電算化現金流量表管理

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在會計電算中，計算機是否能編制某一個會計報表，主要看是否由相應的會計科目編碼能提供編表所需的數據。因而如何對各種現金流量進行編碼，就成為計算機編制現金流量表的關鍵。對各種現金流量進行編碼，主要有兩種設計思路：系統內底層編碼法和系統外補充編碼法。

一、系統內底層編碼法

系統內底層編碼法，就是在現金及現金等價物有關科目的系統編碼（如1001、1002、1009等）之下，延伸更下一級反映各種現金流量的底層明細編碼，并按現金流量表正表部分各原始填列項目（不含需要計算的項目）的行號，作為設置和使用放映各種現金流量的底層明細編碼，通過這些原系統內延伸的底層明細編碼提供各種現金流量數據，進而編制現金流量表。

1、設計科目編碼

如果使用定長（即同級科目的編碼寬度完全一致）數位編碼方案，一級科目用4個字符位、各級明細科目分別用2個字符位進行編碼，如“現金（1001）”科目延伸的反映現金流量的底層明細編碼可編碼如圖表1：

圖表1

會計科目級別順序號數位碼編碼

現金1110011001

銷售商品、提供勞務收到的現金20101100101

…………………………

支付的其他與籌資活動有關的現金25252100152

貨幣資金科目內部結轉29898100198

上年結轉的現金余額29999100199

圖表1中，“現金”科目所屬2級明細科目的“順序號”和“數位碼”就是現金流量表正表部分的行號。其中，“98”和“99”是兩個特殊的明細編碼。“98”編碼專門用于現金及現金等價物之間的內部結轉，如從銀行存款結算戶提現備用，借記“100198”，貸記“100298”；將現金送存開戶行，借記“100298”，貸記“100198”，如此等等。“99”編碼專門用于上年結轉，此明細編碼平時不使用，到年終關賬編制現金流量表后，再將其余所有明細編碼的余額全部轉入“99”編碼（該項工作可利用計算機進行自動轉賬或采用全自動表格輸入法），除了“99”編碼有余額結轉下年以外，其他明細編碼均無余額結轉下年。這種編碼方法實際采用了“單向編碼”設計技術。即反映現金流入的底層明細編碼，平時則只有借方發生額，一般無貸方發生額。“99”編碼不過是與“單向編碼”配合使用的一個綜合性明細編碼，單項編碼往往與綜合編碼配合使用。

對銀行存款（1002）科目，若企業在多個銀行開戶，則按銀行戶頭進行二級明細編碼，在其下比照“1001”進行現金流量的三級底層明細編碼。如果企業在銀行只開設了一個戶頭，則按銀行戶頭設置的二級編碼可以取消，仍比照“現金1001”進行二級明細編碼。

“其他貨幣資金（1009）”科目也要比照上述方法進行現金流量的底層明細編碼。建議增設“現金等價物（1003）”的一級編碼。購入持有期限不超過3個月的短期債券，借記“1003”，貸記“100298”或“100198”，這時“短期投資”只核算3個月以上到一年之內的對外投資，不核算3個月以內的對外投資。現金等價物到期轉換為現金，對收回的債券投資本金借記“100198”或“100298”，貸記“1003”；對收回的債券投資利息則借記“100123”或“100223”，貸記“5201（投資收益）”。資產負債表資產方的“貨幣資金”項目相應改為“現金及現金等價物”，以便明確表示其與現金流量表的稽核關系。

2、輸入憑證數據及加工中央數據

將企業當期的業務通過記賬憑證輸入模塊將憑證輸入憑證庫，接下來便是通過憑證數據加工模塊，將憑證庫中的數據加工生成“中央數據表”。該表包含期初余額、借方發生額、貸方發生額、期末余額等四個字段，它包含所有的“1001”、“1002”、“1003”等現金類科目的總賬及明細賬數據。

3、通過編表指令編制現金流量表

若將現金類科目的期初和期末余額用正、負數分別表示借方、貸方余額，只需將“1001”、“1002”、“1009”等現金類科目的相同二級明細編碼的期末余額相加，即可得到現金流量表上該行號的填表數據。

