會計信息系統管理
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[摘要]傳統的會計信息系統往往是基于視圖考慮問題，即從各個業務部門決策所需的信息去考慮問題，造成了信息重復、不一致等問題。本文提出建立基于事件驅動的會計信息系統，將解決傳統會計信息系統存在的問題，而且這種模式還有利于對企業各種業務的監控。
[關鍵詞]事件驅動；會計信息系統
傳統的會計信息系統越來越不能滿足信息使用者對于信息的需求，需要建立一個全新的會計信息系統以改變這種現狀，并提高會計信息在整個組織中的地位。
一、傳統會計信息系統的缺陷
在傳統信息系統體系結構中，人們為了從不同的角度記錄并報告業務活動，組織中存在各種各樣的信息系統。而具體存在多少個信息系統，取決于人們在管理業務活動時需要從多少個角度看問題；或者說，在組織中存在多少種視圖。
傳統模式下，系統設計者通過為各種視圖各建立一套信息系統來解決信息客戶需求的多樣性問題。各個系統有各自分類方法，它們各自從同一業務事件中選擇、記錄該業務數據的一個子集，各個子集之間只有輕微不同。傳統的會計系統也僅是組織中存在的眾多系統之一。
上述的銷售業務，其過程中的所有活動是由非會計人員處理的，會計分錄通常基于業務活動的原始憑證或者其他相關數據取得。當某業務事件屬于會計事項時，該交易歷史記錄的簡化版本就被送至會計部門。這就使得與同一業務事件相關的數據被分別保存于會計人員和非會計人員手中，導致數據不一致、信息隔閡和組織中信息重復存儲。
此外，數據并沒有被實時記錄和處理。傳統會計系統體系結構的一個缺憾就是賬戶余額從來不是當前時點的余額。會計數據通常是在業務發生后收集，而不是在業務發生時實時收集。而且，在傳統的會計系統體系結構下，財務報表并不直接可用，還必須經過若干后臺處理步驟（過賬、對賬、編制調整分錄、結賬和編制財務報表）。由于會計處理不是實時的，過賬、結賬和編制調整分錄都是必須的。因為如果不這么做，可能會有某些賬戶記錄并不反映當前的賬戶余額。因為在多個系統中存在同一數據的若干拷貝，對賬也是必須的。只有通過對賬，才能識別、確認哪一份數據拷貝是正確的。
由于會計信息是在業務發生后采集和處理的，所以用于決策的會計信息總是滯后的。因為信息用戶必須不斷做決策，如果決策者不能從會計系統中取得所需信息，他就會到別的系統去尋求所需信息。當決策者從別的系統找到他所需的信息時，會計系統和會計信息的價值就急劇下降了。
二、構建基于事件驅動的體系結構
信息技術應當促進業務目標的實現，而不是限制它，或者把一種結構形式強加給組織以實現業務目標。我們的目標是開發解決業務問題的IT應用。
傳統的會計信息系統體系結構是視圖驅動的：所需的業務數據視圖決定如何采集、存儲和使用業務數據。視圖驅動的IT應用可用于支持特定職能部門（例如銷售、會計、財務和生產）的管理工作。而不是為可能跨越幾個職能部門的業務過程提供整體視圖。
在組織中，對業務過程和事件有著幾乎無限的視圖，因此大可不必圍繞紛繁雜亂的視圖來構造會計系統和其他系統，可以基于各種視圖的根本——業務過程和事件來構造系統。由于設計定位從用戶視圖轉到業務事件，系統設計者可以專注于采集和存儲業務過程的數據——這是各種業務視圖的基礎。這就防止在多個系統中重復存儲和處理相同業務活動的數據。這種新型的系統，可以稱之為“事件驅動的體系結構”。
這個體系結構認為業務過程和事件的本質決定了如何采集、存儲和使用數據。對于每個業務事件，可以存儲以下5個方面的數據：事件內容、時間、當事人、相關事項和發生地點。以這種方式收集和存儲數據，一個事件驅動的體系結構就能提供各種視圖驅動應用所能提供的全部視圖，而且不會產生諸如數據重復存儲、數據不一致和應用彼此重復之類的問題。這種體系結構有如下幾個特點：
1.這種體系結構是基于業務事件（業務活動）的，而不是基于用戶信息視圖，把關注的焦點集中于業務事件上，改變會計的工作范圍。系統中存儲業務活動多方面的細節信息，從而能靈活地生成各種報告。專注于業務事件自然會促成企業中各職能部門的融合，也會使財務數據和非財務數據融為一體。基于這個系統，會計人員就能提供更完整、更有價值的信息。
2.這種體系結構支持業務活動的簡化和變更。盡管對IT進行了大量投資，試圖改變業務過程并使其自動化，但未能取得巨大進展。經驗證明：僅僅使原本就有缺陷的系統自動化并不能解決問題。因此，組織應先反思現存的業務過程，然后再應用IT.
