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[摘要]中國入世以后,英語商業信件在對外貿易中起著越來越重要的作用。然而,從文體學的角度系統地去研究它的語言及文體特征還是一個比較新的領域。本文采用現代文體學理論,從字位、詞匯、句法、語境四個層面對英語商業信件進行了分析,并對未來英語商業信件的語體發展趨勢進行了預測。
[關鍵詞]商業信件語言描述語境因素
隨著中國的改革開放及中國加入世界貿易組織的成功,國際貿易受到人們越來越多的重視。在國際貿易中,信息的交流是必需的,而信件是信息交流通常采納的一種形式。即使在人們成功地使用電報、電傳之后,信件仍用于確認是否收到了電報、電傳。現在,傳真、E-mail比信件、電報、電傳受到更多人的歡迎,而傳真、E-mail通常采納信件的形式,因此,傳真、E-mail也可看成是商業信件的一種變體。從這一意義上來說,信件仍然是現代交際的主要方式。英語,作為一種全世界通用的工作語言,自然也就成為商業信件的主要語言。所以,本文討論的將是英語商業信件。
為便于分析,也為了增加分析的真實性,我們選了美國一家公司的經理發給河北某企業集團的五封信。本文擬從兩個角度對所選信件進行文體分析:語言描述和語境因素分析。在語言描述當中,我們采用文體標記系統給語言特征進行分類。在文體學中一般把語言特征分為四個層面:音系、字位、詞匯、句法,商業信件是一種書面語言,音系文體標記不具有文體意義。我們只分析字位、詞匯、句法三個方面。對一語篇的徹底理解也取決于它所存在的語境。語境可分為兩類:語言語境(linguisticcontext或co-text)和情景語境(extralinguisticcontext或contextofsituation)。在討論商業信件時,我們將從情景語境的組成部分,即語言使用者的特點,語言使用的目的,主題,交流媒介,角色關系五個方面對商業信件的語境因素進行分析。
一、語言描述
字位文體標記:英語商業信件采用的是書面語言,目的是為了讓收信人獲取某種信息,或采取某種行動,無意于達到音系的效果。因此,音系文體特征在這里并不顯著。我們將從字位文體標記開始,著重討論以下幾個方面。標點:逗號和句號是人們最常用的兩種標點,它們的用法因而常被忽略。但在英語商業信件中,它們的用法很值得討論,因為多數語體常使用各種各樣的標點以達到自己獨特的文體風格,而商業信件經常采用逗號和句號。逗號,在商業信件中,主要用于把狀語從句與主句分開,或者把表示過渡性的短語與句子其他部分分開。大寫:是英語商業信件的又一重要文體特征。與其他語體中的大寫不同,商業信件中的大寫字母主要用于專門術語或固定詞組的縮略。隨著經濟步伐的加快,為了節約時間和金錢,更多的表示縮略語的大寫字母將出現在商業信件中。段落:在文學作品中,意義相關的句子常組成一個段落。而在商業信件中,段落是作為一種使信息更易讀懂的方法而存在的。因此,商業信件的段落很短,以留出更多的空白來吸引讀者。
詞匯文體標記:商業信件受其特定的目的、主題和讀者的影響,詞匯的選擇有下面幾個典型的文體標記。簡單、專門、具體的詞匯:鑒于商業信件的目的、主題和讀者的影響,許多商人提出了商業信件的寫作標準,即七個C:完整(completeness),簡潔(conciseness),體諒(consideration),具體(concreteness),清楚(clearness),禮貌(courtesy),正確(correctness)。在七個C當中,簡潔、具體、清楚、正確要求詞匯表達準確無誤,這對商業信件的獨特風格的形成有重要影響。借詞:商業信件從普通詞匯中借用大量詞匯,再賦予新的特殊的含義,這種特殊詞匯已經成為商業信件的典型特點。