會計檔案
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電力工業(yè)是關系國計民生的重要基礎產(chǎn)業(yè)和公用事業(yè)，電力企業(yè)作為公用事業(yè)，其建設資金絕大多數(shù)來源于國家財政，實行的是微利原則，有利潤也是應用于公用事業(yè)。2004年，全國凈增發(fā)電裝機容量4929萬千瓦，發(fā)電設備總容量達到44070萬千瓦，比上年增長12.6％。另外，全國共投產(chǎn)220千伏及以上輸電線路22912公里、變電容量10625萬千伏安。區(qū)域電網(wǎng)和省級電網(wǎng)網(wǎng)架得到加強，全國聯(lián)網(wǎng)格局基本形成。20**年，新增發(fā)電裝機容量約7000千瓦。電網(wǎng)建設投產(chǎn)220千伏及以上輸電線路25000公里左右，變電容量約14000萬千伏安。電網(wǎng)建設將對電網(wǎng)保護與控制設備、輸變電設備、電力計量設備等行業(yè)內(nèi)企業(yè)產(chǎn)生直接影響。新增發(fā)電裝機容量創(chuàng)下峰值年，電網(wǎng)建設滯后于電源建設的局面將有所改變。
20**年是電力裝備制造業(yè)供貨任務最繁重的一年，特別是國家投資336.2億元對縣城電網(wǎng)建設與改造工程全面啟動，輸變電設備的需求缺口加大，輸變電設備生產(chǎn)雖然受到原材料上漲的沖擊，仍然有一定的利潤空間，但是以目前電網(wǎng)企業(yè)的贏利能力，還達不到能夠正常發(fā)展的水平。要解決這一問題，電力企業(yè)除了努力消化成本增支挖潛降耗外，還應加強企業(yè)內(nèi)部管理，利用現(xiàn)有資源——文書檔案，尋求新的閃光點。本文提到的文書檔案側重于會計檔案。
一、會計檔案的定義
作為文書檔案的一種，會計檔案指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。會計檔案主要來自立檔單位的財會部門或財務會計人員。會計工作是由會計核算、會計分析和會計檢查三個部分所組成，而會計核算是會計的基本環(huán)節(jié)，會計檔案則是這個環(huán)節(jié)的集中反映和副產(chǎn)品。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務、明確經(jīng)濟責任的書面證明，是登記賬簿的重要依據(jù)。會計憑證分為原始憑證和記賬憑證兩種。會計賬簿是以會計憑證為依據(jù)，全面地、連續(xù)地、科學地記錄和反映各項經(jīng)濟業(yè)務的簿籍。會計報表是用統(tǒng)一的貨幣計量單位，總括地反映企業(yè)、事業(yè)、機關單位在一定時期內(nèi)的經(jīng)濟活動和財務收支情況的報告文件。會計報表分為月報、季報和年報。會計檔案應由財會部門按照歸檔的要求，負責裝訂成冊或整理立卷，按要求移交歸檔。
二、會計檔案的特點和功能
(一)會計檔案的特點
1、專業(yè)性。會計檔案是經(jīng)濟活動和財務收支過程中的產(chǎn)物，與會計工作活動密切相關。
2、廣泛性。從形成會計檔案的部門與單位來看，凡是具備單獨會計核算的單位，都會形成會計檔案。
3、嚴密性。會計檔案形成過程具有嚴密性，一環(huán)扣一環(huán)，聯(lián)系緊密，在反映經(jīng)濟活動與財務收支方面缺一不可。
(二)會計檔案的功能
1、為國家經(jīng)濟建設進行決策及對宏觀經(jīng)濟進行監(jiān)督管理，提供真實可靠的信息。
2、小范圍能為加強企業(yè)內(nèi)部微觀經(jīng)濟管理提供豐富的原始數(shù)據(jù)，大范圍能為保護國家財產(chǎn)和打擊經(jīng)濟領域不法行為提供有力證據(jù)。
3、為研究財政經(jīng)濟、歷史和發(fā)展提供可靠史料。
三、電力企業(yè)會計檔案利用的現(xiàn)狀
