電算化內部控制管理

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摘要會計電算化是以電子計算機技術為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱。闡述了企業電算化會計信息系統內部控制的現狀，并有針對性地提出了改變現狀、解決問題的應對之策。

關鍵詞會計電算化內部控制會計信息系統

會計電算化是以電子計算機技術為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱。基于它本身的特點，與手工會計相比，具有運算速度快、存儲容量大、高度數據共享、檢索查詢速度快捷、制作報表容易、數據分析準確等特點。它的使用，可以節約會計人員大量人力、物力、時間。

控制與會計是不可分割的。控制是現代企業管理的一項基本職能。建立較為健全的內控制度是現代企業管理的一項重要內容。內部控制是企業內部經營管理活動中所采取的一系列具有控制功能的組織、程序、手段的總稱，包括內部管理控制和內部會計控制。作為內部會計控制的特殊形式───電算化會計信息系統環境下的內部控制則是隨著IT技術特別是以Interent為代表的網絡技術的發展和應用，電算化會計信息系統進一步向深層次發展。這些變革無疑給企業帶來了巨大的效益，但同時也給內部控制帶來了新的問題和挑戰。

1企業電算化會計信息系統內部控制現狀

電算化會計信息系統的建立對企業授權與執行、審計線索、會計信息安全、內部控制方式等方面都產生了重大影響。當前企業會計電算化內部控制現狀主要表現在以下幾個方面。

1.1財務軟件缺乏兼容性，系統內部銜接性差，致使內部控制難度大

目前，我國通過評審的財務軟件較多，它們都是自行開發的操作平臺和支持的軟件，數據結構不同、編程風格各異，由于各財務軟件公司為保密其技術，致使相互間沒有交流和溝通，沒有業界的協議，不同品牌的財務軟件之間沒有統一的數據接口，很難在不同系統上實現數據共享。不同的財務軟件因軟硬件環境要求不同，在內部控制上作法不一致，例如，有的財務軟件要求年終結賬前要強制性備份；有的財務軟件有反結賬操作；有的財務軟件對機內已作廢的記賬憑證不保留痕跡等。這些功能上的差異，導致內部控制缺乏共性，致使內部控制難度大。

當前核算型財務軟件已經成熟，但對于管理型財務軟件開發力度較小，問題較多，系統內部銜接性差。各子系統間會計數據不能完全實現系統內部自動轉換數據，相當部分仍建立在直接使用基礎數據的基礎上。電算化會計信息系統的一體化系統模式尚未建立。這不僅增加了數據輸入的工作量，而且因為由人工核算、人工輸入等人為因素，必然增加出錯機率，使得財會軟件不能充分發揮它的管理功效和預測功能。這些也致使內部控制難度大。

1.2數據保密性、安全性差，致使非法篡改現象嚴重

在一定條件下，企業會計數據是絕對秘密的。作為財務軟件的加密，目前主要是對軟件系統而言，財務軟件公司只考慮自身的經濟利益，防止盜版，但對用戶會計數據保密性、安全性涉及不多。會計數據基本上是以一種開放式的關系數據庫格式保存（如FOXPRO、ACCES等）。只要懂得這種數據庫操作，就很方便進入賬套數據庫系統，從而進行非法篡改。這樣就是在進入系統時加上諸如操作密碼、聲音監測、指紋辨識等檢測手段和操作權限設置等限制手段，實際上不能真正起到數據的保密作用。會計數據安全難如人意。

1.3企業對系統日常維護能力差，會計人員電算化水平急待提高

系統日常維護（系統操作維護）主要解決在日常操作中計算機硬件、軟件一些簡單故障。盡管計算機硬、軟件商家有較好的售后服務，但一些企業對計算機出現的一些故障，不問其故障大小，都由計算機硬、軟件商家來人維修，這必定會增加企業管理成本。在我國，各級政府會計主管部門、社會辦學機構對財會人員進行了大量的電算化培訓，但這些都是初級知識，僅僅是最一般的電算化操作技術。財會人員上崗后，只能進行一般的電算化操作，很難適應日常維護、電算化管理、電算化組織與實施等高層次的電算化工作，會計人員電算化水平急待進一步提高。電算化中級人才培養迫在眉睫。

1.4電算化管理制度與執行脫離

為確保電算化系統正常運行和會計信息的安全、準確、合法、可靠，企業需研究制訂相應的會計電算化管理方法與制度。一些企業為達到甩賬目的，根據財政部會計電算化工作規范要求制定了大量的企業內部電算化管理與控制制度，一時起到很好效果，但甩賬后，這些制度不但沒有進一步完善，反而棄之一邊，主要表現為操作規程混亂、職責不清；在裝有電算化的計算機上操作一些與電算化工作無關的內容，如上網聊天、玩游戲；允許一些無關人員使用計算機；電算化數據檔案保管力度不夠等，上述問題均應解決。

2企業電算化會計信息系統內部控制對策

隨著企業會計工作的變化，及時研究內部監控新方法，建立一套適合電算化要求的會計內控機制非常必要。上述內部控制現狀，就其產生的原因有企業內部因素，也有外部因素。這就要求從內外兩方面加強企業電算化會計信息系統內部控制。

2.1全面提高會計人員素質

內部控制制度是由人設計、執行的，缺乏高素質的人員，任何控制制度措施的效用都將大打折扣，甚至形同虛設。企業必須全面提高會計人員的政治素質和業務素質在內的綜合素質，尤其要加強計算機技術學習，使計算機操作水平上檔次，同時注重管理者管理風格、企業文化意識等精神層面的軟控制，充分調動人的積極性。

