外貿監管體系建構研究

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本文作者：董效林作者單位：中條山有色金屬集團有限公司

我國企業進出口貿易管理體系現狀

根據我國企業開展進出口貿易的現狀，可大致將進出口貿易管理體系分為如下四類：

第一類，企業沒有專設的進出口貿易管理機構，進出口業務基本上采取業務流程服務外包（BPO）運營模式進行。也就是說，從市場調查、客戶資信調查到進出口貿易合同簽訂，從進出口貿易合同履行（包括外貿融資、報關、報檢、保險、物流、外匯收付、繳納稅費、退稅辦理、外匯核銷等）到合同糾紛處理、保險理賠等全部委托專業的公司進行。此類企業進出口貿易管理體系存在五個重大缺陷，一是由于專業的貿易機構不可能是企業所處行業的“市場分析與預測專家”，因此不可能對貿易國的行業保護政策的使用力度分析透徹，不可能洞察到貿易國有可能發生的“突發事件”，存在貿易國“貿易壁壘”、“國家違約”等發生使我國企業進出口貿易蒙受損失的風險。二是由于企業的進出口業務流程外包，實施進出口貿易全過程“信用管理”難度大，落實機構、崗位、職責設置的“相互制衡原則”、“不相容原則”難度大，存在因業務流程當事人（包括本企業員工）不當操作、不規范操作、不法操作使企業進出口業務蒙受損失的風險。三是企業的進出口業務流程沒有實現計算機信息管理，存在監督與被監督之間、監控與被監控之間因“信息不對稱”使企業蒙受損失的風險。四是缺少企業文化建設管理體系或企業進出口專業系統子文化建設體系，存在不能以先進的價值觀引領員工思潮，導致不能抓住最佳進出口貿易時機或無尋找最佳貿易時機的意識，使企業蒙受“機會損失”的風險；五是缺少風險識別、風險控制、風險監督、風險考核與評價管理子體系，難以及時發現有關進出口組織架構、人力資源、業務運營、供應鏈管理、子文化建設等方面的風險并及時采取應對措施。我國大部分小型企業、微型企業和部分中型企業一般建立的是此類進出口貿易管理體系，我們稱其為C類“企業進出口貿易管理體系”。

第二類，企業設立有進出口貿易機構，為該機構及其下屬機構分配了相應職責、建立了相應的規章制度，但是沒有形成體制上的相互制衡、制度上的相互制衡。例如：進出口機構缺少專設的市場分析科室及信用（風險）管理科室，進出口貿易活動除合同結算外全部由進出口機構下屬的外貿科室負責，結算由其下屬的財務科室負責，雜務由其下屬的綜合科室負責。此類進出口貿易管理體系與C類體系的區別僅僅是全部業務流程由企業自己運作，但是沒有形成實質意義的體制上的制衡和機制上的制衡以及崗位設置上的“不相容設置”，所以存在的重大缺陷與C類體系基本相同。我國大部分中型企業及部分大型企業建立的是此類進出口貿易管理體系，我們稱其為B類“企業進出口貿易管理體系”。

第三類，在企業層級或企業的進出口業務部門內部設立了信用（風險）管理機構及市場分析機構，在管理體制上、運行機制上、管理職責及崗位職責分配上均體現了“相互制衡”、“不相容設置”的原則。能夠對進出口貿易業務實施“事前、事中、事后”全過程信用管理，能夠根據市場的變化及時調整企業的進出口貿易策略。建立健全了考核、評價、激勵機制。但是，進出口業務風險識別、控制、監督及考核評價子體系不完善，存在部分風險不能化解的風險；沒有建立計算機管理信息系統，缺少信息化與業務流程的有機融合，存在因“信息不對稱”產生風險的可能性；缺少進出口業務系統“企業子文化建設”管理體系，存在不能始終以先進的企業子文化引領員工思潮、不能最大限度地調動員工主觀能動性的風險。我國大部分大型企業或企業集團建立的是此類進出口貿易管理體系，我們稱其為A類“企業進出口貿易管理體系”。

第四類，在A類“企業進出口貿易管理體系”的基礎上完善了風險管理控制子體系，對涉及進出口業務的各類風險進行識別、控制、監督及考核與評價。建立了計算機管理信息系統，實現了全部業務流程的電子信息化處理，降低了因“信息不對稱”產生的風險。建立了進出口業務系統“企業子文化建設”管理體系，以先進的進出口業務系統子文化潛移默化員工的作業活動，以先進的核心價值觀引領員工思潮。我國極少部分企業或企業集團建立的是此類進出口貿易管理體系，我們稱其為A+類“企業進出口貿易管理體系”。