隨著市場經(jīng)濟的逐步發(fā)展，電力企業(yè)逐步成為自主開發(fā)、自我發(fā)展的經(jīng)濟實體，電力企業(yè)面臨著新時期電力市場競爭日趨激烈的形勢。首先，國家宏觀調(diào)控政策影響逐步顯現(xiàn)，經(jīng)濟增長速度放緩，用電市場開拓難度加大。其次，受第二輪煤電聯(lián)動電價調(diào)整政策以及枯水期電價上浮影響，高能耗企業(yè)的用電需求將進一步萎縮，市場形勢更加嚴峻，并且極有可能導致政策性欠費及電費壞賬的大幅發(fā)生。此外，枯水期需購入計劃外電量填補缺口，將增加購電成本2億元。
會計檔案是企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的重要資料，充分利用好會計檔案將為企業(yè)發(fā)展帶來巨大的利益。可惜的是，電力企業(yè)在企業(yè)經(jīng)營管理中起重要作用的會計檔案并沒有運用在增效上。受傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制的影響，多數(shù)企業(yè)只重視對事業(yè)收入、經(jīng)費支出、資金的管理利用，而對會計檔案資源利用卻沒有引起足夠重視，很少利用會計檔案來分析經(jīng)濟管理過程中的各項活動，在一定程度造成了會計檔案資源的浪費。同時，由于電力企業(yè)會計檔案管理制度中或多或少地存在過分強調(diào)保密的問題，對利用會計檔案人員的身份和利用目的作了嚴格的限制，導致一批現(xiàn)實的會計檔案用戶被拒之門外，潛在的會計檔案用戶得不到轉化，會計檔案的史料和參考作用難以最大限度地發(fā)揮。
四、電力企業(yè)會計檔案利用的意義
從各類權威電力投資信息分析材料得知，隨著國民經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國電力市場進人了新一輪景氣循環(huán)，城市化和重工業(yè)化的高速發(fā)展帶動了電力需求的強勁增長。20**～2007年，我國將新增電力1.80億千瓦，到2010年我國電力裝機容量將達6億千瓦，2020年將達到10億千瓦。從2004年到2020年，我國電力將翻一番。我國特高壓電網(wǎng)工程的建設給輸變電行業(yè)帶來新商機。據(jù)預計到2020年，全國特高壓及跨區(qū)電網(wǎng)的輸送容量約為2.1億千瓦，其中800千伏直流約為5600萬千瓦，另外約1.5億千瓦由交流構成。從投資角度看，2020年，特高壓交流加直流的市場約為4060億元，其中交流2560億元，直流1500億元。
在輸配電設備行業(yè)，雖然行業(yè)資質與產(chǎn)品研發(fā)量核心要素至關重要，但企業(yè)營銷策略也正在逐步成為制勝的重要手段。電力企業(yè)檔案記載企業(yè)的歷史，信息連著企業(yè)的未來。充分利用會計檔案，可以對市場范圍廣、投資戰(zhàn)線大的電力企業(yè)提供工程的投標、預算，自身可支配資金的動態(tài)，整體資金狀態(tài)的參考分析，以及其他資金狀況的分析和預測、戰(zhàn)略決策支持，以便更好地把握企業(yè)的發(fā)展方向。
我們知道，所謂預算管理，就是用貨幣來計量，將決策目標所涉及的經(jīng)濟資源配置，以計劃的形式具體地、系統(tǒng)地反映出來。簡言之，就是決策目標的具體化。“預則立，不預則廢。”這句古語早已確切地道出了預算的重要性，因此做好電力企業(yè)全面預算管理是非常重要的，這又正是會計檔案所能提供的。會計檔案所記錄的是投入價值中的歷史成本，而歷史成本的可靠性是不言而喻的。
我們知道，資產(chǎn)的定義是預期能夠流入企業(yè)未來經(jīng)濟利益的資源。我們可以看出會計檔案資源和物資資源都符合此定義，即兩者都有為企業(yè)帶來經(jīng)濟效益的能力。會計信息的需求者最關心的是檔案數(shù)據(jù)為企業(yè)創(chuàng)造的價值大小，期望會計檔案信息能幫助他們預測企業(yè)未來的現(xiàn)金流量，對檔案價值的需求相對而言要小些。也就是說，利益關系人并不太在乎企業(yè)檔案本身的價值大小，他們更關注企業(yè)取得和利用會計檔案的成本和檔案信息給企業(yè)帶來的效益。總的來說，充分利用會計檔案，可以實現(xiàn)以下管理效果：
