發現優秀人才，防止人才流失。其次，在新時代的影響下，人事檔案的管理應采用數字化的方式來代替以前的傳統工作方式。最后，事業單位應提高對人事檔案管理工作的重要性，并將其放在當下工作中的重要位置上，堅持努力提高人事檔案工作的科學管理水平。應做到在規定相應使用權的基礎上，僅向部門和個人公開部分信息，并建立公開透明的人事檔案管理機制，為社會提供方便、準確的檔案管理服務。

參考文獻：

[1]袁玲.事業單位新聘人員人事檔案管理工作探討[J].人才資源開發,2019(16):11-13.

[2]馮凱.事業單位編制外人員人事檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江檔案,2018(04):49-50.

[3]徐振業.淺談事業單位聘用人員人事檔案的管理嘗試[J].辦公室業務，2017(04):147.

作者：陳靖宇 單位：昌圖縣黨建工作服務中心