人力資源制度審計風險識別探析
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摘要：包括企業等組織在內的各類社會組織機構在進行人力資源管理時，為充分提升管理效能，需要加強對相關人力資源制度的審計，以及時發現并修正人力資源制度中的違法違規內容。本文分析了人力資源制度審計對于提升組織管理效能、實現組織活動有序開展、助推組織文化健康發展的重要意義，從內容違法、程序違規、公示或告知程序缺失、重要的制度條款描述不明確這四個方面對人力資源制度審計進行了風險識別，最后提出了人力資源制度審計的內控措施：保障內容合法，強化合法性審計；重視程序合法，加強民主程序審計；關注告知流程，嚴格公示方式審計；實現條文審計，保證規章制度嚴謹性。
關鍵詞：人力資源制度審計；人力資源管理；風險識別；內控
人力資源制度審計是人力資源管理審計的一項重要組成部分。人力資源管理審計最早由上世紀60年代從管理審計概念中剝離出來，成為一個針對性更強，外延更為明確的專有概念，它特指的是對包括企業在內的各類用人單位、社會組織的人事管理領域的審計[1]。作為一個西方概念，它在經濟管理中的重要價值與意義不斷受到關注與重視。人力資源制度審計指的是審計人員依托各種審計手段而對用人單位的人力資源規章制度開展系統性的審計工作，以有效降低用人單位用工風險，保障用人單位的有序運作。規章制度是包括企業在內的各類社會機構組織文化的重要構成，是社會組織對勞動者進行管理的工具，人力資源制度的制定在很大程度上決定著社會組織機構的人力資源管理效率，因此加強對其內容與制定程序等審計具有重要的意義與價值，通過系統的審計可有效管控用人單位的用工風險，從而避免其在勞資雙方博弈中處于不利地位，為組織機構的良性運行提供有力的保障。
一、人力資源制度審計對組織發展的重要意義
（一）人力資源制度審計是提升組織管理效能的重要保障
人力資源制度是組織文化體系的組成部分，也是其對勞動者進行管理的重要工具與手段，人力資源制度的制定與實施對于組織和勞動者合法權益的保障都發揮著重要的作用。組織招聘大量職工而形成自身的人力資源，對人力資源的有效配置與管理在很大程度上影響著自身的健康運營。組織對員工的管理并非隨性而為，而是要秉持相關的原則，在國家法律框架內制度化實施，由此即形成了組織內部具有系統性、規范性、操作性的人力資源制度[2]。我國《勞動法》要求各類用人單位對勞動者的管理應保持足夠的謙抑性，人力資源管理須在法律規定范圍內進行，因此，規章制度在本性上即是法律條文在組織內部的細則化體現。人力資源制度具有法律效力，員工違反相應的規章制度，用人單位即有權對其作出相應的懲處，而當用人單位與員工產生爭議而訴諸法律時，用人單位的規章制度也將成為法院對責任認定的重要依據。實現對人力資源制度審計是提升組織管理效能的重要保證，有助于及時發現組織人力資源制度中的漏洞與問題，并及時彌補和規避，從而使得人力資源制度更加健全，所具備的法律約束力得到尊重與認可。
（二）人力資源制度審計是組織活動有序開展的關鍵
組織要想實現持續健康運行，需要對勞動者進行系統有效的管理，以形成良性的用工秩序，而這則需要以健全的人資源制度為前提。人力資源制度建設使組織人力資源管理實現了規范化、系統化、有序化，為其可持續發展提供了重要保障。一個缺乏規章制度的組織機構其用工管理必然是不規范的，由此也會對組織的發展帶來諸多限制，形成各種掣肘，用工管理的無序化將極大地挫傷勞動者的積極性與主動性，損耗組織的發展動力，制約其生產效率，由于混亂而缺乏體系的用工管理狀態還會造成管理成本的陡增，以“人治”而代替“法治”的后果即是各種內耗的形成。而通過有效的人力資源制度審計，能夠對不適應組織發展的人力資源制度細則進行改革，這是推進組織良性、有序運作的基礎性保障。總之，積極推進組織人力資源制度審計，能夠依法建立用工管理制度，確保組織運營必須在國家相關的法律框架下進行，這對組織管理活動有序開展奠定了基礎。
（三）人力資源制度審計助推組織組織文化健康發展