(一)掌握整個企業(yè)的整體資金狀況
企業(yè)管理者隨時都能方便地對會計檔案目錄、數(shù)據(jù)進行查詢，實時、動態(tài)、完整地掌握整個企業(yè)范圍內(nèi)的整體資金狀況，包括賬戶基本情況、交易記錄、余額信息，提高分析和駕馭市場的能力。從而針對各地區(qū)用電結構差異和不同時期用電特點，研究制定出多種營銷策略組合。
(二)監(jiān)控資金動態(tài)。防范風險、堵塞漏洞
利用會計檔案可方便地隨時監(jiān)測異動，加強對投資、融資、擔保和匯率等方面的風險管理，為企業(yè)減少風險；同時，可方便隨時摸“家底”，查問題，找原因；對癥下藥，堵塞漏洞，完善各項管理制度和內(nèi)控制度，提高管理水平，為企業(yè)的改革和發(fā)展奠定堅實的基礎。
(三)提高資金的使用效益
利用會計檔案，實時掌握企業(yè)可支配的資金總量，可以向商業(yè)銀行爭取較高的協(xié)議存款利率，可以在公司內(nèi)部調(diào)劑余缺，可以盡量利用自有資金、減少財務費用，向資金要效益，提升企業(yè)價值。
(四)對資金狀況進行各種分析和預測，提供決策支持
根據(jù)資金需求和存量，作出資金預測；通過對資金支付信息的分析，安排對企業(yè)最有利的資金付款計劃；通過對企業(yè)范圍內(nèi)的現(xiàn)金流量的完整分析，作出全面的資金規(guī)劃；通過對不同銀行間存款余額、協(xié)議存款利率、實際貸款利率的綜合比較分析，對融資結構和存款結構進行最優(yōu)規(guī)劃。
(五)深化預算資金管理
利用會計檔案，繼續(xù)擴大企業(yè)賬戶規(guī)模，加強運作。貫徹國家電價調(diào)整政策，確保執(zhí)行到位。繼續(xù)做好西電東送輸電價格兩部制及豐枯電價機制研究。建立統(tǒng)一高效的保險管理模式，加強稅務籌劃，爭取稅收優(yōu)惠政策。
(六)為搞清單位債權債務、理順和明晰產(chǎn)權關系發(fā)揮作用
某些企業(yè)的會計人員崗位變動大，情況復雜，但一些歷史遺留問題，可以通過會計檔案，明確單位與單位之間、單位與內(nèi)部成員之間的債權債務關系，劃分經(jīng)濟責任，理順和明晰產(chǎn)權關系。
(七)為努力消化成本、挖潛降耗提供數(shù)據(jù)分析
利用會計檔案，建設節(jié)約型企業(yè)，堅持開源與節(jié)約并重的原則，把節(jié)約放在首位。通過各種數(shù)據(jù)分析對比節(jié)約成本，整改降耗，同時開展節(jié)鋼、節(jié)水、節(jié)電、節(jié)油為重點的節(jié)約工作，牢固樹立電力企業(yè)節(jié)約意識，使資源高效循環(huán)利用，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。五、電力企業(yè)利用會計檔案管理取得的成果
迄今為止，南方電網(wǎng)公司創(chuàng)造性地運用會計檔案的相關數(shù)據(jù)，取得了不俗的成績o，
(一)利用檔案資源，多方面為企業(yè)提供有力證據(jù)。有效地挽回了經(jīng)濟損失
從2006年初開始，陸續(xù)開展預算執(zhí)行檢查，逐個單位跟蹤，逐個指標落實，確保完成全年資產(chǎn)經(jīng)營任務。有計劃地安排已完工項目貸款提前還貸，壓減利息支出3000萬元，緩解了融資成本上升的壓力。
2003年，廣西送變電建設公司經(jīng)起訴審理的案件在2004年已全部結案并進入執(zhí)行階段，公司訴玉林市某工行分理處存單糾紛一案為公司挽回經(jīng)濟損失85.6萬元；公司訴玉林某農(nóng)村信用社存單糾紛一案為公司挽回經(jīng)濟損失85萬元；公司訴中國農(nóng)業(yè)銀行南寧某分理處存單糾紛一案為公司挽回經(jīng)濟損失50萬元；公司鐵塔廠在與甘肅省天水市鍛壓機床廠改造合同糾紛一案中運用調(diào)解手段維權，與對方達成和解協(xié)議，妥善解決了糾紛。
(二)經(jīng)營管理水平不斷提高，效益穩(wěn)步增長
