高校辦公室管理研究

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編者按：本論文主要從高校二級學院管理及其發展趨勢；校園管理方面的不和諧問題；高校院系辦公室職能及其工作現狀；院系辦公室和諧工作探討等進行講述，包括了高校二級學院內部組織功能、二級學院的辦學自主權、二級學院管理模式的發展趨勢、校園管理、學術風氣、思想道德建設、院系辦公室職能、工作特殊性等，具體資料請見：

【摘要】學院制是我國高校在不斷的改革發展中,自我優化結構、強化功能的現實選擇,高校實行學院制適應經濟社會發展的需要,有利于高校改革的不斷深入及健康、持續、穩定的發展。本文從院系辦公室職能的角度出發,通過對校園和諧、院系辦公室工作職能及工作內容的分析,研究其和諧工作對院系、對學校的重要作用。

【關鍵詞】高校院系辦公室和諧工作

當和諧理念成為當今眾多高校建設與發展的指導思想與價值目標,以管理和諧促進高校教學、科研與人才培養的和諧發展,就有了十分重要的基礎意義。而逐步形成的具有高校特色的校院(系)兩級管理運行機制,使得承擔上通下達、統籌協調任務的院系辦公室的管理工作成為諧成高校和諧管理的邏輯起點。如何賦予二級學院權力,形成制度化管理模式,更好地發揮二級學院在教育、科研及社會服務中的積極作用,是我國目前高校改革、發展中的重要問題。

一、高校二級學院管理及其發展趨勢

1、高校二級學院內部組織功能

(1)學院層面。高校實行學院制后,學院是承上啟下的機構,對外向學校負責,對內管理下屬的系、所、辦、中心。因此,學院成為學校領導下的一級行政管理實體,“各個學院構成了大學內的一個個管理中心”。運用帕森斯的組織機構層次理論分析,學院就是中間層的“管理系統”,其主要功能是“協調組織和任務環境之間的關系”。在此,二級學院的任務環境主要是指控制組織內部事務的系統,這個系統包含學院層面的學院黨政聯席會議、院黨委、院行政班子、院辦、教授委員會、學術委員會、教學指導委員會,以及學院下屬的系、所、辦、中心和對外服務機構等。學院層次的核心管理任務是協調學院層面各部門的工作活動和平衡屬下各系、所之間的相關任務,根據規劃指導系、所、中心的資源配置,協調開展教學科研、學科建設與人才培養工作。以上管理活動的目的是確保學院層面成為一個完整的工作體,達成組織的目標。

(2)系、所層面。系、研究所和中心是隸屬于學院的基層學術單位,由教授、副教授、講師、助教、教輔人員等組成,是“某一學科組織教學與研究的實施機構”。系、所和中心是大學教學科研和人才培養的主要環節,是學校的活力之源,它們運轉的質量關系學校總體的教學質量、科研水平,直接影響學院及學校的人才培養質量。系、所層面可以歸入上述帕森斯劃分的“技術體系”。“技術體系”的主要任務在于處理組織的實際“產品”,如實驗室的科學家、教室的老師等。

2、二級學院的辦學自主權

(1)學科建設及科研管理權。即學院有權以學科建設為龍頭,統籌全院的科研與科技開發,根據優勢學科、特色學科組建起一級學科或學科大類下的跨系、跨專業研究機構,具體抓好科研開發、成果鑒定、社會服務等工作,推進“產學研一體化”,加速科技成果轉化同時,加強學院內的聯系,創造各種機會和條件,增進不同學科領域之間的交往,促進多學科的聯合與交叉,推動相關學科的優化組合與融合,培育學科新的增長點,促進特色學科和優勢學科的建設與發展。

(2)教學管理權。即有權統一組織和協調學院內部教學管理、人才培養等方面的工作,包括教學計劃管理、教學過程管理、教學質量管理等權力,學院有權統一負責全院課程的調整和設置,有權根據社會的需要設置招生的種類、專業和規模,有權與各行業、各部門開展聯合辦學與交流合作,及經學校授權后,可直接與國內外高校或企業集團開展學術交流和國際化教育等。