對現金流量表正表部分的每一個填列項目而言，會計電算采集數據填表的基本方法是完全相同的。例如，現金流量表中第25行（處置長期資產而收到的現金凈額）的填表數據，就是在中央數據表的“期末余額”字段采集科目“100101”＋“100201”＋“100901”的數據填表；又如，現金流量表中第25行（處置長期資產而收到的現金凈額）的填表數據，就是在中央數據表的“期末余額”字段采集科目“100125”＋“100225”＋“100925”的數據填表。其余的填列項目都是按照這一方法填表。

該法采集數據的方法有三個重要的特點：都在中央數據表的“期末余額”字段采集數據，以便獲取本填列項目的凈流量；采集的數據的前導編碼都是“10”打頭，除了現金及現金等價物科目以外，其他會計科目的前導編碼都不會以“10”打頭，采集數據的底層編碼就是該原始填列項目的行號。基于以上采集數據的三個重要特點，可以設計一個自定義函數來編表，該自定義函數要帶三個參數調用，即級別、前導編碼和底層編碼。現金流量表正表部分每一個原始填列項目的編表指令，都傳遞這三個參數，調用這同一個自定義函數進行編表。

4、系統內底層編碼的優缺點

該法的主要優點是：不必在原系統編碼之外補充增加另一套科目編碼，也不必另行編制現金流量的記賬憑證，完全利用原有系統編碼和現有會計憑證編制現金流量表。其主要缺點是：要求所有的制證人員都要熟悉現金流量表的編制，否則制證會很困難，一般不太適合分散制證的需要。

二、系統外補充編碼法

系統外補充編碼法要求在原有系統編碼之外補充增加一套編碼，并在原有記賬憑證編制的基礎上，對現金收付的會計事項，使用增加的那一套編碼，另行編制一套僅僅放映現金流量的記賬憑證，將其輸入機內以后據以編制現金流量表。

1、設計科目編碼

原有會計科目系統編碼范圍，第一位數字使用的一般是1至5開頭，為了加以區別，系統外補充編碼法可使用“7”開頭作為增加的科目編碼。為了滿足復式記賬的要求，還必須設置兩個單獨反映現金來源（798）與現金運用（799）的編碼，然后對現金流量表項目進行補充編表，如圖表2：

圖表2

項目行次編碼

銷售商品、提供勞務收到的現金1711

收到的稅費返還3712

………………

購買商品、接受勞務收到的現金10721

………………

購建長期資產所支付的現金30741

………………

匯率變動對現金的影響55797

現金來源798

現金運用799

2、另行編制現金收付憑證

上述“7”字打頭的編碼實際上是一級科目編碼，運用增加的這些科目編碼，對現金收付事項另行編制一套僅反映現金流量的記賬憑證，轉賬業務不必編制這套記賬憑證。

例如：以銀行存款購入在建工程物資35萬元。

按傳統的權責發生至編制的會計分錄如下：

借：在建工程（1603）350，000

貸：銀行存款（1002）350，000

按現金流量記賬憑證編制的會計分錄如下：

借：現金運用（799）350，000

貸：購建長期資產所支付的現金（741）350，000

上例現金及現金等價物科目之間的內部結轉，并不產生現金流量，因此不必另行編制反映現金流量的記賬憑證。對于原有記賬憑證中的轉賬事項，也不必另行編制反映現金流量的記賬憑證。

從上例反映現金流量的記賬憑證來看，將現金來源（798）減現金運用（799），就是現金及現金等價物的凈流量，即現金及現金等價物的發生額之差；它必定會等于現金及現金等價物的期末余額減年初余額，即等于現金及現金等價物的余額之差。

接下來的輸入憑證數據、加工中央數據及編表環節同系統內底層編碼法。

3、系統外補充編碼法的優缺點

該法的主要優點是：傳統的那一套記賬憑證不必編制到現金流量表項目，以滿足有的企業分散制證的要求，適應某些制證人員并不熟悉現金流量表的需要；而另一套反映現金流量的記賬憑證則集中由熟悉現金流量表的人員制證。主要缺點是增加了單獨的一套科目編碼，并大大增加了編制反映現金流量記賬憑證的工作量。