教學(xué)檔案與教學(xué)評(píng)估的關(guān)系及教學(xué)檔案信息化建設(shè)

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檔案是國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。教學(xué)檔案是學(xué)校在教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理過程中形成的各類具有保存價(jià)值的文字、圖表和聲像等教學(xué)信息載體。教學(xué)評(píng)估是對(duì)各個(gè)學(xué)校辦學(xué)水平和辦學(xué)質(zhì)量的考核和評(píng)價(jià)，對(duì)這項(xiàng)工作來說，教學(xué)檔案信息支撐著學(xué)校教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系和評(píng)估觀測(cè)點(diǎn)的自我評(píng)述和評(píng)價(jià)。

一、教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的基礎(chǔ)和依據(jù)

教學(xué)檔案承載著學(xué)校教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理的發(fā)展過程和教學(xué)成果，反映學(xué)校教學(xué)和教學(xué)管理工作的真實(shí)面貌和經(jīng)驗(yàn)成果，是全面了解學(xué)校教學(xué)和教學(xué)管理工作發(fā)展歷史及教學(xué)成果的重要依據(jù)和窗口。不論過去和現(xiàn)在，學(xué)校教學(xué)和教學(xué)管理過程中各類教學(xué)和教學(xué)管理信息在教學(xué)檔案信息中得以真實(shí)反映，教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理活動(dòng)都可看作是教學(xué)檔案的形成過程，教學(xué)檔案管理建設(shè)規(guī)范與否，集中體現(xiàn)著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和教育水平。學(xué)校提供的教學(xué)評(píng)估材料是教學(xué)評(píng)估的重要依據(jù)，是訐估了解學(xué)校教育發(fā)展歷史和現(xiàn)狀主要途徑之一。它們既有學(xué)校檔案管理部門集中管理的教學(xué)和教學(xué)檔案信息，也有學(xué)校各處室分散管理的教學(xué)檔案信息。這些教學(xué)檔案信息收集全面、層次分明、過程連續(xù)、查詢便捷、規(guī)范統(tǒng)一、保管得當(dāng)，共同對(duì)教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系和各觀測(cè)點(diǎn)的內(nèi)容提供全面、準(zhǔn)確、詳實(shí)的佐證，也是對(duì)學(xué)校自述性評(píng)估報(bào)告自我評(píng)價(jià)的真實(shí)反映，是支撐教學(xué)評(píng)估報(bào)告文件材料的基礎(chǔ)。因此，教學(xué)檔案管理作為學(xué)校教學(xué)管理和學(xué)校檔案管理的重要組成部分，其管理水平和質(zhì)量高低與否必然會(huì)對(duì)教學(xué)評(píng)估工作產(chǎn)生重要影響。

二、教學(xué)評(píng)估促使學(xué)校重視教學(xué)檔案的建設(shè)

雖然教學(xué)評(píng)估指標(biāo)體系和觀測(cè)點(diǎn)并沒有對(duì)教學(xué)檔案管理工作做出具體的建設(shè)要求和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)學(xué)校教育教學(xué)和教學(xué)管理工作的規(guī)范化、制度化提出更高的要求。但在客觀上會(huì)促使學(xué)校和相關(guān)管理部門改變過去重教學(xué)管理、輕檔案建設(shè)的片面思想，更加重視教學(xué)檔案和其他業(yè)務(wù)檔案的管理工作，使得各學(xué)校改變過去存在的被動(dòng)接收、管理脫節(jié)、教學(xué)檔案搜集不全面、管理不規(guī)范等客觀現(xiàn)狀。采取基層檔案管理專職與專業(yè)化、教學(xué)檔案管理即時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化，走上檔案建設(shè)信息化的道路。目前，許多學(xué)校在著手學(xué)校數(shù)字檔案建設(shè)，將檔案內(nèi)容信息化，可以將檔案人員從日常業(yè)務(wù)中解放出來，同時(shí)也可以大大減少紙質(zhì)檔案占用面積，僅僅將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換以后壓縮保存就可以節(jié)約庫房面積三分之一以上。這樣的保管方法也方便了檔案用戶的利用，促進(jìn)了檔案信息化的發(fā)展。例如：評(píng)估一個(gè)學(xué)期的教學(xué)質(zhì)量需要?jiǎng)佑玫娜肆Τ肆舜罅康膶W(xué)生還有教師本人。從班級(jí)到年級(jí)，形成的文字材料更是量大。所耗的時(shí)間也是按月計(jì)算。可是通過信息化建設(shè)，從在校園網(wǎng)絡(luò)上通知到收齊材料，到數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及公布也就一個(gè)星期，大大提高了效率，達(dá)到了比過去更完整的數(shù)據(jù)和最佳的效果，而且能詳實(shí)完整的獲得檔案材料，節(jié)約了庫房的占有。