2.2業務程序標準化，嚴把會計核算控制質量關

會計核算控制是電算化系統內部控制中的重要內容。會計核算結果是會計預測、決策、分析的基礎。必須保證賬務處理的正確性、規范性、真實性。原始憑證經過審查，在錄入處理前一切經濟業務處理必須經過相應的權級審批，簡明、準確、完整地填制與錄入。不正確的業務更正與刪除，待解報單的處理等都必須嚴格按規定進行，嚴格執行復核制度，充分保證計算機賬務處理不錯不亂。無論是靜態審核，還是動態審核，都要仔細核對輸出的賬務憑證與實際發生的經濟業務是否一致。會計數據輸出必須進行嚴格審核并簽章，認真做好會計數據日備份和月末備份，并堅持雙重備份制度。從核算環節把關，保證整個系統正常運行，做到數據真實、完整和安全，業務處理合法、有效。會計核算控制是防范和化解會計核算風險的重要環節，必須引起高度重視。

2.3強化操作權限意識，明細崗位責任，實行權限等級控制

企業必須從會計工作的特點入手，合理地進行崗位分工，崗位協調，明確崗位職責，制定科學規范的工作規程，建立合理高效的工作流程，以最大限度地提高會計工作效率，防范和化解會計工作風險。要充分運用財務軟件自身的程序控制功能，實行權限管理、互相監督、互相牽制；實行集中式事后監督與實時監控相結合的內控機制。操作權限控制是指按軟件系統開發過程中預先設定的各種不同管理、操作權限進行業務分工，以保護會計數據免遭不當使用或破壞。操作權限采用資格確認方法，對不同級別的管理、使用者授予不同的權限。電算主管享有電算系統最高級管理權限，負責制定相關的管理制度，采取相應的規范，進行權限授予，對操作信息的安全跟蹤管理；電算系統維護員權限負責系統和設備的維護；操作員級權限負責憑證的錄入與復核工作，負責憑證的審查和錄入，保證賬務處理的真實與合法。在權限等級管理中，口令密碼必須不定期地更換，特別是電算主管必須有強烈的保密意識，對整個電算系統的安全有不可推卸的責任。只有這樣才能更好地發揮互相牽制約束的作用，才能防止非法侵入，充分體現互相牽制原則。

2.4加強計算機硬件、軟件管理，重視技術控制

作為財務軟件公司在軟件開發中，必須引入安全稽核機制，對重要的操作日志進行記載，并進行必要的權限設置，以便能夠對各種不同的權限進行用戶識別和遠程請求識別。為了能夠實現實時安全監控，必須建立網絡間的安全屏障即網絡安全“防火墻”，按照系統管理員的權限，用預先定義好的規則控制會計賬套數據庫的進出，通過對數據進行重新組合和對會計賬套數據庫進行加密，使業務數據只有在解密的條件下才能使用，同時必須進行必要的身份認證和內容檢查，控制一些軟件的安裝，尤其是數據庫系統軟件，以防止利用數據庫系統打開賬套數據庫，進行非法處理，拒絕一切無關人員使用計算機。建立一套完善的操作環境和軟件系統是進行電算化會計信息系統內部監控的必要手段，只有這樣才能保證會計人員相對獨立、完整地行使自己權限并達到會計內部監控目的，為更好地進行會計監控做好必要的技術支持和技術準備。

2.5整章建制，實行電算化環境下的制度控制

針對電算化系統，企業必須對手工會計信息中的各項規章制度進行整理，以充分適應需要。整章建制的內容主要有計算機管理制度、會計工作管理制度，包括崗位責任管理制度、日常操作管理制度、維護管理制度、機房管理制度和檔案制度。作為電算化系統內部控制工作的核心內容應著重在完善內控環境上下功夫，制定嚴格的控制制度并保證得到全面執行，設立良好的控制活動，以不斷提高會計工作效率和經濟效益。

科學的管理控制手段，必須建立一套與權、利對等的內控職責，在強化會計人員崗位職責的同時實行效益工資制，以調動廣大會計人員的工作積極性；實行權力與利益相分離的會計主管派駐制。在制度管理控制要求下，會計人員的工資必須與產出的效益相匹配，這能督促其更好地履行自己的職責。會計主管派駐制將保證會計主管能獨立地行使管理權利，將其利益與權力分離能保證其有效監管，并不受本單位負責人干擾，從而真正做到令則行，禁則止，這是實行制度控制的有效保證。

2.6制定財務軟件業界協議

協議是規則的集合，分為低層和高層兩類，它規定了財務軟件的不同部分是如何交互的，從而保證不同品牌的財務軟件彼此間能夠實現數據傳遞或交換。作為會計電算化宏觀管理的主管部門，應當從技術的角度就財務軟件的數據平臺、數據結構、各功能模塊、數據傳遞模式、數據安全與保密等作出統一規定。這樣使各種不同品牌的財務軟件之間才能實現數據共享，為企業會計電算化內部數據安全的進一步完善提供良好的外部環境。

電算化會計信息系統內部控制是人機控制，其中人員控制是基礎，也是會計監控的重點；技術控制是手段，也是全面控制的必要支持。人員控制離不開必要的技術手段，技術控制又為人員控制提供必要的技術支持。會計控制必須進行全面信息控制，全面控制離不開重點控制，對重要權限、重點環節還必須進行重點控制。但重點控制，必須在全面控制的基礎上進行，會計全面控制即對會計工作中的管理、技術、操作、核算、總結和預測等各方面的全部信息控制。工作中的僥幸心理，任何細微失誤都可能造成企業會計信息的嚴重失真。采取了上述措施，對解決企業電算化會計信息系統內部控制中存在的不足，提高內部控制水平無疑會有極大的作用。