優(yōu)質服務規(guī)范管理
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[論文摘要]高校辦公室系統(tǒng)的工作，不僅僅是具體的事務性、服務性工作，還廣泛涉及到許多人事關系、條塊關系，需要平衡協(xié)調好許多個人與集體、局部與整體的復雜關系。結合在高校的院系辦公室工作的經(jīng)歷和實踐，以提高高校院系行政系統(tǒng)的管理效率，優(yōu)化服務質量為主，對實際工作進行了總結，并對高校院系的管理進行了思考和探索。
高校辦公室系統(tǒng)的工作，不僅僅是具體的事務性、服務性工作，還廣泛涉及到許多人事關系、條塊關系，需要平衡協(xié)調好許多個人與集體、局部與整體的復雜關系。因此，高校的辦公室崗位既是責任重大的崗位，也是鍛煉和提高能力的崗位。如何配合做好院系的各項工作，則是院系辦公室主任的第一任務。
南京大學物理系于1920年建系，在我國是建立最早的物理系之一，是一個人才輩出、具有優(yōu)良傳統(tǒng)的大系。南京大學物理系的發(fā)展，既受到校外院系的關注，也關系到南京大學相關學科的未來。因此，要將南京大學物理系建成國內最強的物理系，需要在教學、科研等方面做出大量的優(yōu)秀工作，這就需要對物理系的方方面面進行科學的管理，增強行政執(zhí)行力、為教職工提供優(yōu)質的服務。
辦公、辦事、辦會，是辦公室的基本任務。區(qū)分好常規(guī)工作和緊急任務，分清事情的輕重緩急，做到不誤事則是辦公室工作最基本的職責。
始終圍繞南京大學“以學科建設為核心，師資隊伍建設為龍頭，樹立管理以教學、科研服務為目標”的指導思想，確立為教職工服務的意識，團結和組織好行政人員，做好行政人員的思想工作，提高大家的服務意識，增強條塊之間的配合協(xié)調，實行首問負責制，為物理系的教學、科研做好保障。
一、立足服務，規(guī)范日常工作
勤儉節(jié)約，充分利用網(wǎng)絡資源，堅持每天在校園網(wǎng)上及時查閱學校的最新文件、了解學校的最新事件，并將相關信息及時通知相關的老師。
為了做好物理系的對外宣傳工作，在原有基礎上，組織人員做好物理系主頁（/newphy/index.asp）的更新和維護工作。
從2006年3月28日起，組織編輯了第一期《南京大學物理系工作簡報》，將系內的大小事情客觀地向全系，并在系主頁上及時公布。
為規(guī)范管理，在年底組織行政人員從教學、科研、管理等方面對相關的年度工作進行總結，并將總結發(fā)到工作簡報上。
物理系的重大科研成果等都能在工作簡報中及時予以介紹，相關稿件還主動推薦給南京大學的《科技信息》。
為了做好《南京大學物理系工作簡報》的持續(xù)編輯工作，在2006年和2007年兩次全系聚會時，將全年的工作簡報裝訂成冊發(fā)給教職工，起到了很好的宣傳效果，并得到了大家的認可。大家有了需要或交流的信息時，就直接將稿件送到工作簡報中。
在全系教職工的支持和幫助下，到2008年2月底，已經(jīng)堅持完成了71期工作簡報。現(xiàn)在，《物理系工作簡報》已經(jīng)成為物理系的一個專項工作，也是全系教職工及時信息、展現(xiàn)各自工作的一個平臺。同時，為各位老師在進行各類總結材料時提供了積累。
二、完善制度，提高辦公能力
努力做好無紙化辦公。做好每次系行政會的會議記錄，并整理出會議紀要，及時轉發(fā)給相關人員。
收集、整理好物理系上報給各級部門的文件，以及發(fā)給系內教職工的各類文件的電子檔案，使今后的工作能夠有據(jù)可依，同時也便于大家的監(jiān)督。
積極參與學術交流活動的組織。隨著科研工作的不斷發(fā)展，各類國內外的交流活動也更趨頻繁。辦公室人員不斷加強自身的系統(tǒng)學習，以適應形勢的需要。在確保教師學術交流質量的前提下，積極參與相關活動的策劃、組織和總結，逐步形成具有自己傳統(tǒng)的會議組織模式，盡量減少教師在會議組織工作上的負擔。
三、配合教學，豐富學生活動
南京大學目前的校區(qū)分布在長江兩岸（江南的鼓樓校區(qū)和江北的浦口校區(qū)）。物理系一、二、三年級的本科生在蒲口校區(qū)學習，四年級本科生和研究生在鼓樓校區(qū)學習。協(xié)調和安排好學生的學習和生活一直是學生工作辦公室的難事，這就需要多動腦筋，處理好學生學習和生活中的瑣事，激發(fā)他們的學習熱情。
組織院士、長江學者等知名教授到浦口校區(qū)為本科生做報告，開設物理學前沿講座。精心選擇責任心強的老師擔任學生輔導員，充分發(fā)揮學生會的作用，經(jīng)常結合物理教學、傳統(tǒng)節(jié)日、以及時事，組織有意義的學生活動，對學生進行拓展訓練，努力把學生向積極向上的方向引導。
學生工作的精彩內容及時在工作簡報中，讓學生感受到系里對他們的關心和支持，促進學生工作進入良好的自我管理模式中。
四、以人為本，做教職工的知心人
辦公室是全系的后勤保障部門，辦公室的工作定位于服務。要提供優(yōu)質的服務，就必須不斷提高自己的工作能力。因此，平時注意廣交朋友，積累資源和經(jīng)驗，配合做好其他各方面的工作，積極營造和諧的工作環(huán)境。在資源有限的情況下，努力做到用真情感動教職工、盡可能不讓教職工因瑣事而分散教學、科研的精力。
做好辦公室工作，不僅要辦好公事，還要在可能的范圍內努力為大家辦好私事。利用各種機會，加強與教職工的溝通，及時了解他們的想法和困難，幫助教職工解決一些實際困難，做教職工的知心人，讓大家為物理系的發(fā)展多講知心話、真心話。
尊重退休教職工，每年安排退休人員來系座談，向他們請教經(jīng)驗，盡可能滿足他們的合理要求。
掌握身體狀況不佳的教職工的健康情況，在第一時間處理好生病教職工的一些事情，及時匯報給系領導，并按領導意見安排相關人員探望病人，讓他們感受到集體的溫暖。
針對有人因出租房屋出現(xiàn)糾紛，請一些精通法律的朋友，提供規(guī)范的房屋出租合同范本，讓相關的老師盡可能避免風險，不為生活瑣事煩心而分散精力。
今后，將繼續(xù)牢記“管理以教學、科研服務為目標”的指導思想，為南京大學物理系的發(fā)展扎實工作，做好領導決策的助手、行動方案的參謀；勤儉辦公、妥善處置突發(fā)事件，協(xié)助平衡各類關系；發(fā)揚敬業(yè)、奉獻、合作的精神，為打造學習型、服務型、創(chuàng)新型、廉政型和節(jié)約型的服務體系做出貢獻。
