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一、通過制度改造和平臺建設,實現制度創新,打造一流制度
標準化制度建設是標準化制度體系的基礎工作,安慶石化用了兩年的時間對617項企業制度和985項基層制度實施了系統、全面的標準化改造,花了三年的時間構建了全生命周期制度管理運行平臺,從而使制度實現了簡潔高效、突出重點、標準規范,其中包含了諸多的制度創新點。
創新點之一:針對企業和基層兩個層面不同的涵蓋范圍,合理劃分制度層次,明確各自要求重點,使之構成既層次分明、上下傳承,又相互區別、相互支撐的制度整體。企業制度做到類別齊全、覆蓋全面,對上傳承法律法規和上級的要求,對下指導各專業管理和基層單位工作,確保不重、不漏,橫到邊、豎到底,突出共性,突出一個“全”字。基層制度做到簡潔明確、有針對性,共性要求不再贅述,著重對確有需要的具體事務詳細規定,突出個性,突出一個“細”字。
創新點之二:自上而下、頂層設計,合理編制實用的制度模板。按照要素齊全、功能突出的原則,制定了“企業制度-執行類”和“基層制度-執行類”模板。模板不僅具備了中國石化標準化制度體系的基本要素,而且更加突出了流程驅動、重在執行為核心思想的制度內容要求。所有制度必須編寫監督檢查考核條款,繪制工作流程圖,按照模板要求實施統一規范的標準化改造。
創新點之三:制度間建立上下、左右、前后的關聯,通過對比對其實施整合、優化,使之更加簡潔、高效。有222項總部制度與企業制度形成上下對應關聯,有196項企業制度相互建立左右關聯,有391項企業制度和701項基層制度與修訂前制度建立前后關聯,確保執行上級要求不走樣,同級制度間不打架,后續制度流程更優化。依據標準化改造原則,結合實際對相近制度進行歸并、對重復要求進行刪減,整體企業制度總數從617項(含新增38項)合并為439項,縮減率達28.8%;基層制度總數從985項(含新增63項)合并為730項,縮減率達25.9%。創新點之四:運用現代計算機和網絡技術,構建制度管理信息系統,打造高效的制度全生命周期管理運行平臺。制度從立項、起草、預審、會簽,到審核、簽發、動態優化等7個全生命周期環節全部得以在系統平臺上實現,并且系統與總部建立數據關聯,與企業OA建立流程關聯,使得企業隨時獲得總部制度信息,及時根據要求修訂完善企業制度,并將制度上報總部。
二、通過開展制度診斷活動,實現流程優化,打造一流流程
要使按制度要求運行的管理工作順暢、高效,關鍵是制度中的工作流程切合實際、簡潔通暢,而最了解情況、最有切身體會的莫過于執行制度的一線員工在制度流程上的執行和操作。2013年以來,安慶石化開展以“診制度、查不足、優流程”為主題的“我為制度做診斷”活動,著重在制度體系的完備性、制度依據的合理性、制度內容的針對性和制度流程的有效性四個方面,做到“四比四看”,即“對比管理看要素,對比規定看依據,對比實際看內容,對比工作看流程”。通過發揮企業每位員工的主動性和創造性,診制度、查不足,優化完善標準化制度體系,提升制度的合理性、針對性和有效性,營造“學制度、用制度、診制度”“,我為打造一流制度做貢獻”的制度文化范圍。
每項建議都由企業管理部門統一收集,要求對應職能部門在規定時間進行處置,做到“件件有回音、事事有落實”,答復情況及時反饋給提建議的員工。對有價值的建議實施專項獎勵,鼓勵員工結合在實際執行制度過程中的切身體會,查找不足,多提建議、多提好的建議;職能部門及時進行拾遺補差,完善制度,優化流程。制度診斷活動以找準差距、爭創一流為抓手,將制度診斷與中國石化特色的“比學趕幫超”有機融合。緊緊抓住科學管理和有效執行的理念,調動全員參與制度診斷活動的積極性,各部門、各單位進行橫向對比,以比促優,以比促進;對比組織、流程、機制上的薄弱環節,找準存在問題的關鍵點,推進制度的不斷完善,提升管理水平;對制度執行反饋的問題進行深入思考,提升管理效能改進措施,公司對于參與活動的單位和個人給予物質獎勵,以建立“科學高效、平衡制約”的標準化制度體系。
三、通過構建制度、檢查和考核三位一體聯動機制,實現執行有力,打造一流執行力
強化制度執行的剛性約束來自兩個方面,即對依據制度進行檢查評價的結果實施獎勵的動力和違反制度規定嚴格考核實施懲罰的壓力,通過檢查評價和考核兌現,將人們的規范行為進行固化和持續化。所謂制度執行難,往往難在慣性思維和具體行為上,難在日常管理是否首先從制度找根據上,難在制度要求是否轉化為人們日常工作中的自然行為上。安慶石化也曾采取專項檢查制度執行情況的方法,對提高制度執行力有一定效果,但總體效果并不十分理想。通過制度診斷進行了有關嘗試。
安慶石化首先在制度學習上下功夫,只有學習掌握制度,才能了解制度有哪些規定;只有貫徹執行制度,才能切實體會到哪些地方需要改進“,我為制度做診斷”活動提供了一個很好的制度宣傳的平臺和抓手,力促制度入心入腦。活動也體現了“每條建議都有價值”的理念,充分挖掘蘊含在企業員工中的工作潛能和創造能力。制度要素不齊全、依據不規范、內容沒有針對性、流程不高效等種種缺陷,也是管理上的一大隱患,開展活動也如同找出管理上的“隱患點”,查缺補漏,使制度流程更加優化完善。安慶石化轉變思路、創新方法,將制度要求鑲嵌到一體化管理體系檢查評價手冊條款中,與專業考核辦法緊密掛鉤,探索構建制度、檢查和考核聯動機制。即每項檢查評價和考核標準都來自于制度規定,制度如何規定就如何檢查,檢查結果就是評價單位總體管理先進的依據;制度如何規定就如實考核,考核結果每月嚴格兌現;沒有要求的首先修訂制度,與實際不符的首先完善標準。通過不斷地檢查、評價、考核、完善、提升,使每項管理行為成為規范,成為人們日常工作的習慣。這種螺旋式上升、不斷重復固化的管理機制,使制度要求日常化,執行力建設日常化。
四、總結
當制度規定的管理行為成為工作中的習慣時,制度執行難的問題也就迎刃而解。安慶石化用標準構建制度,用平臺規范管理、提升效率;通過掌握制度、優化流程,內化于心,通過檢查評價、嚴格考核,外塑于行。緊緊抓住制度流程和強化執行的關鍵,不做花樣文章,不求一時之快,持之以恒,不斷改進。行為規范來源于制度,檢查考核依據于制度,嚴要求、強約束、硬兌現的制度文化正在安慶石化悄然形成,為企業的科學發展提供了有力的保障。
作者:何大春單位:中國石化安慶分公司