工程材料管理

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材料管理是工程施工項目成本管理中的一個重要組成部分,材料管理水平的高低將直接影響到施工企業的成本、利潤。在企業管理科學化、規范化、經濟利益最大化的新形勢下,企業間競爭日趨激烈,對材料管理也提出了更高的要求,就優化企業內部管理環境而言,必須根據實際需要,逐步完善購、運輸、驗收、保管、發放和回收等環節,為材料的采購管理、供應商管理、材料的生產耗用管理過程中控制方法的有效運用提供一個良好的運行環境,為企業預定目標的實現奠定基礎。

一、建立專業歸口、分類管理的采購管理體系

1.完善材料管理制度。為適應市場變化的需要,工程公司應該頒布《材料管理辦法》、《材料招標采購辦法》、《現場材料管理辦法》等規章制度。強化材料的歸口管理,分類分級負責材料運作各個環節,使得各個部門有法可依,有章可循。

2.建立合理的材料采購預算規劃。工程公司的財務部門、工程技術部門以及工程實施部門應該合理溝通協調并及時傳達信息,制定出合理的工程階段性的材料耗用量。以便為工程公司進行科學的采購計劃提供數據;為合理地選擇供應商提供資料;為工程及時地對材料的生產耗用進行前饋控制和后饋控制提供依據。

3.嚴格規范材料采購審批制度。一般來說,采購審批制度的完善對企業的業績有著積極的影響。工程公司對采購業務審核分以下幾步進行:

(1)采購前的審核。采購員在編制材料采購計劃時,注明每種材料的名稱、供應商情況、購買含稅價及稅率等內容一起呈交技術部門和財務部門。財務部門根據所掌握的信息,對材料的價格、計劃采購量進行認真平衡比較;技術部門則對材料的性能、配比情況加以認定。然后兩個部門共同協作,采用定性或定量的方法確定出一定的選擇方案。如果申報符合備選方案,則加蓋“審核”章。反之,提出改進方案或否定此采購計劃。最后報相關經理批準,審批后計劃方可執行。

(2)貨到后的查驗。保管員負責核對材料采購計劃、合同、質量證明、票據等憑證。發現品名不對、質量不當、數量短少、實際到廠價高于審批價格等情況時,有權拒收并匯報。對達不到質量要求的材料,按規定實行退貨或折價處理。該辦法防止了在計劃執行過程中“質劣價高”問題的發生。

(3)票據結算前稽核。會計人員對入庫單和票進行審核登記,稽核無誤后加蓋財務章,并報相關經理簽字。

(4)要求企業每名采購員都要有業務記錄手冊,對自己經手的業務包括供貨單位名稱、材料名、價格、質量、付款方式等都應一一詳細記錄,一旦發現問題,便可以追溯責任到人。

4.加強材料采購機制的內部牽制。內部牽制是指在部門與部門、員工與員工及崗位之間所建立的互相驗證、互相制約的關系,屬于企業內控制度的一個重要組成部分。具體分為體制牽制、程序牽制和責任牽制。(1)體制牽制。組織機構控制是內部控制的基礎控制,是其他各項控制能否成功和有效的關鍵。(2)程序牽制。注重程序控制,其關鍵是注意內部牽制組織的設計,不相容職務的分離,以防止差錯,特別是舞弊的發生。(3)責任牽制,內部控制承擔的相應責任。加強材料采購機制的內部牽制就是要從體制牽制、程序牽制、責任牽制這三方面明確各級各人員的權限與義務,杜絕各種暗箱操作。

5.結合市場情況采用科學合理的采購管理方式。工程公司在實施采購過程中應該實行雙采購員采購制度。質量責任制度與采購核查制度相分離,采購與定價制度相分離。形成符合本企業特點的追求效益最大化的價格自控、聯合和監控機制。

二、實施適應市場施工特點的材料計劃管理方式

工程公司各施工項目單位應該根據計劃工程進度提出各個施工階段的總體用料計劃申請表。實施要以年度、半年度計劃為預測,季度、月份計劃為依據,遇有設計變更、停工等要立即編報追加或核減計劃為補充的階段性計劃管理方式。同時,為適應施工生產多變的形勢,現行材料計劃可縮短編制周期,增加編制次數,實施動態管理。為提高計劃的準確性,要求計劃人員注意收集各方面信息,分析、預測材料市場情況,提高企業的調控能力、快速反映能力,密切部門協作。材料計劃的編制實施是財務部門、技術部門、計劃部門、工程實施部門協同配合的結果。因此,要實現材料計劃的全面性、準確性、及時性和預見性,工程實施部門應加強與技術、計劃部門、財務部門之間的協作。材料計劃要以施工計劃為基礎,以施工技術部門提供的備料計劃為依據,及時掌握施工進度和工程信息,及時變更調整材料計劃,同時計劃部應對工程材料計劃的及時性和準確性負責。各部門之間相互協作各負其責,共同提高材料計劃的實用性。