南方電網(wǎng)公司電價工作取得了新的突破，改善了經(jīng)營環(huán)境。全面預算管理繼續(xù)深化，經(jīng)濟活動分析質量得到不斷提高，加強了對基建成本、購電成本和可控供電成本的管理。因購電結構優(yōu)化，公司平均購電單價下降了15.33元／千千瓦時，可控供電單位成本比預算下降了2.67元／千千瓦時。出臺了《“十一五”節(jié)能降損綱要》，繼續(xù)強化線損管理，全網(wǎng)綜合線損率為7.16％，比年度計劃指標低0.2個百分點。2006年上半年，公司實現(xiàn)售電量1788.7億千瓦時，同比增長13.2％，應收電費余額比上年同期減少9.9億元。公司在全球500強企業(yè)中排名上升了50位，列第266位。
(三)南方電網(wǎng)公司配合廣西壯族自治區(qū)經(jīng)委、物價局出臺了豐水期低谷時段優(yōu)惠電價政策。開拓低谷用電市場
有60萬～80萬千瓦的停機負荷重新開機生產(chǎn)，拉動低谷平均負荷增加30萬千瓦。重點跟蹤的273家企業(yè)開機負荷達到253萬千瓦，開機率達74.2％。恢復了業(yè)擴緊急金，從第一期資金的使用情況看，對開拓居民、商業(yè)、非普等優(yōu)質用戶市場，解決局部配網(wǎng)卡脖子問題發(fā)揮了較好的作用。公司抓住國家實施第二輪煤電價格聯(lián)動政策的機遇，配合物價部門制訂了廣西煤電價格聯(lián)動方案，疏導電網(wǎng)輸配電價矛盾。從2006年7月1日起，銷售電價平均提高3.33分／千瓦時，較好地解決了電網(wǎng)建設還本付息、來賓BOT電廠新增電費和國家出臺優(yōu)惠電價造成的電費缺口。重新修訂內(nèi)部經(jīng)營責任制，實施新的量價結合，更注重市場差異的內(nèi)部經(jīng)營責任制考核，調(diào)動供電局開拓市場、提高效益的積極性。開展市場調(diào)研，分析電價調(diào)整帶來的影響，為下半年營銷工作做好準備。
六、加強電力企業(yè)會計檔案管理工作的措施
(一)進一步完善企業(yè)會計檔案管理制度實施細則
電力企業(yè)財務部門要結合本單位會計電算化的特點和實際情況，按照財政部《會計檔案管理辦法》制定適合本單位的會計檔案管理制度實施細則。對會計檔案的收集、整理、鑒定、編目、銷毀和有效利用等形成一整套的實施細則規(guī)章制度。定期對會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿、會計報表、收費報表、系統(tǒng)日志等數(shù)據(jù)用統(tǒng)一紙質打印裝訂成冊并進行存檔，這種管理方法與傳統(tǒng)的會計檔案管理方式相一致。計算機打印的會計賬簿應填制賬簿啟用表和科目目錄，賬簿封面要填寫賬簿名稱和單位名稱，對賬簿、報表還要打印頁碼，認真做好會計檔案立卷工作，并根據(jù)會計檔案管理辦法要求，填寫案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。還應設置專職會計檔案管理崗位，由專人負責向公司檔案室移交會計檔案，在交接時要認真清點，保證歸檔數(shù)量準確，確保會計檔案安全完整。應對計算機環(huán)境中形成的會計檔案實行多備份：一是采用在專用計算機上進行電子檔案備份；二是在磁盤、光盤上進行電子檔案備份；三是對電子會計檔案進行異地備份，以防發(fā)生事故時使會計檔案盡失。同時還應將制定的管理制度，特別是要形成電子會計檔案的管理制度，推行電子檔案與多套保管制度，對所有備份的電子會計檔案數(shù)據(jù)以最優(yōu)質的光盤刻錄備份，從而保證數(shù)據(jù)的實體和信息安全。
(二)加強會計檔案管理的硬件投入
電力企業(yè)存放電子會計檔案的場所，應具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，接收入庫的會計電算化檔案要裝入特制的軟件盒中，軟件盒須放在特制的防磁檔案柜內(nèi)，對電子信息的歸檔、立卷、查詢等建立明確的程序和授權批準制度。為保證電子會計檔案信息的安全，要制定防范計算機病毒的措施，防止計算機病毒造成電算化信息的重大損失。由于目前會計核算系統(tǒng)多采用局域網(wǎng)形成，病毒容易從外來軟盤或光盤的渠道帶來。因此，企業(yè)要加強計算機系統(tǒng)管理，對一般操作人員的計算機一律去掉軟驅和光驅，所有需安裝的軟件都必須由系統(tǒng)管理員執(zhí)行，從根本上解決病毒的威脅。
