油田企業(yè)信息審計思考

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本文作者：黃晶作者單位：江漢油田鉆井一公司審計科

“信息系統(tǒng)審計”是近些年來在中國出現(xiàn)的一個新名詞，目前還沒有一個明確的概念。而在國外，尤其是在美國、日本、英國、加拿大等發(fā)達國家，信息系統(tǒng)審計已經發(fā)展到相當程度，信息系統(tǒng)審計的理念也已深入人心。國際信息系統(tǒng)審計領域的權威專家RonWeber對信息系統(tǒng)審計的定義，即信息系統(tǒng)審計就是“收集并評估證據(jù)，以判斷一個計算機系統(tǒng)（信息系統(tǒng)）是否有效做到保護資產、維護數(shù)據(jù)完整、完成組織目標，同時最經濟的使用資源”。在計算機沒有出現(xiàn)之前，信息系統(tǒng)是以人為基礎的，信息的收集、處理、傳遞和存儲都是由人來完成的。隨著計算機的出現(xiàn)以及信息技術的進步，以計算機為基礎的信息系統(tǒng)也得到了不斷發(fā)展，并且主要應用于經濟管理活動之中。企業(yè)以信息系統(tǒng)和信息技術為基礎，改變自己的財務、經營管理等活動，以此來更好地實現(xiàn)企業(yè)的目標。在這一過程中，傳統(tǒng)的手工審計方式受到了極大的影響，同時，企業(yè)的信息化也引發(fā)了很多企業(yè)和社會的問題。正是這些影響和問題促使信息系統(tǒng)審計不斷發(fā)展。

1審計對象的發(fā)展導致了審計人員必須開展信息系統(tǒng)審計

在信息技術向人們工作、生活的每一個角落發(fā)起全面沖擊的大潮中，信息技術不僅改變著人們的行為方式，同時也改變著人們的思維方式。而審計這個以鑒證財務信息的真實、公允為目的的行業(yè)則不可避免地受到信息技術飛速發(fā)展所帶來的沖擊與挑戰(zhàn)。目前油田企業(yè)不僅僅是會計實現(xiàn)了電算化管理，在采購、銷售、保管等業(yè)務環(huán)節(jié)也都實現(xiàn)了計算機管理，如早在前幾年油田分公司已全面推行使用了新型企業(yè)管理模式的企業(yè)資源管理系統(tǒng)———ERP系統(tǒng)，2011年油田管理局存續(xù)公司全面推行使用了中石化集團公司會計集中核算系統(tǒng)。這些都迫使我們?yōu)榱艘?guī)避審計風險，確保審計質量而必須加快信息系統(tǒng)審計的步伐。企業(yè)的管理及信息處理經歷了手工處理、會計系統(tǒng)計算機化、企業(yè)信息系統(tǒng)集成化三個比較突出的階段。在最初的手工處理階段，企業(yè)內部的信息最初是以手工處理的方式進行，一個企業(yè)的會計部門，通過不同崗位之間的分工協(xié)作，將企業(yè)在日常經營活動中產生的財務資料進行加工處理，形成企業(yè)內部和外部需要的各種會計信息。在這種情況下的審計方式毫無疑問是手工的形式，審計的對象也是人和紙質文檔；20世紀90年代中期以后，在會計系統(tǒng)計算機化階段，會計電算化工作在我國得到大規(guī)模的普及，企業(yè)的會計信息系統(tǒng)已經全面實現(xiàn)了計算機管理。這時的審計人員已經開始意識到計算機審計的重要性，但對計算機審計的認識還停留在對電子數(shù)據(jù)的采集和分析階段，實際上是運用計算機進行輔助審計，充分發(fā)揮了計算機的運算功能，在提高審計效率、發(fā)現(xiàn)審計線索起到了很大的作用；20世紀90年代后期至今，油田企業(yè)已逐步進入了企業(yè)信息系統(tǒng)集成化階段，會計電算化已逐步走向成熟，而企業(yè)的信息化建設并沒有就此止步，以ERP、MRP－Ⅱ為代表的企業(yè)信息系統(tǒng)的高度集成逐漸開始興起。這時的企業(yè)信息系統(tǒng)不僅僅是一個個孤立的系統(tǒng)，而是集財務、人事、供銷、生產為一體的綜合性的信息系統(tǒng)，財務信息只是這個系統(tǒng)所處理信息的一部分，單獨的財務系統(tǒng)已不存在。在這種情況下，審計人員只有對整個系統(tǒng)進行全面了解，才能把握審計對象的總體情況，避免審計風險，將審計成果最大化。從企業(yè)信息化的發(fā)展歷史可以看出，由于審計人員所面臨的審計對象的不斷變化，促使審計方式也隨之改變，信息系統(tǒng)審計也就在這種歷史背景下應運而生。