如何構建符合企業實際的進出口貿易管理體系

企業應該從進出口貿易層面的治理結構、管理體制、運營機制入手，以業務流程電子信息化為平臺，以分析市場、緊跟市場、把握市場為運營導向，以規避、降低及化解風險為運營重心，以人為本、創新創效為運營核心，以穩健經營為運營目標，構建符合企業實際的進出口貿易管理體系。

1科學的進出口貿易組織架構是基礎

科學的組織架構主要包括科學的治理結構、管理體制及運營機制等，通過設計并運行合理的組織架構降低進出口貿易運營風險。應建立健全董事會領導下的進出口貿易發展戰略決策制度，建立健全管理層領導下的市場分析及預測制度、信息建設及傳遞制度、內部市場模擬外部市場運行制度、信用（風險）管理制度、供應鏈風險內部控制制度、考核評價及激勵制度、效能監察制度、企業文化及企業子文化建設制度等。對于大中型企業應根據“相互制衡”和“不相容”原則進行組織機構、職責的設計。例如：在進出口貿易機構下至少應分別設置市場（信息）科、信用（風險）管理科、外貿科、綜合科等科室，對于大型企業集團在進出口機構下至少還應設置財務科室。市場（信息）科的主要職責為：對信用（風險）管理科提出的進出口業務預警或警報實施風險控制并實時進行信息反饋。對包括“引言”中所述的各種進出口貿易市場環境進行動態分析，形成分析及預測報告，為董事會調整進出口貿易發展戰略提供決策參考，為管理層調整進出口貿易策略提供參考，為外貿科實施進出口貿易操作、原料保值、產品保值提供參考，為信用（風險）管理科實施進出口貿易全過程（事前、事中、事后）信用（風險）控制提供信息參考，為財務科實施貨幣保值提供“匯率變動”參考。根據市場及訂單情況編制或調整出口貿易計劃，根據生產計劃編制進口貿易及供應計劃等。負責根據匯率變動預測制定貨幣保值方案（通過外匯期貨交易，或遠期結售匯，或外匯掉期等），負責根據市場行情預測制定原料及產品保值方案（通過產品期貨交易或相關性產品期貨交易等），負責進出口貿易全過程的計算機信息管理，負責整個供應鏈的價格、成本及收益的跟蹤、為管理層提供實時的進出口運營效果數據等。信用（風險）管理科的主要職責為：對與進出口業務有關的組織架構、人力資源、業務運營、供應鏈管理、子文化建設等方面的風險進行識別、控制、監督、考核與評價并將此信息反饋至企業層級的風險管控體系。審核市場（信息）科編制的進出口貿易計劃，復核進出口貿易客戶的資質、審核及鑒證進出口貿易合同、審核貿易合同項下的結算單據，審核信用證（付匯）條款，會簽產品出庫單。對客戶的資信狀況進行動態跟蹤，根據客戶的履約情況對其實施信用等級評定，根據客戶的信用等級評定結果對其授予不同的“信用結算條件”。對進出口貿易全過程實施信用（風險）監督、監控、預警和警報，追繳逾期半年以上一年以內的應收貨款，配合相關部門實施逾期一年以上應收貨款的追繳及其他合同違約處理、合同仲裁或法律訴訟等。對外貿科室、綜合科室、財務科室等科室的對外往來業務實施全方位監督與監控，對客戶的滿意度實施測評以維護企業對外信譽等。外貿科室的主要職責為：對信用（風險）管理科提出的進出口業務預警或警報實施風險控制并實時進行信息反饋。執行進出口貿易計劃，對客戶進行資信調查、獲取客戶有關資質證明等書面材料并實施審核。簽訂并履行合同、為信用管理科提供貿易合同及其項下的有關單據，提出信用證開據條款，開具產品出庫單等。催繳逾期半年以內的應收貨款，配合信用管理科實施合同違約處理、合同仲裁或法律訴訟等。執行經上級有關部門及最高管理層集體批準的進口原料及出口產品保值方案。根據信用管理科動態跟蹤的結果，對存在較大以上問題的合同中止或終止合同履行。最大可能地滿足客戶的合理要求并努力提升其滿意度。綜合科室的主要職責為：對信用（風險）管理科提出的進出口業務預警或警報實施風險控制并實時進行信息反饋。配合企業相關部門，對進出口貨物依據合同約定（例如國際標準或貨物到達地國家標準，或行業標準，或合同約定標準）實施驗收、未經驗收的貨物不得放行（入庫或出庫）。根據信用管理科動態跟蹤的結果，對存在較大問題的合同中止或終止原料入庫或產品出庫驗收手續。負責其他科室經濟責任制的考核、評價及激勵，負責進出口專業系統企業子文化的建設管理等。財務科室的主要職責為：對信用（風險）管理科提出的進出口業務預警或警報實施風險控制并實時進行信息反饋。復核合同項下的“信用結算條件”是否與信用管理科的授予條件相一致，會簽合同審批單、產品出庫單，復核貿易項下的結算單據等。根據合同約定收匯或付匯（復核信用證條款、辦理信用證或其他付匯手續）。根據信用管理科動態跟蹤的結果，對存在較大以上問題的合同中止或終止會簽產品出庫手續、中止或終止支付貨款等。執行經上級有關部門及最高管理層批準的債務及資產（匯率變動）保值方案。

