審計軟件運用評價
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本文作者：王穎作者單位：中國疾病預防控制中心
一、現場審計軟件概述
現場審計軟件是審計軟件的一種類型，主要是指審計人員在審計一線進行審計作業時應用的軟件。它包括項目管理、數據準備、審計向導、審計實施、審計終結和系統管理等方面的內容。現場審計軟件規避了傳統審計手段的不足之處，使審計工作更加科學、客觀，避免了完全依靠審計人員的專業判斷和審計經驗等主觀因素帶來的影響，它在數據管理方面具有以下兩個特點：
1.自動從財務軟件獲取財務數據。由于審計軟件是依托在財務電算化的基礎上應運而生的，因此使用審計軟件的前提條件是被審計單位必須使用財務電算化進行財務核算。在應用審計軟件進行審計之前，審計人員要將財務賬簿數據拷到審計軟件里，審計軟件自帶一套數據采集工具，審計人員將采集數據的軟件拷入存有財務軟件的計算機后，審計軟件自動提示審計人員可采用自動或手動方式從財務軟件中提取財務備份的數據，并自動將財務軟件中的賬簿數據、記賬憑證等財務資料轉換為審計資料并儲存到數據采集軟件中。審計人員可將該資料儲存到拷有審計軟件的電腦中應用并生成審計工作底稿。
2.數據自動即時保存，永不丟失。審計軟件在操作過程中，會自動即時保存，因此不必擔心因操作不當而造成信息的丟失。
二、現場審計軟件應用——以A國際基金組織捐款為例
（一）項目情況背景
A國際基金組織是一家全球公共（私人）合作組織，它是通過吸納和撥付各種額外的資源，來幫助發展中國家抗擊特定疾病的組織。中國通過申請取得了一定金額的捐贈經費，用于全國31個省、自治區、直轄市抗擊本國的三大疾病。在A國際基金組織與中國簽訂的撥款協議里要求中國成立中央執行機構來管理項目活動。為加強項目管理，中央執行機構設置了辦公室、財務部、審計部、采購部、數據核查部、人事部以及三個國家項目辦（按照三個病種設置）。每個項目省按照三個病種分別設置省級項目辦和縣市級項目辦。A國際基金組織資金及物資運作流程是由上至下撥款，資金用途分為兩種，分別是采購經費和活動經費，每一筆資金都是按照預算進行下撥和管理。采購計劃由國家項目辦按照采購預算逐級報批后，由采購部統一進行采購，然后再按照采購計劃下撥給省項目辦及市縣級項目辦。活動經費由A國際基金組織分季度撥付給中央執行機構財務部，財務部將活動經費按照項目預算分別撥給省項目辦，省項目辦再按照工作計劃將資金撥給轄區內的市縣級項目辦。管理職責采取分級管理，即省級對轄區內的市縣級督導和管理、國家項目辦對省級進行管理。由于A國際基金組織認為資金的審計工作比較重要，因此在與中國簽訂協議之前就將中央執行機構審計部（以下簡稱審計部）的工作列為撥款的前提條件之一，即要求審計部每年必須完成31個項目省中的三大病種審計工作，否則將停止對中國的撥款。
（二）現場審計軟件應用
按照項目協議要求，審計部每年要審計31個項目省，每個項目省要審計三大病種，除了審計省本級外，還要再抽查審計2個市縣級項目辦，而全國2800多個項目縣基本上都涵蓋了三個病種，這就意味著每個省需要審計的賬套有9套，每年至少要審計270余套賬簿。而目前審計部只有5名人員可以從事項目審計工作，這5名審計人員除了完成項目審計工作外，平時還要對合同、報表進行審計。按照這樣的工作量和任務，審計部一個月至少要完成審計2～3個項目省，按照審計工作計劃，每個項目省的現場審計時間僅為5天。用這么短的時間完成9套賬簿的審計工作，如果沒有一套高效的審計工具，審計人員根本無法完成協議要求的內容。鑒于此，審計部申請購買了現場審計軟件并將項目預算、財務管理制度、審計工作指南、物資采購手冊等制度拷到審計軟件里，并制定了一套審計工作程序。
下面，以對省項目辦的審計為例，淺析現場審計軟件的應用流程：
1.下發審計通知并要財務賬套。審計人員草擬審計通知，經領導批準后，在現場審計前的3～5天內下發給省項目辦，并要求省項目辦填寫審計部制定的工作底稿，包括物品材料及固定資產明細表、預算執行表、核心指標完成情況表等內容。同時，要求財務人員準備審計需要的資料，并將審計期間的財務賬套數據備份后通過審計部的公共郵箱上傳到審計部。