3.這種體系結構集成所有業務數據。數據集成是將組織中所有與業務相關的數據集中在一個邏輯數據庫，而不是聽任數據分散存儲、重復存儲于多個低耦合的系統中。數據分散存儲、重復存儲于多個低耦合的系統中往往導致數據不完整、數據重復。一個集成的數據庫就足以支持所有的用戶視圖。
4.這種體系結構集成信息處理和實時控制。當數據被分割成財務數據和非財務數據，或按照別的標準被分割成幾個部分時，所需的處理過程數迅速增加。用戶不僅需要兩套記錄、維護和報告過程，他們還需調節這兩個獨立系統的協調過程。我們利用信息技術在業務發生時記錄數據并控制業務過程。正確的處理集成會大量降低組織運營成本，促進業務過程和信息過程的改造。處理集成的好處之一就是可能實現簿記過程的自動化，從而使人的注意力能轉向靈活多變的、面向決策的任務。
三、基于事件驅動的內部控制系統
在信息時代，從人處理轉到計算機處理，從紙張數據存儲和數據傳輸到電子數據存儲和數據傳輸，很多關于內部控制的觀念需要有很大的改變。
（一）觀念的轉變
對于內部控制觀念的轉變主要有以下幾個方面：
1.消除大部分打印文檔。編制和維護打印文檔成本很高，如果有同樣的電子版信息，打印文檔實際上毫無用處。而且由于其占體積大，存儲成本高，不易訪問，打印文檔在現在已經成為一種累贅。
2.職責分離仍然是一種中肯的觀念，但IT能替代原來分派給分離的個人的某些職能。許多原來由多個員工執行的控制現在能被嵌入到信息系統中，并由信息技術來監控。
3.應該消除業務事件數據的重復記錄和核對機制。在IT環境下，記錄和維護重復數據并執行核對的成本很高，且毫無必要。
4.會計師應該成為具有實時、積極的控制觀點的咨詢師。預防商業風險應該比檢查、糾正錯誤和舞弊更為重要。
5.應著重強調在信息系統的設計和開發階段實施控制，而不是由審計師來驗證系統本身的準確性。盡管對財務報表的年度審計仍然是外部審計師執行的一項有價值的服務，但隨著驗證系統本身準確性和提供實時報告擔保服務的重要性的不斷提高，審計財務報表的重要性也逐步降低了。
6.應著重強調增強組織的有效性，不斷改善內部控制，使其保持強健。消除核對清單的控制觀點，對特定風險及對風險的控制進行評價。
7.盡可能地開發利用信息技術。這需要理解IT的能力和風險。應大量使用IT技術來支持決策過程、開展業務事件、執行信息過程及預防和檢查錯誤和舞弊。
（二）事件驅動系統中的風險和控制
1.業務事件風險。業務事件風險導致的錯誤和舞弊有下列特征：
業務事件發生在錯誤的時間和錯誤的順序；
業務事件的發生沒有適當的授權；
業務事件涉及錯誤的內部人員；
業務事件涉及錯誤的外部人員；
業務事件涉及錯誤的資源類型；
業務事件涉及錯誤的資源數量；
業務事件發生在錯誤的地點。
我們的目標是識別與業務事件有關的風險，并在風險發生時盡可能地控制它。這需要將控制程序嵌入到業務事件的執行過程中。在業務活動發生時檢查和管理與事件相關的規則、政策和程序。由于組織越來越多地使用信息技術來定義和執行業務過程，使我們能以較低的成本實時識別風險。
2.信息處理風險。業務事件將觸發信息系統的記錄活動——信息事件。與信息處理相關的風險包括：
（1）記錄風險，包括記錄不完整、不準確或無效的業務事件數據。不完整的數據未包括業務事件所有的相關特征：不準確是由于記錄的數據未準確地表示事件；無效是指記錄虛假事件的數據。
（2）維護風險，基本與記錄風險相同。唯一的區別是數據與資源、參與者和地點相關，而不是與業務事件相關。與維護過程相關的風險是指未察覺或未記錄組織的資源、參與者和地點的變化（如客戶或雇員搬遷，客戶宣布破產或地點在自然災難中受到破壞等等）。
（3）報告風險，包括數據訪問不當或匯總不當，或數據提供給未經授權的人，或未及時提供數據。
（三）會計信息系統中內部控制的設計
一個完整的會計信息系統應該包含內部控制的功能，具體地說，要能夠達到事前、事中、事后控制相結合。其中事前控制主要是預算的編制和激勵機制的設定；事中的控制主要是根據預算進行實時控制并進行決策支持：事后控制則主要是信息的及時反饋和績效評價。
四、結語
基于事件驅動的會計信息系統很好地解決了傳統會計信息系統基于視圖驅動所存在的缺陷和不足，同時能更好地促進企業內部各職能部門達到有機的融合，實現信息的集成處理和實時控制，從而使人的注意力能轉向靈活多變的、面向決策的任務。