此外,學院還應有學生管理權,即學院可根據學校授權對學生進行獎懲、考評和處分等,管理學生的日常學習和生活學院辦學自主權的落實,有利于大學學術事業的發展遵循教育發展和科學發展的規律,增強學院的活力和社會適應性,從而提高大學管理的效率和質量。學院可成立由學科帶頭人組成的院學術委員會,負責學術事務管理,并建立院行政與院學術委員會相互協調、分權治院的管理機制,充分重視學術委員會在專業設置、教學計劃、課程內容及學科建設等方面的決策作用。

3、二級學院管理模式的發展趨勢

從世界教育發展角度看,放權的二級學院管理模式是發展趨勢。目前世界上教育比較先進的國家,學校的職能機構都非常少,法國大學主要有三個職能機構組成:行政委員會、科學委員會、教學與大學生活委員會,美國、日本等國校級職能部門都在十個以下。這樣一來很多日常事務都由學院進行管理,并且一些學科建設發展規劃、人才招聘、職稱評定等都由二級學院完成,而學校在這些管理中僅起到協調和監督的作用。

二、校園管理方面的不和諧問題

1、校園管理

首先是辦學缺乏科學決策,許多高校在發展過程中,不尊重教育規律,在涉及學校的發展和規劃等方面不能做到理論聯系實際,存在著盲目追求發展目標的現象,忽視客觀條件的約束,發展目標定位過高。其次是民主作風不深入,密切聯系群眾不夠,教師隊伍除了整體素質不能完全適應外,教師的數量也急需增加,很多教師是超負荷上崗,不利于教師的身心健康和教學質量的保證。再次是體制改革滯后,經費投入跟不上規模發展,有些學生甚至抱怨大學校園的學習條件還趕不上高中校園,影響了教學的正常開展;最后是高校校園腐敗潛滋暗長,校園腐敗的表現形式多種多樣,它們與構建社會主義和諧社會、和諧校園的要求格格不入,如不采取有效措施加以規范和整治,必將危及科教興國的大局以及先進文化的生成與傳播。

2、學術風氣

首先,學術風氣在市場經濟的沖擊中有下降趨勢,學術抄襲、學術敷衍、教學敷衍以及濫編書、濫出書等現象己經到了積重難返的地步。其次,“官本位”意識對高校學術風氣形成不斷的侵蝕,普遍缺乏一種對科學與學術的敬畏之心和虔誠之心,取而代之的是對“行政權威”羨慕,而在一個崇尚“官本位”和樹立“行政權威”的大學里,不可能出現良好的師風和學風。最后,學術標準的嚴重缺位,評獎本身也可納入這一自然過程,但問題是許多評獎活動必要的人力和經費投入的代價太大,以致根本無法操作,僅憑印象、雜志級別、出版社級別、是否是名校、甚至人情因素等非學術因素來定奪,在一定程度上引起了學術的混亂局面。

3、思想道德建設

首先是誠信體系受到很大的威脅,近年來,大學生誠信觀淡漠,誠信行為缺失,其境況令人擔憂,己成為大學校園中不和諧的雜音,為和諧校園建設設置了巨大的障礙。主要表現在學生學習行為中的誠信缺失、學生經濟行為中的誠信缺失等幾個方面。

三、高校院系辦公室職能及其工作現狀

1、院系辦公室職能

(1)服務職能。服務是辦公室工作的主要職能,應遵循構建和諧院系中的整體性原則,即為領導服務、為教師服務、為教學、科研服務。院系辦公室是院系領導對學院進行教學、科研、行政管理的管理機構,是教師處理日常事務的辦事機構。院系辦公室的日常性事務包括:組織會議、處理信息、內部協調、公關接待和信息等和人事、行政、教務、科研、財務等方面的日常管理工作。

(2)協調職能。協調是辦公室工作最能夠體現動態性原則的一項重要職能。在實際工作中,院系與學校其它各部門之間、領導之間、領導與教師之間以及教師與教師之間會不斷的產生不同的矛盾與問題。辦公室作為管理系統的中樞,必須通過有力的措施協調各種動態性的關系,解決組織中部門與部門、個人與部門、個人與個人之間的矛盾,加強管理過程中各要素、各環節間的相互配合,消除各種不和諧現象,從而使系統內各部分的活動協同一致,保證整個院系工作的順利開展。(3)管理職能。院系辦公室是行政管理的辦公機構,承擔著主要的基層管理職能,要遵循不斷優化的院子。包括各種信息的傳遞與交流、經費管理、辦公用品及辦公設備的采購、執行人事考勤制度、日常維修的協調工作、以及院系領導臨時安排的事務性工作等,要在工作中不斷完善、優化與創新。