人力資源制度是組織文化建設的重要組成部分，它的制定與完善體現著組織文化建設的效度。文化是組織的軟實力所在，它影響著組織的綜合競爭力，體現著組織的核心價值觀，一個優秀的組織機構必然是一個具有文化優勢的機構，也只有這樣的組織機構才具有高度的向心力，能吸引并留住各領域的優秀人才[3]。人力資源制度作為組織文化建設的有機組成部分，其建立與完善有助于組織內部形成規范有序、生機勃勃、積極進取的文化氛圍。實現有效的組織人力資源制度審計，有助于充分提升組織向心力，不斷提升人力資源制度的長遠戰略性，以此來調動激發員工的生產積極性，助推組織整體目標的實現。總之，人力資源制度審計有助于不斷完善人力資源制度體系，直接影響著組織凝聚力的生成，制約著組織文化體系的構建，進而對組織的長久發展產生深遠影響。
二、人力資源制度審計的風險識別
（一）人力資源制度中的某些條款違反法律規定
人力資源制度的制定必須在法律的框架內進行，任何違反相關法律規定的條款都是具有法律風險的條款，在審計過程中應對此予以分析識別。當前我國與此相關的法律主要有勞動法、企業職工獎懲條例、社會保險條例、最高法院相關司法解釋、勞動部相關政策，地方人大及政府制定出臺的法律法規等。審計用工管理制度是否違法就是要分析審查制度中是否存在與上述法律規定相違背的條款，如有的企業為了約束員工的離職行為，最大化地避免自身的利益受到損失，即“蠻橫”地規定員工離職必須提前三個月進行申請，而對于主動離職者，企業皆可不向其支付經濟補償，更有甚者，規定員工主動離職需向企業支付違約金，即便在此過程中企業存在過失，也會認定是員工主動解除勞動合同，這些規定嚴重傷害到了勞動者的合法權益，且完全背離了相關法律規定，因此這些條款事實上根本不具備法律效力，如果勞資雙方發生爭議訴諸法律時，企業將不具備任何“博弈”優勢。上述條款即屬于因內容違法而具有法律風險的條款，審計人員應對此加以識別，并提出修訂意見且向企業管理層進行反饋，以加強企業在人力資源制度層面的風險控制。
（二）人力資源制度的制定程序違法
規章制度不僅要保障內容的合法性，還應重視制定程序是否合規，這也是審計人員需要關注的另一項重要審計要務。比如我國《勞動法》規定，對于一些與勞動者切身利益密切相關的重要規章制度制定，勞動者必須參與其中[4]。然而在實踐中一些用人單位或是由于對相關法律規定的不了解或是有意地規避責任，強化自身利益而忽視了勞動者的參與，則這些制度條款則會被視為無效。在此需要注意的是，如果用人單位重視并保障了勞動者的合法參與權，則一定要注意對相關證據進行保留，倘若發生法律訴訟時用人單位無法舉證勞動者的參與，法院也同樣會認定相關制度無效，而用人單位據此作出的對勞動者的處罰也會被不予支持。現實中由此而導致敗訴的情況時有發生，在進行制度審計時，審計人員即需要對這些條款進行有效的風險識別，以使用人單位能提前規避相應的風險發生。
（三）人力資源制度在制定過程中未履行公示或告知程序
按照相關法律規定用人單位在制定規章制度時對于直接涉及勞動者切身利益的制度應向勞動者進行公示或告知，缺少該程序的制度條款將會被視為無效。審計人員在對用工管理制度進行審計時，應對此給予高度關注，要審查管理制度是否履行了公示或告知程序且保留了充分的證據。在實踐中一些企業由于對相關法律規定不甚了解抑或是法律觀念淡薄，經常會出現制度制定后未公示告知即實施的情況，或者是已告知卻并未保留相關證據，這對于企業在一些案件訴訟中是非常不利的，甚至極有可能造成敗訴的結果。作為審計人員有義務、有責任及時識別類似的風險存在，并反饋提醒企業進行修正，以有效規避與管控運營風險。
（四）重要的制度條款描述不明確、可執行性差
人力資源制度的制定重點在于可以操作和執行，因此在表述時即要重視用語的明確與規范，尤其是一些重要的制度條款，如果描述不確切則很容易造成理解的模糊性，如果在一些案件中涉及到這些制度條款，用人單位勝訴的可能性是微乎其微的。比如有的企業規定員工嚴重違反規章制度并對企業造成重大損失時，企業有權開除該員工，該項制度作為一項定性制度在表述上語言模棱兩可，容易產生歧義，不同的人對于“嚴重違反”和“重大損失”都會自己的評判標準，到底達到何種程度才是“嚴重違反”和“重大損失”，才符合該制度條款的規定事實上是莫衷一是的，如果在一些司法案件中涉及到類似的制度條款，企業將很難進行自我維權，敗訴的可能性將會很大。此外還有一些制度彼此存在沖突或矛盾，也屬于類似的問題，如有的企業既規定職工要定期參與培訓學習，但同時又在考勤制度中將職工參加培訓學習的時間視作事假而扣工資，這樣存在一致性沖突的制度規定也會為案件訴訟埋下風險隱患，審計人員應及時識別這樣的風險，以避免組織走進風險困境。