2開展信息系統(tǒng)審計面臨的問題

2．1審計觀念的轉變

觀念問題也就是認識問題。如果不轉換審計觀念，將審計目標僅僅局限為查錯糾弊，勢必將信息系統(tǒng)審計與當前中心工作對立起來。把審計僅僅理解為“查賬”，則對信息系統(tǒng)審計的理解也只能停留在計算機輔助審計或輔助審計軟件開發(fā)及應用的層次上。比如在ERP環(huán)境下，部分審計人員認為只需將所需的數(shù)據(jù)從ERP系統(tǒng)中導出，然后按照舊的工作思路和方法進行核對，不加分析，不加判斷，繼續(xù)按照舊環(huán)境下容易出現(xiàn)的錯誤及舞弊為起點進行審計，其結果可能是既浪費時間又沒有成效。因為許多核對工作ERP系統(tǒng)已經能自動完成，僅僅數(shù)據(jù)的正確并不能表示被審單位信息系統(tǒng)中權限管理、參數(shù)的設置及修改控制等是否存在問題。對此，我們應改變現(xiàn)有的工作思路和審計觀念，只有全面樹立系統(tǒng)基礎審計或風險基礎審計的觀念，才能理解信息系統(tǒng)審計的重要意義。審計中發(fā)現(xiàn)的很多錯弊，都是由于管理上出了漏洞，也就是系統(tǒng)出了問題。如通過對油田分公司中部分單位進行內部審計時就發(fā)現(xiàn)存在個別管理人員隨意將自己在管理系統(tǒng)中的用戶名和密碼給他人使用的現(xiàn)象，最終導致管理上出現(xiàn)了較大漏洞。一個管理完善的、控制良好的系統(tǒng)，應該能夠防止、發(fā)現(xiàn)或糾正自身存在的問題。審計的任務就是幫助和促進被審計者建立、健全這種機制，而不應該是代替被審計者去履行他們的“管理責任”或“會計責任”。

2．2信息系統(tǒng)審計的專業(yè)人才的缺乏

開展信息系統(tǒng)審計不僅僅需要審計人員在業(yè)務方面有很強的能力，并且在計算機數(shù)據(jù)庫理論、實務操作、設計等方面有很高的要求，即需要一批既掌握現(xiàn)代審計理論與實務，又了解計算機、網絡技術并且通曉被審計單位業(yè)務的復合型專業(yè)人才。但從目前的人員數(shù)量和知識結構上看，還遠遠達不到要求。一方面受現(xiàn)有人員的知識結構和年齡結構限制，審計人員的計算機應用水平參差不齊，影響了審計信息化工作的整體推進。另一方面，雖然油田企業(yè)近幾年為內部審計人員舉辦了ERP培訓班、AIS培訓班等大型培訓，使大部分內審人員通過強化培訓迅速掌握了審計現(xiàn)場必備的計算機操作、網絡審計等基本技能，但由于因存續(xù)公司與上市公司審計人員的權限分配、業(yè)務性質等原因導致部分審計人員在實際審計工作中不同程度在出現(xiàn)了對先進的ERP、AIS系統(tǒng)學而不用，專而不精的現(xiàn)象，信息系統(tǒng)審計整體作用發(fā)揮不夠明顯。

