檔案管理中IT技術運用淺探

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高校檔案信息化管理模式問題

傳統的高校檔案管理，主要是將計算機運用于手工操作，它是以檔案信息載體為核心，以紙張、塑膠和線等為材料，以計算機為輔助工具，服務于檔案部門，適用于檔案編目，幫助檔案人員實現內部管理檔案的實體，應用于檢索的地方不多，更不是針對具體的檔案信息，計算機所具備的資源共享與信息交流作用得不到開發，高校內部與高校之間的檔案資源共享網絡不暢通，更難以實現檔案信息資源的交流與共享。更為突出的是，由于各級各類高校的主管部門不同、隸屬關系各異，其檔案建設及其管理也就自行其是、各搞一套，帶有很大的隨意性和盲目性。各高校多根據自身條件與喜好選購設備，所購置的機型各不相同。其數據庫管理系統也多用Dbase、Fox-BASE、FoxPro等編寫，難以建立覆蓋全校各類信息集成的MIS系統。目前，各高校普遍缺少全文數據庫和多媒體數據庫，而條目數據庫已無法滿足用戶日益增長的各類需求，所研制的應用軟件功能單一、數據不完整、大多無主題標引、共享性差，與國際通用的統一規范與標準相距太遠。同時，高校檔案工作標準中采用國際標準的還不多，仍以傳統檔案管理為主要內容。而且目前高校檔案整理中相近文件的重復與立卷組合的情況很多。高校應該注重校園網的建設，使高校檔案館信息數據庫與各學院及各系、部、處、中心數據庫實現資源共享，使計算機從輔助性的工具很快發展成為信息傳播的主體。檔案部門可以及時地對檔案的數量需求做出統計、分析，便于準確掌握檔案信息的利用規律，及時了解用戶對檔案信息的需求，滿足用戶需要。各系、部、處也可以在網上查詢自己所需要的材料，同時可以打印，以方便廣大師生。校園網絡能夠使位于不同地點的師生自由地交流、傳遞有關檔案的信息并協同工作，從而實現資源共享，為學校檔案工作再上臺階創造良好的環境。在建設好校園網的基礎上，可以考慮建立與其他高校和政府部門的檔案信息資源共享平臺，立足于檔案局域網建設，以館內、館際之間互聯互通的檔案網絡為基礎，滿足檔案信息化管理需要和服務需求，更廣泛地發揮信息技術在高校檔案管理中的作用，提升高校檔案的地位。軟件的質量和數據庫的建設也是影響高校檔案信息化的重要因素。各高校購置軟件時，應按照國家檔案局編制的《計算機檔案管理軟件測評標準》，著重測查和檢核其功能度、兼容性、速度、易用性、容錯性等8個方面的質量。應選擇適用于多種操作系統、多種硬件平臺的具有多用戶、多任務和能在網絡環境下運行，具有客戶機、服務器結構的數據庫管理系統。比如，選擇ORA-CLE新版本數據庫，不僅可以降低應用成本，提供實時應用集群(RAC)技術，還能實現數據的完全備份、增量備份、數據恢復和容災等功能，從而有效地保障檔案信息的安全、數據的高可用性及系統的穩定性。各高校檔案部門應結合自身實際，加強相關規范、制度和標準的研制。首先，應參照國際標準;其次，應考慮采用國家、行業及地方標準;再次，應結合高校檔案信息化過程中積累的寶貴經驗，制定切合實際的規范標準。標準一經制定，檔案部門和各學院、部門都應遵照執行。只有以檔案標準化建設為依托，檔案信息化建設才有保障。應按照“整體規劃、統一管理”的要求，建立高校范圍內統一的檔案管理體系(包括管理架構、管理流程和標準規范)和統一的檔案管理平臺，實現各學院、部門的統一檔案管理，構建起二級和三級單位的檔案信息化管理網絡，達到館、學院、部門之間的無縫連接。

高校檔案信息化服務水平問題

高校檔案信息化的建設不是一項局域性的技術工程，而是涉及所有環節的系統工程。檔案工作人員既要敬業愛崗，更要精通業務，掌握充分足夠的檔案信息化管理相關知識，這樣才能做好檔案的服務工作，發揮檔案信息化功能。然而，目前很多高校人事部門為了引進人才，把一些根本不具備檔案管理素質的家屬分配到檔案部門工作，把一些無法安排的快要退休的非檔案專業的干部分配到檔案部門工作，作為其退休前的中轉站。而高校各學院和部門安排的絕大多數是兼職檔案員，這些檔案工作人員身兼數職，難以全身心投入到檔案管理工作中。在這種缺乏有效建設機制的情況下，高校檔案工作隊伍的整體素質薄弱。信息化進程之所以緩慢，在很大程度上歸結于目前高校檔案人員的整體素質不高，人才因素已嚴重影響了高校檔案信息化工作的發展。因此，高校人事部門要重視檔案工作隊伍的專業建設，可以采用檔案工作人員職業準入考試制度，對想進入檔案部門工作的人員進行崗前培訓和上崗資格考試。特別應參照律師、教師、醫生等行業、專業所采取的資格準入辦法，由國家制定統一考試標準，各省市自治區統一組織本省各高校檔案人員的專業考試，既作為從事檔案工作的入門條件，又作為職稱、職務晉升的必要條件和資格。一考多用，促進檔案人員的專業發展，加速高校檔案工作隊伍的專業化建設。對既精通計算機，同時又非常了解檔案專業的人才要加大引進力度，實施優惠政策，加強對其的吸引力。高校應加強檔案工作人員的培訓交流，將培訓情況列入考績、評審的范圍，積極探索推行并不斷完善檔案信息化知識的考核制度。同時，部門應該為檔案工作人員積極搭建各種工作交流平臺，特別要與檔案信息化建設較好的高校多聯系。開展形式多樣、生動活潑、效果顯著的交流、合作與研討，資源共享、信息共享，共同進步、共同提高。高校檔案工作人員也應自我加壓、努力進取，提升自身高校檔案工作的信息化素質，提高信息化背景下的檔案服務工作質量，從而為高校的教育教學、科學研究、人才培養、社會服務等工作提供良好的安全信息系統保障。上述四個方面是當前我國信息技術應用于高校檔案管理過程中亟需解決的問題。信息技術為高校的檔案管理帶來了生機和活力，也帶來了一系列的困惑和問題。讓信息技術在高校檔案管理中發揮更大的作用，提高高校檔案的管理效率，這是我們每一位檔案管理工作人員應有的責任和義務。

本文作者：黃寶春作者單位：浙江師范大學