2.核對項目辦的賬套數據。審計人員收到省項目辦上傳的財務賬套數據后，通過現場審計軟件取數后，生成一套省項目辦的審計數據。通過這套審計數據生成的財務報表以及賬簿數據，審計人員在北京就可以進行以下內容的核對：一是賬表核對，每季度各省都要將財務報表上報給A國際基金組織和國家項目辦，審計部可以將省級上報的本級報表數據與審計軟件生成的省項目辦財務賬簿數據進行核對。二是撥款數據的核對，根據財務部提供的下撥數據與財務賬套中的“合同預收款”科目進行核對。三是調撥物資的核對，根據采購部提供的下撥物資清單與財務賬套中的“物品材料”“、固定資產”科目進行核對。以上的核對內容如果存在異議則需要重點標識出來，作為現場審計的重點內容。
3.進行現場審計。審計人員到達省項目辦后，通過現場審計軟件的審計程序、分析程序、抽樣程序等功能，分別對省項目辦的內控制度、項目辦的經費支出數據、抽查的憑證號、預算的核對等內容逐項進行審計。對于審計發現的問題，生成審計工作底稿，形成初步的審計結論。對于實物資產的核實，需要審計人員在現場進行實地盤點，特別是固定資產，如發現未使用或使用不當造成的毀損、報廢資產，可以通過拍照形成照片文檔，并與形成的審計結論一一對應進行歸檔保存。
4.草擬審計報告。完成現場審計工作后，審計人員回京草擬審計報告，對于形成的審計結論需要經二級和三級復核人員進行復核，如果有異議，可以通過審計軟件里儲存的財務賬簿數據及審計工作底稿來核實，以保證審計結論的正確性。審計人員將經三級復核人員確認無誤的審計報告征求意見稿發給省項目辦，要求省項目辦在收到審計報告后10個工作日內給予反饋，如果省項目辦對審計報告提出了不同的意見，審計人員將通過審計軟件的查詢功能確認反饋事項是否存在問題。
5.出具正式的審計報告并將審計工作底稿歸檔。對于確認無誤的審計報告，審計人員按照報批程序履行審計報告的發文程序，將正式的審計報告下發省項目辦，并要求其在收到文件后的30個工作日內上報書面的糾正或整改報告。審計人員將前期核對資料以及現場審計資料進行整理并歸檔，完成該項審計工作。每年年底，審計部指定專人對所有審計人員形成的審計數據電子版統一拷到光盤里進行保存。該光盤與紙質檔案保存期限一致。
三、現場審計軟件應用評價
1．提高了審計工作效率和工作質量。（1）審計軟件減輕了審計人員賬賬、賬表的核對工作。審計軟件可自動生成被審計單位的財務報表，審計人員可將軟件生成的報表與被審計單位提供的紙質報表逐項核對，就可完成賬賬、賬表的核對工作。如果核對無誤，說明賬賬、賬表相符。如出現差異，則需進一步查證并分析不符的原因，還可幫助審計人員確定審計重點，提高審計效率。（2）審計軟件使審計分析更具客觀性、專業性和準確性。審計軟件提供了大量的專業分析工具和方法，比如趨勢分析法、比率分析法、對方科目分析法、結構分析法等，一方面可以使審計人員很清楚地看到某個會計科目的結構形態、所占的比重等，提高審計效率；另一方面也可避免因審計人員經驗不足或判斷失誤造成的審計風險，提高審計質量。
2.使審計程序更加系統化、合理化。審計軟件自帶有一套完整的審計程序，它具備的符合性測試程序涵蓋了幾乎所有的內部控制體系的審計流程，它按業務類型設定了籌資與投資循環、購貨與付款循環、存貨與倉儲循環、銷售與收款循環的內部控制測試系統，細化了每個循環的內部控制流程和重點關注點，既規范又完整。按照審計軟件的提示進行內部控制的符合性測試，可以幫助審計人員更快的了解被審計單位的內部控制制度及流程，還可以避免在審計時出現漏項。對于實質性測試程序，審計軟件設定了報表分析、賬表檢查、輔助賬審計等程序。同時，審計軟件針對每個會計科目制定了一套完整的審計流程，包括賬齡分析法、科目結構分析法、科目對比分析法等方法，一方面可以使審計程序更加系統化、規范化，另一方面還可以幫助審計人員更快地確定重點審計領域。
3．使抽樣方法更加科學、客觀。審計軟件系統自帶了一套抽樣方法解決了這一難題，它包括PPS抽樣、固定樣本量抽樣、停走抽樣和發現抽樣等方法，審計人員可選定一種審計抽樣方法，在確定了審計風險水平和預計的誤差率后，審計軟件會自動生成抽樣結果。審計人員可根據軟件提示的樣本量及具體的記賬憑證號開展審計抽樣工作，并根據實際審計情況調整樣本量。如果在抽樣過程中發現問題比較多，則應加大樣本量，以使審計風險控制在可接受的水平。由此可見，審計軟件使抽樣方法更加科學、客觀。
