圖書館協同知識管理的反思

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協同知識管理就是以組織全局的戰略高度出發,將組織內部的各獨立組織結合起來,利用現代互聯網技術把成員的工作、溝通以及決策等有效協同在一起,并能夠有效融合組織的戰略目標的一種信息管理模式。綜合來講,圖書館協同知識管理其實就是有效融合知識管理和協同理念的信息管理模式,以協同為基本理念,以用戶為核心,通過構建協同知識管理體系,連接圖書館內部各個獨立組織,有效整合圖書館現有知識資源,積極協調圖書館外部各類系統,以實現整體效益最大化為目標,切實做好協同知識管理各個環節的工作,進一步推動圖書館協同知識管理的發展。協同知識管理已經成為圖書館信息管理發展的必然,為了實現有效的協同,圖書館內部協同人員必須具備3個必要的條件。第一,共同的協同理念和共同的奮斗目標;第二,相互依賴,相互依存;第三,共同擔當,共享利益。

協同知識管理的特征根據上述協同知識管理的定義,圖書館協同知識管理模式具有以下5個特征:第一,以知識創新為目標。圖書館協同知識管理實際上就是一個進行知識創新的過程,主要包括圖書館的管理理念創新、組織形式創新、業務流程創新以及信息服務創新等。在整個圖書館協同知識管理過程中,現有的知識資源一直是管理的核心所在。第二,知識互補性。知識互補是圖書館實施協同管理的前提。通過協調知識管理的模式,能夠有效彌補圖書館現存的知識缺口,進而降低知識投入的成本。第三,共贏性。圖書館內部協同成員的互利共贏是實施協同知識管理的前提基礎。在具體的協同知識管理過程中,圖書館一方面能夠有效降低知識創新的成本,另一方面能夠實現整體協同的利益最大化。第四,協同管理體系的支撐。所謂的協同知識管理體系主要是由計算機終端、互聯網、工作系統、交互界面等構成的技術支撐體系。圖書館利用協同知識管理體系能夠獲取定制的知識服務,并能夠實現高度的知識共享和最大限度地知識轉移,從而真正實現高效的協同管理。第五,“1+1>2”效應。在協同知識管理的過程中,在經過知識的獲取、共享、轉移、交互以及利用等一系列的活動后,所產生的整體效益要遠遠大于各個內部協同成員單獨完成所取得的效益總和。

協同知識管理的意義圖書館協同知識管理實際上就是要徹底打破傳統圖書館內部成員之間各自為政的壁壘,通過彼此間的協同合作以及對知識資源最大限度的開發利用,以充分實現圖書館和其他協同成員的共同目標。而協同知識管理在以下幾方面具有非常的意義和作用:第一,在良好的協同管理環境中,人們之間的交流和知識的按需轉移變得非常便利,從而有效避免了知識的重復生產和利用,能夠以最低成本共享到最多的知識資源。第二,有利于創造一種善于創新的良好氛圍,進一步推動圖書館知識的共享、利用以及創新,有效提高工作人員的創新能力。第三,在充分利用現代互聯網技術的基礎上,落實協同理念,有效縮短用戶知識互動的周期,從而有效降低知識協同技術的創新成本,徹底打破時空限制,達到知識管理的高層面。第四,通過將協同理念引入業務流程中,并將業務流程中的部分環節與知識鏈結合,能夠實現圖書館知識管理的能動性,進而有效提高圖書館信息服務創新能力,促進圖書館的可持續發展。

圖書館實施協同知識管理的必然性

從圖書館知識管理的全局發展出發圖書館協同知識管理的理論與實踐還處于半脫節狀態,即,還停留在內部業務流程管理層面,嚴重缺乏對圖書館知識管理外部協同體系的整體性全局管理。圖書館要想成為協同知識管理體系中的主體,就必須要及時適應外部環境變化,及時做好內外部知識管理體系的協調。在具體的管理工作中,圖書館既要做好內部業務流程的知識管理,同時要不斷加強同外部社會的聯系。首先,圖書館一方面要結合用戶的信息需求對服務商所提供的資源進行嚴格的篩選,另一方面,要將用戶的具體信息需求及時反饋給服務商,有效確保其購買知識資源的針對性和提供知識的目標性。其次,圖書館要把現有的知識資源作為一種資本,并以其為核心實施協同知識管理,在實現知識增值的過程中充分發揮其應有的作用,進而達到為好書找讀者,為讀者找好書”的目的。最后,圖書館必須結合自身實際館藏資源,對外開展具有針對性的知識服務,并同企業或政府形成穩定的合作關系,爭取使他們成為知識產品最忠實的用戶,有效促進知識的外界流動。

從資源利用率的角度出發當下,圖書館與外界社會,尤其是服務商,缺乏有效的交流和溝通,缺乏館際合作與協調,缺乏同企業和政府之間的互動合作,所有的一切都導致了圖書館的外部資源利用率低下,并嚴重制約了圖書館的發展。所以,圖書館要及時了解用戶的實際需求和服務商的服務供給,加強對外部資源的開發和利用,提高用戶知識需求同服務商所提供的服務之間的匹配度,充分發揮圖書館作為協同知識管理體系中的核心的應有作用。