三、人力資源制度審計的風險控制策略
（一）保障內容合法，強化合法性審計
首先，應明確設計范圍，根據相關法律的規定，企業等各類社會組織機構的人力資源規章制度主要涵蓋了勞動報酬、工作實踐、休息休假、衛生安全、保險福利、職工培訓、勞動紀律、定額管理等層面，對人力資源制度進行審計，即需要從上述不同層面出發開展審計工作。審計的重點則在于各項制度條款的內容是否合法，制度制定程序是否合規，以及制度制定過程中是否尊重了勞動者的參與權，即是否在有勞動者參與的情況下制定規范。我國《勞動法》規定，企業的規章制度只有內容合法、程序民主且進行了公示告知才具備相應的法律效力[5]。其次，具體而言，審計中要注意只有符合法律規定的制度才能成為勞動爭議案件的審理依據。在制度制定程序方面，要關注制度制定是否召開了職工大會或職工代表大會，是否履行了公示或告知程序。企業等各類社會組織機構在開展人力資源制度審計時可通過外聘審計專家或由自身相關部門自行組織等方式來進行，此外審計人員有義務有責任將審計結果向組織機構進行反饋，并督促其對審計出來的問題及時進行整改，如違法的條款要進行修改，沒有勞動者參與的條款通過修改制度規范并將草案進行公示，以征求勞動者意見的方式來加以補救等。
（二）重視程序合法，加強民主程序審計
我國《勞動法》規定，與勞動者自身利益密切相關的規章制度的制定應該經職工代表大會或全體職工討論而確定，且用人單位對于這些制度有公示或告知的義務，審計人員開展制度審計工作需要建立在對上述法律條款有充分認知的基礎之上。此外，企業等社會組織機構制定規章制度有如下既定的程序，即發布規章制度的草案文件——職工代表大會針對草案文件而展開討論——指出并修正草案中的不當之處——確定規章制度的正式文件——面向全體職工進行公示或告知。由于司法機關對于程序的關注點在于履行證據而并非真實性，因此審計的重點即在于是否保留了充分的證據，如果沒有真正召開職工大會，可以通過事先制作表格，推舉職工代表簽字方式來加以補救。
（三）關注告知流程，嚴格公示方式審計
在對企業等各類社會組織機構進行人力資源制度審計時，相關制度是否履行了公示或告知流程也是審計的重點所在，組織機構對制度的公示可以采取不同的方式進行，諸如通過OA辦公系統進行公示、以郵件群發的方式向勞動者進行告知、在單位的公告欄中進行規章制度的張貼懸掛、以勞動者簽署的方式加以公示、規章制度的集中培訓與考核、入職登記聲明、在勞動合同中約定等等，不同的方式利弊不一，組織機構應結合自身實踐情況選擇最適宜的方式進行規章制度的公示告知，以避免出現相關的管理風險，保障自身的有序運營。
（四）實現條文審計，保證規章制度嚴謹性
審計人員在進行人力資源制度審計過程中，要注重對條文本身的嚴謹性、邏輯性進行審計，確保人力資源制度術語準確、符合邏輯、重點突出、沒有歧義，只有如此才能夠真正達到審計效果。比如應厘清“損失”和“損害”的區別，對于“徇私舞弊”“嚴重失職”等詞語的邏輯關系要精準剖析，從而維護用人單位及員工雙方的利益[6]。此外，人力資源制度應盡量規避法律規定中不清晰的內容，從而減少出現風險的可能性。比如對于違反計劃生育是否要與單位解除合同這一問題，由于目前法律尚未對此有明確的規定，因此企業則要盡量對此問題進行回避，以避免糾紛的出現。總而言之，審計人員在進行人力資源制度審計過程中，應重點關注人力資源制度中條文不清晰、不明確、有歧義、與法律相悖等情況，理性地對此進行風險識別，從而更好地維護企業利益，推動企業可持續發展。
四、結語
審計是企業等各類社會組織機構進行內部控制的一種有效手段與方式，在企業等組織機構的人力資源管理中，對人力資源制度進行審計具有著重要的意義與價值。通過嚴格的審計有助于組織機構明晰管理制度中存在的違法違規問題，從而及時進行修訂改進，以有效規避潛在的法律風險，提高組織機構對人力資源的管理效能。
參考文獻：
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作者:陳科 單位:重慶工商職業學院
