我國(guó)高校檔案管治歷史與發(fā)展

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高校檔案是高等院校活動(dòng)的直接記錄，檔案和檔案管理對(duì)于高校發(fā)展來(lái)說(shuō)意義重要。隨著社會(huì)主義建設(shè)的不斷發(fā)展，高校對(duì)檔案管理的要求也越來(lái)越高，對(duì)檔案管理的信息化程度也有更高要求，然而我國(guó)的高校檔案管理方面存在著各種問(wèn)題，本文針對(duì)這些問(wèn)題和不足，提出了改進(jìn)的建議和意見(jiàn)。

［關(guān)鍵詞］檔案；高校管理檔案；信息化管理；管理工作人才培養(yǎng)

高校檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，是衡量教育質(zhì)量和管理水平的重要尺度。它歷史的記錄著學(xué)校的過(guò)去和現(xiàn)在的每一項(xiàng)工作、活動(dòng)的過(guò)程，記錄著失敗與成功的教訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)。隨著改革開放和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入，高校檔案工作成為高校建設(shè)工作的重要內(nèi)容。高校檔案管理的信息化現(xiàn)代化進(jìn)度也在不斷深入，信息化管理規(guī)劃也迫在眉睫。

一、概述高校檔案包括高校從招生、教學(xué)、科研、管理等直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種不同形式的歷史記錄。包括檔案資源管理和檔案中所包含的信息管理兩部分內(nèi)容。就工作性質(zhì)而言，高校檔案管理工作是一種專門的管理活動(dòng)。作為專門負(fù)責(zé)管理學(xué)院各部門檔案的一種獨(dú)立的業(yè)務(wù)工作，是國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。就工作特點(diǎn)而言檔案管理活動(dòng)與其他文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含信息的輸入、儲(chǔ)存、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程，是一種信息控制系統(tǒng)。但它又表現(xiàn)出自己的特點(diǎn)：第一，檔案資源累計(jì)過(guò)程的緩慢性；第二，檔案管理過(guò)程的階段性；第三，檔案管理活動(dòng)對(duì)檔案形成者的依附性；第四，檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性。盡管不同類型的檔案管理有不同的方法，但基本要求是一致的。如我國(guó)高校檔案管理工作的基本要求主要包括：完整性要求；安全性要求；科學(xué)性要求；規(guī)范性要求；經(jīng)濟(jì)性要求；現(xiàn)代化要求。

二、比較傳統(tǒng)的檔案管理模式是人工管理模式，人工管理模式下，檔案資料的長(zhǎng)期積累產(chǎn)生了大量的信息與資料，使得文件的歸檔及檢索都極其的繁瑣，對(duì)于文檔的更新與維護(hù)也有著不少困難，嚴(yán)重影響著檔案管理人員的工作效率，同時(shí)檔案接觸的主體較多，這給檔案的保密工作也帶來(lái)了很大威脅。而運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理的現(xiàn)代化檔案管理，經(jīng)過(guò)初步的實(shí)踐與嘗試，現(xiàn)代的信息化管理具有原來(lái)手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲(chǔ)存量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等，這些特點(diǎn)能極大地提高檔案管理效率及利用工作的水平，也是學(xué)校檔案管理正規(guī)化科學(xué)化的重要條件，工作效率高，質(zhì)量好，同時(shí)大大減少了人力、物力、財(cái)力。

三、存在問(wèn)題

1、各級(jí)管理層面上的檔案意識(shí)薄弱,對(duì)歸檔和建檔的意義重視不夠高校各教學(xué)院(系)及管理職能部門與檔案的建立密切相關(guān),但許多基層單位并沒(méi)有制定和執(zhí)行檔案的歸檔細(xì)則,缺乏規(guī)范化操作程序。檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)淡薄,只做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性的工作,建立的檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性。鑒于對(duì)檔案的建設(shè)和管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí),導(dǎo)致了歸檔材料的不齊全或不完整。

2、歸檔內(nèi)容程式化,不符合時(shí)展需求,生成的歸檔材料缺乏系統(tǒng)性和完整性。高校教育在結(jié)構(gòu)、類型、層次等方面的多元化的發(fā)展趨勢(shì),使得高校檔案的門類、數(shù)量、信息量大為增加,檔案內(nèi)容也日趨復(fù)雜和多樣。但許多高校的檔案規(guī)范性管理目標(biāo)不明確,檔案資料的整理缺乏統(tǒng)一的分類和可執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),檔案處理不科學(xué)。由此導(dǎo)致了檔案的生成、收集、立卷、歸檔、分類組卷、編號(hào)編目等規(guī)范化程度不高,歸檔材料不齊,難以全面反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量。