從圖書館服務經濟發展職能角度出發圖書館在強調其社會教育職能的同時,客觀上忽視了其本身履行服務社會經濟發展的職能。由此,圖書館必須要轉變傳統觀念,及時調整發展策略,順應時展潮流,以競爭情報理論為基礎,充分發揮自身的資源優勢,為地方經濟建設服務。圖書館要加強同企業之間的合作,積極參與企業生產計劃與政策的制定,提供企業以及時、準確的事實數據。圖書館要加強同政府之間的合作,積極參與到政府相關部門的項目論證環節工作,為政府出謀劃策,提供強有力的理論支持以及數據支持。只有如此,才能夠充分履行圖書館服務地方經濟發展的職能和發揮其重要的作用,另外,也進一步推動了圖書館的內部調整和可持續發展。

圖書館協同知識管理基本模式的構建

基礎設施體系構建為了確保知識管理時刻以用戶為核心進行,圖書館要對用戶的行為方式進行及時探討和研究,建立用戶滿意度的評價體制,建立用戶信息數據庫,并在此基礎上進行圖書館知識管理的基礎性建設,包括知識資源建設、工作人員能力建設以及基礎設施建設。首先,圖書館要樹立新的服務理念,摒棄傳統的靜態服務模式,確立主動的動態服務模式,提供用戶以全面化、專業化以及個性化的知識服務。其次,圖書館要對自身的知識管理網站進行重點建設,努力將其建設為圖書館協同知識管理的重要手段和陣地。最后,圖書館要充分利用先進的現代化信息技術實施協同知識管理,努力構建圖書館知識技術體系,進一步促進知識的流通和共享。

知識采集優化知識采集是形成圖書館知識體系的基石,能夠通過各種手段和途徑對知識資源進行采集,包括紙本知識資源、數字知識資源、工作人員的隱性知識資源、網絡知識資源以及用戶的隱形知識資源等等。高質量的知識資源不僅是進行知識資源創新的前提基礎,而且是進行高效協同知識管理的前提基礎。知識存儲與組織優化知識的存儲實際上就是把采集而來的知識資源錄入到基本信息庫中,而所謂的知識組織就是通過智能檢索等檢索技術對知識資源進行提取,發現其中的有用信息,通過知識分類和整合完成知識的有序化處理,并結合用戶的具體知識需求以及知識特性建立相應的知識資源庫或者是更高層次的創新庫?；拘畔?、知識資源庫和創新庫之間彼此存在這密切的聯系,并通過不斷地學習和創新,不斷更新知識,進而不斷提高知識資源庫的質量和數量。

知識共享優化從個體工作者、團體和內部協同組織3個不同層面對知識進行內部化、外部化以及組合化,推動館內工作者的知識擁有由個體向集體轉變,完成相互間的自由轉化,進一步促進知識的內部交流。

知識創新優化知識創新的前提基礎是知識共享,可以說,只有實現高度的知識共享,才能實現更多的知識創新。圖書館必須加強館內工作者創新能力和學習能力的培養和加強,不斷提高工作人員、團隊以及內部協同組織的創新能力。

知識服務優化知識服務搭建在圖書館和用戶之間的橋梁,館內工作人員要結合用戶具體的知識需求,利用參考咨詢、在線閱讀、遠程教育、信息導航以及個性化服務等方式,提供用戶以高附加值的知識產品。

制度保障體系構建其一,組織文化。所謂的組織文化就是圖書館整體價值觀總和,包括用戶至上、懲罰分明、職權統一等思想。為了建設全新的組織文化,圖書館必須摒棄傳統的被動的政府性價值觀,而是要樹立以用戶為中心的市場價值觀;其二,組織結構。在充分發揮個體工作人員的創新能力,創造良好的組織學習氛圍基礎之上,構建一種人性化、高彈性和有機的以綜合績效為主并具有持續學習能力的知識型組織體系,有效確保工作人員之間、工作人員與用戶之間能夠進行及時的知識交流和共享;其三,團隊管理模式。努力打造一支由參考咨詢館員、權威專家和學科帶頭人等組成的專業化、開放式的專家級團隊,利用自身的資源優勢,包括堅實的學科基礎知識、高深的專業知識、高超的計算機操作能力、良好的信息收集整理能力以及熟悉網絡信息資源的能力等,切實解決用戶的相關問題;其四,激勵與評價體制。為了避免館內工作者因惰性而造成的工作效能低下,圖書館可以從兩個層次制定具體的極力制度和獎懲制度,這兩個層面就是保健層面和激勵層面。所謂的保健層面主要是指個人生活、職務保障、工資制度、工作以及規章制度等,是對館內工作者進行工作所需基本條件的強有力的外部保障。而激勵層面主要是指館內工作者的個人發展機會、工作的機遇和挑戰、工作的肯定和贊賞以及工作成就感等。

結束語

總之,圖書館協同知識管理是一項系統工程,是知識經濟時代圖書館管理的必然趨勢,強化圖書館協同知識管理,從基礎設施體系構建、業務流程體系構建和制度保障體系構建的科學性入手,將有助于追求和實現整體效益的最大化,有效實現知識創新與增值,促進圖書館事業的可持續發展。

作者：喻心麟單位：湖南工程學院圖書館