(三)加強組織領導。提高會計檔案管理水平
領導重視是搞好會計檔案管理工作的重要前提和關鍵，只有建立和落實各級會計檔案管理工作責任制，明確各人職責，才能使會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實。企業(yè)在會計檔案管理人員聘用上，要從整體利益出發(fā)，不拘一格，擇優(yōu)選聘，把好會計檔案管理人員人口關。要將那些有責任心、有耐心、有經(jīng)驗、有專長、業(yè)務能力強的會計人員選聘到會計檔案管理崗位。通過他們良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，提高會計檔案管理水平。對會計檔案管理人員設立獎懲措施，獎勤罰懶，使物質獎勵、精神獎勵與相應處罰同步，鼓勵會計檔案管理人員積極參與相關業(yè)務知識的學習，堅持崗前培訓，合格上崗。通過競爭激勵機制的引入，使會計檔案管理人員的業(yè)務水平、綜合素質始終處于動態(tài)的發(fā)展過程，促使會計檔案管理人員安于并樂于從事會計檔案管理工作。同時，檔案部門和財務部門要聯(lián)合起來，組織會計人員學習《會計檔案管理辦法》和本企業(yè)的會計檔案管理制度，使每位會計人員認識到會計檔案和會計檔案管理的重要性，保證會計檔案歸檔前各項工作的完成質量。對會計檔案的使用要嚴格借閱手續(xù)制度和使用權限制度。電子會計檔案信息未經(jīng)單位負責人同意，嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數(shù)據(jù)盤片不得帶出檔案室。另外，對存儲會計檔案信息的盤片應定期檢查，防止出現(xiàn)人為或自然損壞等問題，以免造成電子會計檔案信息的丟失。
(四)加強會計檔案利用工作
充分利用現(xiàn)代化科技設備和手段，建立會計檔案網(wǎng)絡信息，方便職工隨時對會計檔案目錄、數(shù)據(jù)進行查詢、，實現(xiàn)資源共享。開發(fā)會計檔案信息資源，增強會計檔案信息的時效性是會計檔案信息資源得以充分利用的關鍵。另外，檔案利用工作還需要從觀念轉變到加強自我宣傳；從豐富內(nèi)容到提高服務水平，工作要有超前意識，不斷實現(xiàn)檔案管理服務創(chuàng)新，圍繞企業(yè)的方針、目標、生產(chǎn)經(jīng)營、管理等，提供優(yōu)質、高效、便捷多種形式的服務，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡化、信息化、數(shù)字化，實行分級、分密管理，滿足利用者需求。特別是在提供完善服務方面，我們的服務意識要有創(chuàng)新性和前瞻性，改善檔案利用的環(huán)境，增強會計檔案信息的時效性，使會計檔案利用工作躍上一個新的臺階。
總之，電力企業(yè)財務部門應依據(jù)會計檔案管理形成的規(guī)律和特點，進一步加強和改進會計檔案工作，逐步建立健全企業(yè)會計檔案管理制度的實施細則，運用各種不同類型的手段和方式利用好企業(yè)會計檔案信息資源，充分發(fā)揮網(wǎng)絡時代的電子會計檔案信息優(yōu)勢，提高企業(yè)會計檔案利用效率，為企業(yè)領導決策服務，逐步使企業(yè)會計檔案走入正軌，真正發(fā)揮電力企業(yè)會計檔案在行政管理和后勤服務工作中應有的作用，給企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟效益。
摘要：文章就當前電力企業(yè)會計檔案管理過程存在的若干問題進行探討，在分析這些問題的基本表現(xiàn)和產(chǎn)生原因的基礎上，相應地提出了合理利用電力企業(yè)會計檔案的對策和措施。
關鍵詞：電力企業(yè)；會計檔案；會計檔案利用