三、教學(xué)檔案信息化的意義

隨著時(shí)代的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能完全滿足人們的利用需求，信息的獲取和傳遞方式也隨之發(fā)生了重大的變化，檔案信息化開始走進(jìn)人們的視野。檔案信息化的基本內(nèi)涵包括：檔案信息利用網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化和檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化。它的基本特征是傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案數(shù)字化和管理智能化。檔案信息化背景下的檔案信息利用是有別于紙質(zhì)檔案的，它的方便快捷，也促進(jìn)了自身的發(fā)展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容比較龐雜，且有特殊的保存方法，從全宗到案卷實(shí)行層級(jí)式管理，給人們的利用帶來了諸多不便。以我校為例，由于學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，由此產(chǎn)生的學(xué)生學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案、基建檔案也在迅速增多，但與之不相稱的是檔案保管空間、檔案管理員的數(shù)量卻沒有相應(yīng)的增長(zhǎng)。檔案數(shù)量的激增不僅帶來了存儲(chǔ)問題，還帶來了檔案庫房的管理問題、檔案人員的配備問題。所謂檔案建設(shè)信息化，就是指用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。隨著社會(huì)科技進(jìn)步，檔案信息電子化管理，已是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。其意義在于：（1）可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)單位對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用效率造成極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。（2）縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。手工信息加工工作時(shí)間長(zhǎng)，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。檔案信息電子化，編者可直接利用電腦的功能完成信息加工程序，快捷地出版二次文獻(xiàn)。（3）檔案信息電子化，可一次投入多次產(chǎn)出，改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。（4）檔案信息電子化，信息成果可以多份拷貝，將拷貝送到各部門，拓寬服務(wù)范圍，發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值。（5）檔案信息電子化，可使檔案信息順利與最新國際技術(shù)接軌。

四、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理注意的問題

1、檔案軟件開發(fā)具有信息管理功能的通用性。

開發(fā)的軟件既要適用于文件檢索，又要可用于檔案信息計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)完成信息管理工作。開展基于移動(dòng)終端、3G技術(shù)、云計(jì)算和下一代互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)教學(xué)、虛擬實(shí)驗(yàn)、電子書包和移動(dòng)學(xué)習(xí)等信息化教學(xué)和學(xué)習(xí)。建立一個(gè)數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)具有規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性的功能，達(dá)到檔案信息資源共享的要求，加快檔案信息化的管理。

2、加強(qiáng)電子文件歸檔標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性的管理。

借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，由計(jì)算機(jī)信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔，檔案部門負(fù)責(zé)規(guī)劃統(tǒng)籌。各業(yè)務(wù)職能部門把具有保存價(jià)值的電子文件，按照信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行電子文件格式轉(zhuǎn)換，保證數(shù)據(jù)可靠性和通用性，將數(shù)據(jù)傳輸?shù)接?jì)算機(jī)信息管理中心。計(jì)算機(jī)信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心輸送至各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

3、檔案管理信息化對(duì)檔案信息管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。

一是需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，要培訓(xùn)和更新計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通訊方面的知識(shí)。其次還應(yīng)具備整理檔案信息的能力。通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，把分散的檔案信息組合整理，提供給師生利用。最后，需具備開發(fā)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的能力，真正提高網(wǎng)上檔案工作服務(wù)水平，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展要求。教學(xué)檔案信息管理是教學(xué)和教學(xué)管理工作的基礎(chǔ)工作之一，積極采取有效措施，推進(jìn)和加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè)，促進(jìn)教學(xué)檔案管理工作啊信息化目標(biāo)大力推進(jìn)。

作者：郭丹 石玉蓉 單位：武漢市東西湖區(qū)城市管理委員會(huì)