2、工作特殊性

(1)工作涉及面大。院系是相對獨立的教學和科研單位,辦公室要面向院系的黨政領導、全體師生、院系的黨團組織、學校的各職能部門。在高校不斷深化改革與事業不斷發展的形勢下,院系逐步成為相對獨立的教學和科研單位,一般由院系領導層、教研室、科研所和學生工作組等基層組織構成,院系辦公室工作已逐步拓展到學校機關和黨政各職能部門等各個領域。

(2)工作內容復雜。從教務管理、教學管理到對外聯絡、后勤管理等,大量的協調和督查事務。在現行的高校管理體制中,學校行政機關與二級學院的工作聯系是通過院系辦公室開展起來的,主要包括每天事務的安排,一些重要和重大事情的布置、催辦與落實,各種信息的上傳下達,與外部各方的聯系溝通以及人事、行政、教務、科研、財務等方面的日常管理工作等等。可以說,院系辦公室承擔的工作任務千頭萬緒,瑣碎繁雜,且許多院系辦公室在規范化建設上還比較欠缺,工作無序、隨意性的現象并不少見。

(3)工作要求高。院系高校辦公室是高校的基層組織機構,發揮著承上啟下,協調左右、聯絡內外的中心樞紐作用。工作必須主動思考,具有前瞻性,成員間既要獨立完成工作又必須相互配合。高校院系辦公室是高校基層組織的日常事務具體管理和辦事的綜合性機構,發揮著承上啟下、協調左右、聯絡內外的中心樞紐作用。另外,辦公室的主要服務對象——教師,往往帶有一種“清高”思想,以教學、科研為核心,上課來下課走,缺少對學校、學院、系部、教研室等建設與發展的關注,對學校事務的參與度也不高,這與從事協調工作、管理工作的辦公室行政人員產生了一種觀念上的沖突。因此,由于兩類不同崗位人員的工作性質、工作觀念的差異,辦公室工作的開展具有一定的難度。尤其對于教師數量較多的院系,由此帶來的矛盾多、是非也多,眾口難調。

(4)工作受重視較少。現實中,高校二級學院行政人員大部分不是行政專業出身,平時大量的事務性工作使得他們不得不放棄所學的專業,而從事行政崗位又很難升到高級職稱,不受重視或缺少關愛。尤其是他們具備了一定的組織、協調及處理事務能力之后,渴望得到更好的發展空間。

四、院系辦公室和諧工作探討

1、職能的重要性

(1)院系和諧發展的表現。院系和諧發展是構建和諧校園的重要內容和基礎。主要表現為:組織結構要素的和諧、教育環境的和諧、人際關系的和諧、群體組織關系的和諧、學院與社會之間的和諧、規模結構質量效益之間的和諧等等。院系和諧發展基本要求是教學、科研、學科建設、行政管理、黨務工作、工會工作、學生工作的各個方面有機結合,工作上相互配合、相互支持、相互促進、協調一致;制度上相互配套、相互補充、完整統一;人力資源配備上合理優化;教育資源占用上人人共享,機會均等;人際關系上,相互尊重、民主平等、和諧融洽。基本目標是實現人與人、人與制度、人與資源、人與文化之間的和諧,以達到全面、協調、持續、高效發展之目的。

(2)院系和諧的基礎。高校院系辦公室是在院長領導下,為全院教學、科研、后勤等服務的綜合管理機構,是院系領導以及學校有關職能部門命令的基層執行者,也是聯絡校內外以及全院師生員工的樞紐,院系的許多管理工作必須通過辦公室主任來組織和實施。因此,和諧的院系辦公室工作室是營造院系和諧的基礎。

2、和諧工作探討

(1)和諧管理。院系辦公室要根據學院工作內容及特點對原有的各項常規工作的規章制度不斷進行修訂和完善。首先保證辦公室工作的規章制度與規范要圍繞院系主體工作目標的實現來建立。在不違反國家法律和學校有關規定與規范的前提下辦公室工作的各項工作制度都必須以有利于院系整體工作目標順利實施的原則。要通過規定崗位職責,實行目標管理,形成分工合理、職責明確的運轉機制,用規章制度和崗位職責引導各項工作在規范的軌道上流暢運轉,既可大大提高辦公室的整體運行效率,也可有效避免閑時無所事事、忙時手忙腳亂的現象。院系辦公室管理任務繁雜,必須建立一套科學的管理方式和工作手段,科學分工,使辦公室組織內部的融合力大大提高,形成一個高效運轉的系統。