三、完善材料質量控制體系

工程公司要認真貫徹落實質量責任制,加強質量管理基礎工作,健全質量管理體系。建立相互銜接、相互配合、相互約束的材料采購工作程序,并按工作程序操作、檢查和考核;按材料采購標準化、程序化管理要求,重點落實材料驗收制度和可追溯性制度;在材料計劃、采購、檢驗、保管等各環節,把質量體系標準落實到崗位和責任人,做到工作有記錄、考核有依據。加強質量信息資料管理及項目部的各項基礎工作,確保工程材料采購質量。

四、建立完善的材料供應商檔案

1.合理地選擇供應商。為了確保供應商選擇的合理性,應該建立供應商具體情況的檔案。檔案內容應該包括以下一些內容:供應商的地理位置、經營能力、財務能力、設備與技術能力、準時交貨能力、產品質量、行業聲譽與地位、服務水平等。然后,根據建立的檔案,合理地對已有的信息進行運用,建立起適合本企業的指標體系,對供應商進行科學地、綜合地評價。由于這些指標的重要性,企業平時要注意合理地維護供應商檔案,定期地對供應商檔案進行更新。

2.采用ABC分類方法,對供應商進行合理的管理。建立供應商檔案后,工程公司可根據供應商與本企業進行業務往來的資金額度和相關資料,對供應商進行分類。對不同類型的供應商采用不同的管理方法,這樣有利于節約企業的人力、物力、財力。

3.優化本企業供應商的結構。不斷優化工程公司的供應商體系,實行對A類供應商建立長期合作、互榮互利的關系;對B、C類供應商,采用適當引進新的供應商,保持適度的競爭、優勝劣汰。這樣,有利于把握到市場的動態,保證材料優質優價的供應。

五、建立價格信息資料庫

首先,工程公司應該建立自上而下的采購體系。材料采購部門要具備材料采購信息中心的功能。能夠廣泛收集市場信息,并及時向工程公司下屬的項目部信息,從而使企業的資源得到共享。其次,各項目部也要在當地進行廣泛深入、細致的資源調查,摸清當地的材料供給能力、需求情況、價格、運距、運輸能力及季節性變化對供給能力的影響及價格浮動規律。再次,可通過網絡信息、刊物及其他媒介收集信息,以充實采購部門的信息中心資料庫;還可以由本企業派駐人員到重點項目施工地,反饋施工地區的價格變動信息和有關優惠政策。經多方采集的信息資料匯入資料庫,提供給價格論證小組,經篩選論證和綜合平衡確定出當期的采購價格,供各項目采購人員和相關部門使用。這樣采購供應工作就能在占有可靠消息的基礎上避免盲目采購,也為采購與定價制度機制的分離奠定了基礎。

六、建立計算機管理系統

運用現代化的計算機管理系統加強材料管理,通過兩個系統來實現,一個是材料價格系統,另一個是現場材料管理系統。材料管理系統包括三大部分:材料價格采集、分析和查詢。采集系統是根據工程行業特點,制定多材料價格統計方法,通過市場調查,實地采購方式收集各種材料的信息,保存各種信息記錄。分析系統是將收藏的材料價格按分公司制定的方法,將統計分析得出材料的加權平均價格(或市場價格),并可提供各種材料進行分類管理,為企業有關人員提供可靠、準確的價格信息。查詢系統,實現材料數據的遠程檢索,并增加了一些輔助功能。其中包括材料價格查詢、新材料、公共信息、搜索引擎和留言板等。

現場材料管理系統包括數據采集、查詢、統計等功能。采集系統主要完成材料管理各項數據的錄入工作。具體包括:錄入每月的入庫單、出庫單、材料價值單,錄入盤點數。查詢系統主要完成全年各項數據的查詢功能。具體包括:查詢支出賬、收入賬、查材料余額(查任一材料的余額數)、查價格表、查部門代碼、查詢供貨單位(查任一材料的供貨單位)。

七、建立考核與激勵機制

在工程公司的材料管理過程中,應建立嚴格的考核機制和激勵機制,定期進行總結考核。根據材料管理各個環節中易出現的問題,制訂材料管理考核辦法和考核標準,主要包括材料基礎管理、材料計劃管理、材料領用、材料現場管理、回收復用修舊利廢、指標完成、管理創新等七個方面,實行百分制,可按考核側重點不同賦予不同的權重。考核實行月考核兌現制度,定期考核后兌現獎勵或處罰,對發現的違規違紀行為要嚴肅處理。每月末根據對各單位材料考核得分情況并對照獎懲標準進行考核兌現,與基層管理技術人員浮動工資掛鉤、與機關材料主管部門浮動工資掛鉤、與整個公司效益工資掛鉤,進一步增強全體員工的節約意識;實行基層單位材料與工資的捆綁結算,全額互補,進一步促進了大家養成“節約材料就是增加工資、浪費材料就是降低工資”的觀念。

摘要:加強工程材料成本控制,對降低工程成本,提高經濟效益至關重要。文章就當前工程公司材料管理內部環境的優化問題做了簡要探討,提出了完善采購管理體系、優化材料計劃管理方式、材料質量控制體系、建立完善的材料供應商檔案和價格信息資料庫、建立計算機管理系統、建立考核與激勵機制等對策。

關鍵詞:工程公司;材料管理;內部環境

中圖分類號:F540文獻標識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)27-0019-02

參考文獻

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