2建設企業層級互聯的進出口貿易計算機管理信息系統平臺

建設進出口貿易計算機管理信息系統，是提高進出口貿易運營效率、降低人為因素、降低信息傳遞不對稱風險的必要手段。注意其必須實現與企業網的互聯及信息傳遞、處理流暢，切忌搭建進出口貿易計算機信息管理系統的“孤島”，在進出口機構內部和企業層級，實現進出口業務流程處理無障礙電子信息化，實現監督與被監督、監控與被監控的“信息傳遞對稱”。在企業互聯網層級上，通過企業層級的計算機管理信息系統，實現整個供應鏈的“信息傳遞對稱”，實現管理層與部門之間、部門與部門之間有關進出口業務“信息傳遞對稱”。從而最大限度地降低由于信息傳遞不對稱使進出口貿易運營蒙受損失的風險。

3做好市場分析及預測

進行市場分析及預測的主要目的，一是為鞏固原有市場、開拓新的市場、擴大企業的市場占有率、提高企業品牌的知名度及美譽度提供決策參考信息；二是為企業在原料、物資設備進口市場抓住價格低位、在產品出口市場抓住價格高位提供決策參考信息；三是為原材料進口保值、產品出口保值提供決策參考信息。市場分析及預測應該堅持“五位一體”原則：一是通過供求關系變化（要關注宏觀政策，如財政、金融、產業政策等可能對供求關系產生的影響）進行市場分析及預測；二是通過周期性規律變化對原料市場、產品市場進行技術圖形分析及預測；三是通過相關產品市場或相關衍生品市場的相關性變化規律進行分析及預測；四是密切關注世界范圍內大型基金對市場的炒作（基金的短期炒作往往不以供求關系為題材，可能抓住某一短期題材或制造某一短期題材進行炒作以達到其目的）；五是分析“預判突發事件（例如預判可能發生戰爭、動亂、罷工等）”及“已發生突發事件（例如已經發生的戰爭、動亂、罷工等）”可能對市場產生的影響，須將此五方面的分析統籌考慮，方可得出綜合后的分析預測結果。同時，依據分析預測結果制定出原材料進口及產品出口保值方案或應對措施并上報。

4做好風險識別、控制、監督、考核與評價

進行風險識別、控制、監督、考核與評價的主要目的，是防范包括“引言”中所述的“五類風險”在內的各種風險，規避、降低各種風險造成的企業債務增加或資產受損。風險識別、控制、監督、考核與評價主要有五大步驟：第一步，通過各類官方、非官方渠道獲得各類有關風險信息，例如：可以通過政府商務網站或行業協會網站獲得行業（產業）預警信息，通過國家駐外機構網站獲得進出口貿易所在國的預警信息、政策信息，通過國內外金融機構網站獲得有關金融政策變化、匯率變化可能帶來的收、付匯風險信息，通過有償或無償信息服務機構獲取有關風險信息，在情況緊急時還須進行實地考察、走訪獲取有關風險信息等。對進出口客戶合同履約情況進行動態跟蹤及監控，發現合同履約過程的風險信息等；第二步，歸納、整理、分類上述獲取的有關風險信息，進行風險識別，制定出風險控制方案或風險應對措施；第三步，根據識別出的風險向有關科室發出風險預警或風險警報，并監督、監控其風險控制過程直至風險預警或風險警報解除；第四步，對各科室的風險控制進行月、季、年考核與評價，其結果作為經濟責任制考核的重要指標；第五步，要求各業務科室通過計算機管理信息系統實時向信用（風險）管理科傳遞風險管控動態，保證進出口機構內部有關風險管控信息傳遞的對稱，定期向企業層級的風險識別、控制、監督、考核與評價體系傳遞有關管控信息，保證企業層級有關進出口業務管控信息傳遞的對稱。