(2)和諧觀念。變被動的“辦事”為主動的“參謀”,提高輔助決策水平,辦公室工作不能只停留在辦好領導交辦的日常事務,還必須在學院的發展、建設、管理等方面進行思考,變被動為主動,主動為領導出思路、想辦法,當好參謀和助手。辦公室人員經常與各個層次、各個部門的人員相互聯系、溝通,信息更靈敏,思路更加開闊,更有利于創新思維的涌現。辦公室人員要充分利用這個優點,發揮主觀能動性,有意識的廣泛收集校內外各種動態信息,吸收他們先進的工作思路及做法,及時提供給領導參考。并結合實際,協助領導制定切實可行的方案,使各項工作得以順利開展。此外,承擔參謀、協調、服務及管理的院系辦公室,其服務對象是教師,在知識密集、人才薈萃之地承擔繁雜的服務工作,辦公室主任及辦公室工作人員應不斷提高自己的政治素質、業務素質以及心理素質等。

(3)和諧關系。學院的領導在配備人員時,應持慎重態度,崗位的設置要合理,既不能出現一人多崗,又不能人員超編,人員上崗要通過競聘方式產生。辦公室要吸收具有專業知識水平和管理經驗的人才,實現人盡其才,才盡其用,逐步建立科學、完善的用人機制。院系辦公室是一個整體,是一個團隊組織,不同的成員個體組成了這個整體。個體自身的和諧發展以及成員之間的和諧關系是和諧理念實施的現實基礎。

(4)人文關懷。有些學校不允許行政管理崗位人員通過自己努力轉換為教師崗或科研崗,這是一種人力資源的浪費,也扼殺了高校行政管理崗位人員的上進心,約束了高校行政管理人員的職業發展。這會導致學校缺乏向心力和凝聚力,工作效率降低。學校和學院應加強對行政人員的人文關懷,加強行政人員的業務水平,提供培訓、指導等機會;對行政人員的工作成績要充分肯定;對行政人員的成才定向給與指導;對有深造意向和能力的行政人員,鼓勵其向高學歷和高職稱沖刺。讓辦公室等行政人員覺得在高校從事管理工作并不是低人一等,有來自周圍的社會認同感。有了這一系列的人文關懷,承擔繁雜事務性工作的辦公室人員就會覺得“前途有盼頭,工作有勁頭”,而且能極大限度地挖掘行政人員的潛力,提高高校行政管理人員的知識水平和管理水平。

3、和諧管理目標

(1)提高管理效能。和諧的多元性、包容性決定了高校院系管理的復雜程度和運行難度。辦公室處于諸多矛盾焦點和政務、事務中心,許多麻煩事、得罪人的事都難以回避。辦公室成員要善于化解矛盾,避免沖突,既各司其職又互相包容,通力合作,提高管理效能。

(2)過程合一。院系辦公室管理重在過程。管理的過程就是各個成員將學校各個職能部門的戰略意圖、規章制度內化為師生員工自覺行動的過程,這個內化的環境應是和諧的。管理的過程要體現人性化,對教師而言,切忌用命令主義的簡單方式,對來訪的學生則應誠懇相待,主動為他們服務。

(3)提升管理品位。管理與品位的結合,代表著管理的質量和水平。基于和諧管理,個體發展的和諧是不夠的,更要求年輕的教育管理干部發展要個人目標與院系的管理目標相一致,最終實現與社會發展相和諧,與時展相和諧。工作中要妥善處理高校院系管理中的各種復雜關系,調整心態,為教師和學生的全面發展搭建寬廣的平臺。

總之,在院系辦公室中,倡導和諧理念強調就是辦公室管理者身體和心理的和諧,精神和身體的和諧,也就是人格的統一和諧。人格的和諧是人自身發展的動力,是每一個人所追求的終極目標;辦公室管理者之間的人際關系的和諧,再到整個院系組織的和諧,是一個循序漸近的過程,后一個的和諧有賴于前一個層次的和諧。院系辦公室管理者不斷地拓展管理能力,和諧地發展自身,為所服務的對象—教師和學生建設一個和諧的環境,創造一個有利于學術和個性自由發展的平臺,完成時代賦予高校基層管理者的光榮使命。