3、管理體制不完善,檔案管理手段落后,效率低下，管理模式呆板陳舊,有些高校仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。在當(dāng)今電子技術(shù)的飛速發(fā)展,特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展已覆蓋各行各業(yè),檔案管理技術(shù)跟不上時(shí)代的步伐,很多高校檔案部門硬件設(shè)備落后,軟件還使用單機(jī)版,更新不及時(shí)。而目前我國(guó)的大多數(shù)高校對(duì)檔案管理主要依賴的仍舊是傳統(tǒng)的手工管理方式,工作效率低,無(wú)法滿足學(xué)校和社會(huì)各方面工作,特別是難以適應(yīng)高校評(píng)估工作方便快捷地檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求。

4、經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不全、硬件建設(shè)差檔案工作要有必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)，必須安排一定的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，一是用于檔案庫(kù)房設(shè)備的不斷完善，保障檔案保管的基礎(chǔ)條件；二是用于從事檔案的科研工作，將檔案信息化提高檔案管理水平。有些學(xué)校過(guò)分強(qiáng)調(diào)科研建設(shè)，科研經(jīng)費(fèi)比重大，不重視檔案工作，對(duì)檔案事業(yè)的經(jīng)費(fèi)投入不足，有的高校根本沒(méi)有把檔案工作經(jīng)費(fèi)列入規(guī)劃行列中，即使列入了規(guī)劃，所占比例也很少。

5、對(duì)檔案工作的宣傳不夠，群眾參與意識(shí)薄弱由于檔案工作宣傳力度不深，廣度不夠，在社會(huì)上影響不大，知名度不高，很多人對(duì)檔案不了解，檔案工作的內(nèi)容、性質(zhì)、人物、檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，還沒(méi)有被廣大群眾所認(rèn)識(shí)。

四、對(duì)策

1、加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育，加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)。要注意加強(qiáng)檔案主體意識(shí)和獲取意識(shí)教育，利用檔案信息守法意識(shí)，加強(qiáng)檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，傳播意識(shí)和更新轉(zhuǎn)換意識(shí)，提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。

2、要科學(xué)地制定，貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計(jì)算機(jī)的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的，要適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實(shí)現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

3、要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來(lái)，主動(dòng)面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)主戰(zhàn)場(chǎng)，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來(lái)，做到知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，在提高黨政機(jī)關(guān)檔案工作整體水平的同時(shí)，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜。

4、加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)型。要盡快在高校檔案干部隊(duì)伍中普及現(xiàn)代知識(shí)教育,改善他們?cè)兄R(shí)結(jié)構(gòu),加強(qiáng)對(duì)他們的新思想、新知識(shí)、新技術(shù)的培養(yǎng),尤其注重培養(yǎng)他們的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新方法,用各種適于檔案工作的新知識(shí)和新技術(shù)(特別是信息技術(shù))來(lái)武裝高校檔案工作者。如“文檔圖情資一體化”思路及信息網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)。那么,如何培養(yǎng)高校檔案工作者?途徑和措施主要有:加強(qiáng)高校的檔案人才意識(shí);建立并完善高校檔案人才培養(yǎng)的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制;進(jìn)行定期或脫產(chǎn)培訓(xùn);通過(guò)各種途徑提高高校檔案工作者的素質(zhì)。保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序，正常，持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的，檔案管理體制領(lǐng)域缺乏懂軟件開發(fā)又精通檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合人才，提高隊(duì)伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對(duì)性適合不同崗位的學(xué)習(xí)進(jìn)行知識(shí)更新，適應(yīng)對(duì)外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作。

五、總結(jié)

電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作不可回避的，它是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種科學(xué)知識(shí)、多種專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工作。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息檔案管理事業(yè)作為繼承和保護(hù)與開發(fā)人類文明遺產(chǎn)的一小部分將對(duì)科技的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步產(chǎn)生重大影響，占有舉足輕重的地位。當(dāng)然高校檔案信息化建設(shè)也不是一蹴而就的，它需要對(duì)實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行深入分析，做好規(guī)劃。尤其對(duì)學(xué)校檔案管理模式和檔案管理的工作人員都提出了更高更新的要求。因此，高校各檔案部門應(yīng)從加強(qiáng)思想意識(shí)的轉(zhuǎn)變，樹立新的觀念入手，以提高人員素質(zhì)為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化，大力開發(fā)檔案信息資源為知識(shí)經(jīng)濟(jì)服務(wù)，使檔案管理工作發(fā)揮它應(yīng)有的效益。