5構建企業內部供應鏈互動聯動及風險控制運營機制

企業運營的效果與進口環節、生產環節、質量保證環節、出口環節等環節息息相關，整個供應鏈環節貫穿了一系列重要環節，直接關系到企業運營的好與壞。換句話說，進口環節也好，出口環節也好，都應該與生產等環節形成互動與聯動，形成一個以市場為導向的有機整體。建立供應鏈互動聯動機制，及風險管控機制的目的正是將市場變化迅速傳遞到生產等環節，采取各種應對措施以規避或降低進出口業務涉及的市場價格波動風險、供應鏈運營風險及其他風險。企業應著重從供應鏈互動聯動機制的建立、內部市場模擬外部市場運作、供應鏈內部環境，供應鏈內部控制活動，供應鏈活動監督、考核、評估與評價，供應鏈運營機制持續改進等幾方面入手，抓好供應鏈運營機制的建設[11][12]。

6構建企業進出口系統子文化及內部供應鏈系統子文化建設體系

從企業文化的生成來看，企業文化是根植于社會文化之上的子（亞）文化。與企業文化是社會文化的子文化一樣，每一個下級企業同樣具有根植于企業文化之上，但是又具有自己文化差異的企業子文化。同樣，由于各專業管理體系（生產管理體系、質量管理體系、技術創新管理體系、安全管理體系、進出口管理體系、計量檢驗管理體系、供應鏈管理體系等）的管理理念和運營模式的更加細化，導致各專業管理體系同樣具有自身特征的專業管理體系子文化。而此階段建設活動的成效如何，直接關系到企業文化建設活動能否與企業的制度建設、企業的生產運營機制建設相輔相成、互為促進。換句話說，要通過先進的子文化體系建設潛移默化員工的業務運作，最大可能地調動員工創新、創效的主觀能動性。3.7做好進出口貿易管理體系的監督、考核與評價，保證體系的適宜、充分、有效及持續改進企業的進出口貿易管理體系的監督、考核與評價應該從四個方面開展：一是自我監督、考核與評價，主要是指進出口機構下設的信用（風險）管理科室定期對其他業務科室開展的監督、考核與評價（應該每月開展）；二是企業上級部門和企業分管領導依據管理制度定期對進出口管理機構開展的監督、考核與評價（至少每季度開展一次）；三是企業效能監察部門依據效能監察制度定期對進出口管理系統或供應鏈系統開展的監督、考核與評價（至少每年度開展一次）；四是董事會財經審計部門定期開展的監督、考核與評價（至少每三年一次）。從而，上述四個方面的監督、考核與評價形成了保證進出口貿易管理體系有效運行、持續改進的立體監督、考核與評價機制[13][14][15]。

結語

為了構建符合企業實際的進出口貿易管理體系，企業應該委托具有較高聲譽的專業咨詢公司對現行的組織架構（主要包括進出口貿易方面的組織機構、管理體制、管理制度、運行機制等）進行梳理與評價，制定新的組織架構方案或對原組織架構進行完善的方案。企業的主要領導要親自過問，企業的分管領導要親自參與并主持實施組織架構的落實，這也是體系構建和有效運行的關鍵因素之一。企業應該委托具有較高聲譽的專業信息設計、開發、服務公司為企業計算機管理信息系統進行設計、開發和服務，該設計需自上而下覆蓋企業主要運營流程。設計方案的實施可根據企業的資金情況、發展情況，分專業系統、分步驟進行。但是，切忌在沒有總體規劃或設計方案的情況下，建設進出口貿易計算機管理信息系統，否則形成“進出口貿易計算機信息管理系統孤島”是必然。換句話說，沒有總體規劃、設計的局部信息化建設，由于存在與企業層級的信息系統互聯問題，可能導致“推倒重來”、重復投資的風險。企業可根據自身情況（規模大小的不同、商業模式的不同）來構建符合企業實際的進出口貿易管理體系，但是，形成管理層、操作層職責與崗位的相互制衡、不相容設置要力爭做到，要保證“立體監督、考核與評價”機制的建立健全，這是保證體系有效運行和持續改進的另一個關鍵因素。企業文化建設切忌只停留在企業宏觀層面上，而應該以企業文化為核心、微觀細化形成進出口專業系統的子文化建設系統，也只有這樣，才能使企業文化深入體現在有關進出口制度中，才能真正做到以先進的企業文化潛移默化進出口專業系統員工的各項作業，這也是保證體系有效運行及持續改進的更重要因素。