4.使用審計軟件提取財務賬簿數據，可實現多人同時審計一套賬目，實現遠程審計。使用審計軟件就可以將被審計單位的賬套同時拷在不同的審計人員電腦上，可實現多人同時查看一套賬目。另外，審計取數不受地域、時間等限制，便于審計人員隨時隨地查看被審計單位的財務賬簿數據，特別適用于對外地單位的遠程審計，既可實現預審功能，又可實現二級、三級復核人員隨時調閱賬簿。
5.可以實現審計底稿無紙化。使用審計軟件，審計人員可將被審計單位的內部控制制度拷入審計軟件中，并根據審計結果將相應的法律法規、內部控制制度引入軟件自帶的審計底稿中，還可將原始資料拍照后生成照片檔案并通過審計軟件轉換成工作底稿保存。另外，審計人員可將生成的各種形式的審計底稿歸類后形成成果記錄保存在審計軟件里，既節約了現場審計時間，又滿足了無紙化辦公的需要。
6.具有強大的查詢功能。審計軟件可以通過憑證日期、憑證編號、憑證名稱、摘要、科目名稱、科目編號、借方金額、貸方金額等方式從賬套里查詢想要找的數據，既可實現從賬簿的某一行記錄查找該筆記賬憑證的內容，也可以從某張記賬憑證中查看其入賬情況，使審計查詢快捷、方便。
7.對被審計單位起到威懾作用。任何一款財務軟件都具備反記賬和反結賬功能，財務人員可輕易地對原來的賬簿數據進行修改。在傳統審計時，就遇到過這樣的情況，財務人員在現場審計結束后自行將財務賬簿數據進行修改，推翻了審計人員在現場審計得出的結論，而審計人員很難再證實原來的賬簿數據記錄，加大了審計風險。使用審計軟件后，在審計現場時將被審計單位的財務賬簿拷回來，可杜絕財務人員隨意修改財務賬簿的事項發生，既保護了審計人員，又可對被審計單位起到威懾作用。
四、完善現場審計軟件建議
上述現場審計軟件的局限性有些是審計軟件本身所固有的，比如審計軟件無法替代審計人員的專業判斷及審計經驗，不能取代重要的審計程序，這些都是軟件開發公司所無法改變的。有些則可能通過與軟件開發公司以及單位領導的溝通進行改變，具體建議如下：
（一）加強審計人員專業知識的學習
審計人員應該清晰地看到，現場審計軟件只是一個先進的審計工具，就像計算機不能替代人腦一樣，審計軟件也不能替代所有的審計工作。審計人員應該看到，應用現場審計軟件對審計人員提出了更高的要求，因為現場審計軟件都是基于財務軟件和審計專業知識的運用得以實現的，所以要求審計人員不僅要學好用好審計軟件，更要注重財務軟件和專業知識的學習。
（二）通過實踐提高審計人員的專業經驗
審計人員應該明白，單純的學習是無法提高審計經驗的，只有通過完成更多的審計任務，才能積累更多的審計經驗。因此，審計人員應該認真對待每次現場審計任務，以學習的態度將自己的專業知識與現場審計軟件結合應用到工作中，養成良好的工作習慣，形成自己的專業判斷，提高審計工作經驗。
（三）加強與軟件開發公司的溝通
1.建議軟件開發公司加強特殊行業的軟件開發。建議工作在特殊行業的審計人員，在購買現場審計軟件時一定要與軟件開發公司進行溝通，購買或要求軟件公司單獨開發適合本單位業務需要的審計軟件，提前規避這種購買不適用軟件的風險。特別是對于一些行業來講，可以委托行業管理部門統一與軟件開發公司進行商討，使軟件開發公司有針對性地研發適合行業使用的審計軟件。
2.建議軟件開發公司提高審計取數的功能。由于現場審計軟件不能對所有財務電算化系統進行取數，建議軟件開發公司能研發出一款可以適用所有財務電算化系統的審計軟件，特別是針對行政事業單位，因為行政事業單位的會計科目相對較少，核算的內容比較簡單，無論財務電算化系統如何不一樣，會計核算的原理是相同的。如果軟件公司無法做到這一點，建議審計人員在購買審計軟件時，一定要向軟件公司問清楚軟件可適用的財務電算化品牌，在下現場審計之前，還要向被審計單位了解其使用的何種財務電算化系統，以便在制訂審計計劃時合理地安排審計時間。
3.建議軟件開發公司降低銷售價格。目前市場上銷售的現場審計軟件成本普遍過高，將很多有購買欲望的審計單位拒之門外，建議軟件開發公司可以本著薄利多銷的原則減少一定的費用，特別是減免升級費用和系統維護費用，因為審計單位購買了產品，銷售方就應該對該產品負有保證質量的責任，如果財務電算化系統升級審計軟件肯定也要升級，因此每年收取升級費用的確很不合理。
（四）加強與單位領導的溝通
審計人員應與單位的主管領導進行溝通，使領導認識到審計軟件的強大功能，雖然購買現場審計軟件加大了審計成本，但它節約了審計工作時間、提高了審計工作效率，讓單位的領導充分認識到使用現場審計軟件的發展趨勢，支持審計人員購買現場審計軟件。