動態動詞:動態動詞與狀態動詞不同,它能夠賦予句子生命,使讀者注意該動詞表達的動作,從而說服讀者采取某種行動。因此,商業信件盡可能地大量使用動態動詞以達到其目的。數詞:為便于讀懂,商人遵循“新聞工作者的十原則”,即10以及10以下的數字用英語單詞拼寫,10以上的數字用阿拉伯數字寫出。用這種方式來寫數字,便于校對是否符合要求。這一原則的例外是日期的寫法,日期通常采用基數詞(1,2,3等),而不用序數詞(1st,2nd,3rd,等)。另一特點是數字的大量使用,這與商業信件的主題有關,因為商業信件經常談到價格、規格、貨物的數量、日期。縮略詞和簡寫:在商業信件中,普遍使用縮略語來代替商業術語。特有詞匯:商業信件有其獨特的使用頻率極高的詞匯,這已成為這一語體的典型特征。
句法/語法文體標記:從句法角度分析,商業信件的文體特征主要有以下幾個方面。陳述句和祈使句比例較高:商業信件的主要目的是通知、勸說和否定,通知與否定的目的決定了事實性的敘述——陳述句。這是由于商業信件的勸說目的所決定的,因為祈使句可表達命令、請求、建議,它的使用可影響讀者的行動。祈使句可用于第一人稱、第三人稱,也可用于省略主語的第二人稱。商業信件多使用省略主語“you”的祈使句。簡單句占據多數:由于商業信件的寫作要求清楚、準確,所以信件中的句子通常很完整、簡單。在私人信件中,簡潔會被認為粗魯無禮,但在商業信件中,簡潔才像商人。但是,一系列較短的簡單句在結構上平行,沒有一個觀點能引人注目。使用相對較短的句子:根據Dr.RudolphFlesch的TheArtofplainTalk,長度為17個詞的句子具有較強的可讀性。為使商業信件易懂,作者應在頻繁使用短句的同時,注意變換句子的長度。這一現象表明商業信件的句子比其它語體的句子較短,而且句長也變化多端。句子結構的復雜程度能反映該語體的正式程度。短句的頻繁使用說明該語體不太正式。
二、語境因素分析
語言使用者的特點:語言使用者的特點可以從他的年齡、性別、社會區域、種族、所受的教育反映出來。所有這些因素都會對語言的文體風格產生直接的影響。年齡對商業信件的影響并不明顯。性別主要反映在稱呼上,社會區域或種族背景對語言風格也有一定的影響。
語言使用的目的:根據WilliamJacksonLord,Jr.JessamonDawe的觀點,商業信件的目的主要有三個:通知,勸說與否定。通知是為了讓讀者了解某事。為達到這一目的,作者使用了陳述句。勸說的目的是為了說服讀者采取某種行動,因此作者會用大量的包含動態動詞的祈使句。否定的目的是轉達否定的信息,這種信息常會使讀者失望,甚至會惹惱他。
主題:不同的主題需要不同的詞匯。商業信件的話題是談判雙方為成交而就商品進行的討論。這種話題可以是詢盤、報盤、還盤、支付、裝運,甚至索賠。正如前面所分析的,這種話題需要商業信件采用具體的詞匯,動態動詞,數詞與商業術語等,簡短的句子與段落。但是,同樣的主題,由于其目的不同,語言也會有差異。因此,商業信件是因主題及目的而產生的變體。這兩個因素與其他方面結合起來才能決定詞匯,句法以及其他的文體特征。
三、結論
本文應用現代文體學理論,從語言描述和語境因素兩方面分析了商業信件的文體特征。語言描述的分析表明商業信件使用了大量的逗號、句號、縮略、大寫、短句、短段落、簡單具體的詞、部分多音節詞、借詞、動態動詞、陳述句、祈使句、完整的簡單句、一些固定句型。之后,我們又結合語境,從語言使用的角度分析了這些語言特征出現的語境根源。從這些分析不難看出,商業信件可以說已從過去的非常正式的語體逐步地向非正式語體過度。但我們有理由相信它永遠也不會到達非正式這一極端,因為這是由它特有的語境所決定的。希望這種分析能為正在從事或準備從事國際貿易有關活動的人士提供一些語用指導,使他們能在商貿活動中更好的駕馭自己的語言,較好地進行信息交流,從而成功地完成商業活動。