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管理審計對物資采購控制活動應貫穿于整個物資采購控制過程,它不僅是指向供應商購買產品的過程審計,也是對采購風險控制并貫穿于采購過程的各個環節,包括采購計劃、采購詢價、供應商選擇、采購決策、采購招標、合同評審、訂單處理、驗收入庫,直到發料使用為止的全過程中所面臨的各種風險評估與審計。為此,本文就以下兩個問題略陳管見。
(一)企業物資采購外因型風險
1、采購合同欺詐風險。合同詐騙往往具有一定的隱蔽性,有時候很難與正常的合同糾紛相區別。合同欺詐風險主要包括:(1)以虛假的合同主體身份與企業訂立合同,以偽造、假冒、作廢的票據或其他虛假的產權證明作為合同擔保。(2)接受合同當事人給付的貨款、預付款,擔保財產后逃之夭夭。(3)簽訂空頭合同,而供貨方本身是“空殼公司”,將騙來的合同轉手倒賣從中謀利,而所需的物資則無法保證。(4)供應商設置的合同陷阱,如供應商無故中止合同,更改合同條款,違反合同規定等。
2、采購價格風險。(1)由于供應商操縱投標環境,在投標前相互串通,有意抬高價格,使企業采購蒙受損失的價格風險。(2)當企業采購認為價格合理情況下批量采購,但不久,該種物資可能出現跌價而引起采購風險。
3、采購質量風險。(1)由于供應商提供的物資質量不符合要求,而導致企業所生產的產品性能達不到質量標準,從而給企業帶來嚴重損失,并且可能使企業在經濟、技術、人身安全、企業聲譽等方面造成損害。(2)因采購的原材料存在質量問題,將會直接影響到企業產品的整體質量和企業經濟效益,因采購原材料品質不良,影響產品的生產與交貨期,降低企業信譽和產品競爭力,直接威脅到企業的生存與發展。
4、技術進步風險。(1)企業所生產的產品由于社會技術進步引起貶值,無形損耗甚至被淘汰,造成原有的已采購原材料的積壓損失,或者由于某種原材料因技術進步而發生變化,導致原有原材料因質量不符合要求不得不棄之。(2)采購物資由于新項目開發周期縮短,如計算機新型機不斷出現,更新周期愈來愈短,剛剛購進了大批計算機設備,但因信息技術發展,所采購的設備已經被淘汰或使用效率低下,造成因技術進步而招致的風險損失。
5、采購意外風險。物資采購過程中由于自然、經濟政策、價格變動等因素所造成的意外風險。如交通意外事故等,不能正常供貨,遭受缺貨風險損失。
(二)企業物資采購內因型風險
1、采購計劃風險。企業物資部門及人員計劃管理技術不適當或不科學,導致采購中的計劃風險,即采購數量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質量計劃等與目標發生較大偏離。
2、采購合同風險。(1)由于合同訂立者未嚴格按法律規定辦事,導致企業蒙受巨大的損失。如情況不明,盲目簽約;違約責任約束簡化,口頭協議,君子協定;鑒證、公證合同比例過低等等。(2)合同行為不正當。如賣方采取不正當手段,對采購人員行賄,套取企業采購標底;給予虛假優惠,或以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產品,導致合同風險。(3)采購合同日常管理混亂。如合同殘缺現象時有所聞,以致履行時找不到合同文件,使企業難以判別對方是否違約,同時企業自身也常常因為合同管理混亂造成違約而被對方追究。
3、采購驗收風險。由于人為因素造成企業所采購物資在進入倉庫前未按合同及制度要求,對采購物資數量、品種、規格、質量、價格、單據等多方面的審核和驗收而引發的風險。如在數量上缺斤少兩;在質量上魚目混珠,以次充好;在品種規格上貨不對路,不符合合同規定要求;在價格上發生變形等。
4、采購存量風險。(1)采購量不能及時供應生產之需要,發生生產中斷造成缺貨損失而引發的風險。(2)物資采購過多,造成積壓,其中多數因技術進步而導致的無形損耗,使企業大量資金沉淀于庫存中,失去了資金的機會利潤,形成存儲損耗風險。(3)物資采購時對市場行情估計不準,盲目進貨,結果很快價格下跌,引起價格風險。(4)企業“零庫存”策略可能因供應商出現干擾因素,使企業因無貨發生生產中斷而陷入困境或因供應商供貨不及時而造成缺貨的風險。