2．3行業(yè)標準與實務指南

信息系統(tǒng)審計發(fā)展到一定階段，必須由行業(yè)組織出面將實踐經驗加以總結，并把有關概念、工作流程和技術方法固定、統(tǒng)一起來，形成行業(yè)的標準和規(guī)范。這將是信息系統(tǒng)審計進一步發(fā)展的基礎。這也是所有行業(yè)發(fā)展的共同規(guī)律。沒有標準和規(guī)范，所有的實踐活動只能局限在較低水平。

3信息系統(tǒng)條件下油田企業(yè)內部審計的實施

3．1對被審計單位的信息系統(tǒng)的可靠性和內部控制進行評價

內部審計人員應關注油田相關信息系統(tǒng)并從以下幾點對被審計單位內部控制、系統(tǒng)的安全可靠性開展審查。一是調查信息系統(tǒng)的使用范圍，網絡安全和數(shù)據(jù)的備份等情況，以保證信息系統(tǒng)財務數(shù)據(jù)的安全、完整。重點可進行硬件及環(huán)境控制審查，即對存檔的系統(tǒng)設計文本中有關硬件的資料進行審查，定期檢查硬件設備并依據(jù)針對計算機管理程序有關要求測試硬件的可靠性；運行審查，即對計算機在輸入、處理、輸出過程中的運行情況審查；修改方式及保密措施審查等。二是對信息系統(tǒng)的內部控制情況進行初步的調查和評價，重點是權限管理、參數(shù)表的設置和修改控制等是否有效，信息系統(tǒng)的使用者和系統(tǒng)的開發(fā)者是否分離，被審計單位對交易錄入的原始數(shù)據(jù)是否實施相應的控制，信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流和業(yè)務流程是否吻合；三是通過系統(tǒng)日志等文件分析一些重大事件的原因，分析對整體信息系統(tǒng)的影響。

3．2充分利用計算機網絡開展審計

迄今為止，油田企業(yè)內部單位的會計核算都實現(xiàn)了計算機管理，80％以上的單位（包括其下屬的三級單位）全部使用的是國產的財務或管理軟件（部分已具備了網絡財務功能）。有的建立了內部網絡管理和信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享。這為網絡審計軟件的開發(fā)和審計網絡的建設奠定了基礎，也為開展信息系統(tǒng)審計提供了良好的工作平臺。比如：油氣田企業(yè)每年都要發(fā)生大量的采購行為，對此進行審計監(jiān)督，降低采購成本，已成為內部審計的重要任務。而在完成這一任務過程中，審計人員對價格信息的采集和分析確認至關重要，借助的重要手段之一就是利用包容大量信息的互聯(lián)網絡、借助計算機、互聯(lián)網和通訊等技術。由于油氣田企業(yè)已于2002年實行了網上采購，內部審計部門要實現(xiàn)對物資采購業(yè)務電子化交易和結算業(yè)務的全過程審計、監(jiān)督，就可以充分利用網絡獲得擬購買的勞務或產品的性能、價格、廠家的資質等經濟信息，結合其他審計方法，對采購行為經濟與否作出恰當?shù)脑u價。再比如進行工程成本審計，審計人員同樣也可以利用網絡取得有關建筑材料、設備、機電儀表等價格信息，可計算出較合理的材料差價和工程造價。

