軍隊會計檔案管理

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關鍵字:財務檔案管理，信息化軍隊財務檔案是軍隊財務部門記錄和反映經濟活動并歸檔保存的重要專業歷史資料。

當前，信息化建設已經成為推進中國特色軍事變革和完成“雙重歷史任務”的重中之重。軍隊財務檔案管理也要積極探索信息化建設的路子，建好用好電子財務檔案，提高財務檔案管理工作水平和財務管理工作效率。

一、軍隊財務檔案管理信息化的緊要性

在軍隊信息化建設的過程中以及未來的信息化戰爭中，財務保障范圍的拓展和管理要求的提高，迫切需要財務檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設電子財務檔案，實現財務檔案的網絡化管理，是搞好軍隊財務檔案管理的必然選擇。

軍隊財務檔案快速向信息量大、時效性強、查閱頻繁的方向發展，對傳統的財務檔案管理手段和方法提出了嚴峻挑戰。隨著國家和軍隊財政經濟工作的不斷發展，財務法規、標準的變化越來越頻繁，甚至某些科目的經費標準一年內進行幾次調整；各種指標、標準，每年都可能變；各種會計帳簿、報表、決算每年都有不同的內容，同時要求不但反映當年度經費活動情況，并且可能反映上年、下年或若干年的經費活動情況；各種標準劃分越來越細，項目越來越雜，如軍隊干部工資標準1980年前只有24個，而現在猛增了十幾倍之多，各類補助項目也有數十個，信息采集的工作量日益增大。這些都給軍隊財務檔案管理工作增加了難度。在財務檔案的查閱方面，總部定期出版《財務標準制度匯編》和《財務文件匯編》，這確實解決了檔案管理中的不少問題，但是，這些匯編資料缺乏全面性、連續性和時效性，一些標準或制度很快過時而又得不到及時刷新，重新整理出版的周期長，往往是計劃趕不上變化，而且又要消耗大量人力和財力。

電子財務檔案具有無可比擬的優點，能夠很好地適應軍隊財務檔案的發展需求。電子財務檔案是指存貯于磁盤、光盤等電子介質中的各種票據、憑證、賬簿、報表等財務數據資料。較之傳統的財務檔案，電子財務檔案有許多特點：電子財務檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；電子財務檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質材料中；電子財務檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結果。如果電子財務檔案上網，通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足了日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。

正如上面所述，電子財務檔案或財務檔案信息化有很多優點，但也有不足的一面。如，具有系統依賴性，即需要一定的軟硬件環境支持，只能在特定的條件下才能打開，不具備傳統檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點，因此，即使實現了財務檔案管理的信息化，在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔。

二、軍隊財務檔案管理信息化的主要內容

一是搞好數據的挖掘和整理，建好數據庫，并及時采集動態數據。檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎，其他的一切工作都是建立在此基礎之上。傳統的檔案大都以紙質為載體，實現檔案管理的信息化，必須向數字化檔案管理轉變。未來的財務檔案室就是財務檔案的數據采集源泉和基地，是數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地。在財務檔案數字化的基礎上，必須建立軍隊財務檔案數據庫，可以按軍隊財務檔案的內容分類建立若干個主要的數據庫，如按標準制度、原始憑證、會計帳簿、指標文件、工作資料等等，建立幾個主要基本數據庫。數據庫一經建立，立即著手數據的錄入，將本單位的財務檔案資料都錄入計算機。

二是搞好財務檔案信息網絡建設，提高檔案使用效率。檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實現將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務檔案信息網絡，一方面可以將業務上級的文檔，以及本級各單位的相關文件直接進入或轉換進入檔案數據庫,減少檔案人員的重復錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯機公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務，也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務檔案信息咨詢。總之，網絡財務檔案的在線管理和使用功能，可以大大減少檔案在形成、調閱上的時空差，實現財務檔案管理由靜態管理向動態管理的跨越，整合財力資源、人力資源，提高財務檔案管理能力和質量。

三是搞好財務檔案管理輔助決策系統建設，做到定量分析與定性分析相結合，科學管理使用檔案。財務檔案信息通過采集整理和網絡傳輸，最終要提供給各級領導、決策部門、財務人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高，僅憑有關人員的經驗來處理問題是不行的，必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統。以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎，以計算機技術、人工智能技術、經濟數學等為手段，建立決策支持系統。該系統能對一個問題提出多種方案，并對方案進行比較、分析和優化，最大限度地提高財務保障的決策水平和決策質量。

三、軍隊財務檔案管理信息化的基本措施

財務檔案管理信息化是一項系統工程，涉及到管理、技術、人員、資金等多方面的問題，具有一定的復雜性，需要統籌考慮。

一是領導高度重視和大力推動。領導是財務檔案管理信息化的真正推動者。領導者的信息化意識的高低決定了信息化建設的力度、進度和深度。領導者要樹立科學的管理觀念，擺脫傳統思維的束縛，認識到計算機和網絡技術應用于財務檔案工作的真正意義。為此，領導者應該投入大量的精力關心和支持這一事業，在資金、設備、人才等方面予以充分投入，把財務檔案管理信息化納入工作計劃和考核范圍；主管財務工作的領導，要經常過問此項工作，了解財務檔案工作情況，提出要求，下達任務，指導財務檔案人員依法開展工作，幫助解決工作中存在的實際困難。

二是加強軍隊財務檔案管理的基礎設施建設。軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規劃初期，應該有財務部門和檔案部門人員共同協商，分別從財務管理角度和檔案管理角度提出設計思路，考慮各方面的需要，從而避免在系統運行過程中出現空缺或重疊，提高效率。在財務軟件方面，應采用一定的安全保密措施，實行電子簽單制度，建立和健全財務檔案管理責任制、電子文件簽入/簽出制度、安全日志制度，從而保障財務檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外，為便于財務軟件升級，保證不同開發商提供的軟件能夠相互兼容，必須提高財務數據存貯形式的標準性、一致性和可續性。

三是提高財務檔案管理人員的信息化素質。財務檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支高素質的財務檔案干部隊伍，是財務檔案管理信息化的重要基礎。財務部門要補充具有計算機、通信、微電子等學歷背景的技術人員，逐步改變現有業務人員隊伍專業結構單一的情況，滿足信息化建設工作的需要；加強財務檔案人員的繼續教育，以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則，著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高他們掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能。建立合理的財務檔案管理人員的效績考核評價規定，對財務檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰，激勵大家學信息化、用信息化。另一方面，也要對計算機信息化技術人員進行一定的檔案工作、財務管理工作知識和技能的介紹，使其了解財務檔案工作的客觀規律，更好地為財務檔案管理信息化提供技術支持。