5、采購責任風險。企業經辦部門或個人責任心不強或管理水平不高,也確有不少風險是由于采購人員假公濟私、收受回扣、牟取私利而引起合同糾紛。
二、企業物資采購管理審計主要對策
1、對采購全過程、全方位的監督。全過程的審計是指從計劃、審批詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領用等所有環節的監督。審計重點是對計劃制定、簽訂合同,質量驗收和結賬付款四個關鍵控制點的審計監督,以防止舞弊行為。全方位的審計是指內控審計、財務審計、制度考核三管齊下,把審計監督貫穿于采購活動的全過程,是確保采購規范和控制質量風險的第二道防線。科學規范的采購機制,不僅可以降低企業的物資采購價格,提高物資采購質量,還可以保護采購人員和避免外部矛盾。
2、對物料需求和物資采購計劃的審計。審查企業采購部門物料需求;物資采購計劃的編制依據是否科學;調查預測是否存在偏離實際的情況;計劃目標與實現目標是否一致;采購數量、采購目標、采購時間、運輸計劃、使用計劃、質量計劃是否有保證措施。
3、對物資采購招標與簽約審計監督。依法訂立采購合同是避免合同風險,防患于未然的前提條件,也是強化合同管理的基礎。首先,管理審計要對采購經辦部門是否履行職責進行審計。審查采購經辦部門和人員是否對供應商進行調查,包括供貨方的生產狀況、質量保證、供貨能力、企業經營和財務狀況。每年是否對供應商進行一次復審評定,所有供應商都必須滿足ISO9000標準要求,考評主要指標是對每年所執行的合同情況,如供貨質量、履行合同次數、準時交貨率、來料批次合格率、價格水平、合作態度、售后服務等進行評審,是否在全面了解的基礎上,作出選擇合格供應商的正確決策,使合同建立在可行的基礎上。物資采購招標是否按照規范的程序進行,是否存在違反規定的行為發生。其次,管理審計要對合同中規定的品種、規格、數量、質量、交貨時間、賬號、地址、運輸、結算方式等各項內容,按照合法性、可行性、合理性和規范性等四個標準,逐一進行審核。
4、對物資采購合同臺賬、合同匯總及信息反饋的審計。當前,合同糾紛日益增多,如果合同丟失,那么在處理時會失去有利的地位而遭受風險。因此,建立合同臺賬、做好合同匯總,是加強合同管理,控制合同風險的一個重要方面。(1)對于已簽訂合同,檢查是否整理成冊,妥善保管;是否建立合同臺賬、合同匯總以便及時查找合同履行情況。(2)審查合同管理部門是否對交付合同進行分類編號,并建立合同臺賬。合同統一編號是否合規,每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齊全。(3)合同履行完畢是否及時建立合同檔案。合同管理人員是否將所有合同進行分類匯總,及時提出報告和匯總表,報送單位領導和各有關業務部門據此組織生產,規劃價位,及時接運和按時承付貨款。是否運用先進管理手段,向相關部門提供及時準確、真實的反饋信息,提高合同管理水平。
5、對物資采購合同執行中的審計。(1)審查合同的內容和交貨期執行情況,是否做好物資到貨驗收工作和原始記錄,是否嚴格按合同規定付款。如有與合同不符的情況,是否及時與供方協商處理,對不符合合同部分的貨款是否拒付。是否對有關合同執行中的來往函電、文件都進行了妥善保存,以備查詢。(2)審查物資驗收工作執行情況,是否對物資進貨、入庫、發放過程進行驗收控制。(3)對不合格品控制執行情況審計,審計物資管理部門是否對發現的不合格品及時記錄。(4)管理審計還應重視對合同履行違約糾紛處理的審計。(5)審查采取“零庫存”策略的企業,是否保持一定的產成品存貨以規避缺貨損失;是否保持一定的料件存貨以滿足需求增長引起的生產需要;是否建立牢固的外部契約關系,保證供貨渠道穩定,降低風險,規避成本。
6、對物資采購績效的審計考核。管理審計應督促相關部門建立合同執行管理的各個環節的考核制度,并加強審計檢查與考核,審查是否把合同規定的采購任務和各項相關工作轉化成分解指標和責任,明確規定出工作的數量和質量標準,分解,落實到各有關部門和個人,結合經濟效益進行考核,以盡量避免合同風險的發生。