3．3全面開展會計電算化系統(tǒng)審計

隨著油氣田企業(yè)管理的進步和內部監(jiān)督約束機制的完善，內部審計工作的重點也從常規(guī)審計轉向管理及效益等經營審計。審計人員在開展此類業(yè)務時，可通過進行科學抽樣審計，利用項目測試輔助審計軟件，輸入運行參數(shù)，再讀入擬抽取樣本的數(shù)據(jù)庫，確定抽樣字段后，由計算機自動完成樣本抽取、計算等工作，從而確定審計重點。如資產真實性審計，即可通過計算機抽樣，再對樣本實物進行重點跟蹤盤查。同時在油氣田企業(yè)開展管理和效益審計，審計人員僅憑對會計資料的審查，很難發(fā)現(xiàn)生產經營過程中存在深層次問題，無法準確評價與所審計的經濟活動相關的內部控制的有效性。因此，要達到審計目的，就必須將與企業(yè)經營活動相關的信息流、資金流與物資流緊密結合，進行統(tǒng)計、比較、分析，找出存在經營風險的關鍵部位。我們知道，要完成這些工作，依靠手工操作，其工作量是難以想象的，而且不能保證較高的質量，但計算機的應用可以有效解決這一難題。編制審計輔助軟件，將與審計項目相關的會計數(shù)據(jù)等信息拷貝或輸入，再由計算機進行匯總、計算、分析，優(yōu)選重點實施審計。

4促進油田企業(yè)開展信息系統(tǒng)審計的關鍵因素

在信息技術條件下，面對審計環(huán)境所發(fā)生的深刻變化，油田企業(yè)內部審計依靠傳統(tǒng)的審計手段、技術和方法已經很難開展信息系統(tǒng)審計。

現(xiàn)階段加快內部審計網絡化、電算化建設是油田企業(yè)迫在眉睫的任務，在企業(yè)內部實現(xiàn)信息系統(tǒng)審計，也是油田內部審計適應網絡經濟和電子商務發(fā)展、追趕發(fā)達國家企業(yè)內部審計發(fā)展水平以及與國際慣例接軌的必然趨勢。

首先，需要解決的問題是實現(xiàn)審計理念的轉變。內部審計人員的審計理念要由主要是以財務審計為重點的傳統(tǒng)審計理念向以內部控制審計、風險導向審計為重點的現(xiàn)代審計理念轉變。在油田企業(yè)管理網絡化、數(shù)字化迅速發(fā)展的環(huán)境下，內部審計人員要逐步向重點關注、開展油田內部控制審計、風險導向審計、經濟效益審計、社會責任審計、人力資源審計以及環(huán)境審計的這一主要趨勢轉變。應全面樹立系統(tǒng)基礎審計或風險基礎審計的觀念，對信息系統(tǒng)審計的理解不應只停留在計算機輔助審計或輔助審計軟件開發(fā)及應用的層次上，而是要通過信息系統(tǒng)審計幫助和促進被審計者確定信息化的目標和內容，選擇合適的信息系統(tǒng)。

其次，加強內審隊伍素質的提高是油田開展信息系統(tǒng)審計的重要保障。當前油田企業(yè)高素質內部審計人才的缺乏是制約信息技術條件下內部審計發(fā)展的關鍵環(huán)節(jié)，要解決好這個問題，應積極培養(yǎng)和引進既有豐富會計、審計知識和經驗又具備一定層次計算機及網絡知識和技能的內部審計復合型人才，加強開展油田現(xiàn)有內部審計人員計算機知識和技能的培訓力度，創(chuàng)造條件對審計人員進行計算機知識、會計電算化系統(tǒng)控制及計算機審計技術方法等方面的培訓，使審計人員能比較全面地掌握審計軟件的使用、維護等技能，從而有效地利用計算機、網絡技術完成審計任務。同時油田企業(yè)在注重普及計算機、網絡知識的同時，應積極培養(yǎng)具有復合型知識結構的計算機審計系統(tǒng)開發(fā)和維護人員，吸收計算機專業(yè)技術人員加入到審計隊伍，改變內部審計專業(yè)人員的知識和構成結構。

第三，應進一步加大審計系統(tǒng)對計算機設備和網絡系統(tǒng)的投資，加快油田審計機關計算機硬件和計算機使用環(huán)境的建設。從油田內部審計的長遠發(fā)展出發(fā)，各級主管部門應進一步對開展信息系統(tǒng)審計所必須具備的軟、硬件建設給予足夠的重視，從經費到人員都給予積極支持，采取有效措施，建立扶持計算機輔助審計軟件開發(fā)的機制、審計部門內部局域網和審計資料庫的建設，以促進內部審計事業(yè)的現(xiàn)代化。