辦公自動化

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摘要：信息技術的發展引發了辦公領域里的一場革命，使人們從靠紙張傳遞信息發展到全新的網絡信息時代，辦公自動化(OA)技術的發展與應用，使文檔工作一體化得以實現。

關鍵詞：OA；文檔；發展與實現

信息化社會的形成和微電子技術日新月異的發展，對落后低效的辦公手段提出了挑戰，如何運用辦公自動化的手段來提高文檔工作的效率和管理水平，實現文檔一體化，以適應現代社會發展的需要，是擺在當前的一項緊迫任務。

1辦公自動化的由來

辦公自動化(OFFICEAUTOMATION簡稱OA)一詞始見于1948年，它是數據處理的同義詞，60年代作為辦公自動化的核心設備文字處理機問世，到1972年，美國LEXITRON公司制成電視顯示式文字處理機，開始獲得廣泛使用，由秘書、文書和專業人員操作使用不同功能的自動化設備，進行各類文件的草擬、編輯、檢索以及各類信息的收集、傳遞和存貯。

辦公自動化是信息革命的產物，世界先進國家，70年代，OA系統只具有電子郵件、電子報表、電子文件、電視會議、多功能電話系統、數字通信交換設備、傳真設備等多功能大量的新型辦公設備。80年代，隨著局部網絡技術和遠程通信技術的發展，辦公自動化又向系統化、標準化、結構化、網絡化、綜合化的方向發展。90年代，綜合業務數字網(ISDN)開始使用，辦公自動化采用高頻帶局部地區網(LAN)得到普及。辦公自動化發展涉及兩個重要內容：OA所提供的功能(即應用)，以及實現這些功能的手段和環境(即OA使用的工作站)。OA的應用有兩大革新，即復合式文檔以及計算機支持的群體工作(CSCW)，復合式文檔包括編輯、圖像、數據庫、電子表格、聲音以及圖像處理等多種功能，復合式文檔的管理(存儲，檢索，控制和分配)又將促進OA的組成工作方式，5-10個工作站都可接到帶有光盤的服務器上，從而促進面向目標數據庫和關于數據庫管理系統的結合。這些技術把OA從靠紙張傳遞信息的時展到全電子信息傳遞的時代。

辦公自動化是一個以計算機和現代化通信技術為核心，由其他辦公設備相配套而構成的綜合性現代技術系統。辦公自動化是一個以信息生成、存貯、利用為主要內容的信息處理系統。辦公自動化是一個以辦公室為環境，以辦公人員為主體，以提高效能服務為目標的人機結合的科學管理系統。

中國黨和政府十分重視現代化技術的應用和發展，黨的十一屆三中全會以后，中國緊跟世界現代化發展的步伐，提出改革開放，加快國民經濟發展的戰略目標。鄧小平同志曾在1984年題詞：“開發信息資源，服務四化建設”。總書記指出：“振興我國經濟，電子信息技術是一種有效的倍增器，是實現能夠發揮作用最大，滲透性最強的新技術”。

2辦公自動化技術在文檔中的應用

文書處理工作手段的現代化是貫穿于整個辦公自動化系統的中心內容，以紙質、手工為主體的傳統辦公方式，越來越受到以計算機為主體的新技術的沖擊，在最低層次的辦公系統中，需要具有文件的生成、登錄、辦理、立卷、歸檔、存貯、檢索等自動化功能。更高層次的辦公自動化系統應具有對包括文件在內的辦公信息提取、篩選、分析、綜合以及傳遞等自動化功能。這些功能使辦公自動化系統具有對整個組織結構、業務活動的管理控制功能。

最高層次的辦公自動化系統具有決策支持功能，要實現決策支持功能，就需使具有包括文件在內的所有辦公信息的處理能夠為決策服務，即具有自動化的決策信息準備、反饋信息的提取、處理、決策方案的提供、優化等功能。辦公自動化在文檔中的應用，其發展目標是實現具有決策支持功能、管理控制功能和事務處理三項功能齊備的辦公自動化系統。

近年來，辦公自動化在文檔中的應用發展很快，其基本技術工作有：文字處理、數據處理、報表處理、語音處理、圖形處理、網絡通信等。

應用的文檔辦公自動化設備主要有：計算機、文字處理機、光符識別機、漢字輸入、用戶電報、多功能電話、傳真機、復印機、一體機等設備。

實現辦公自動化，不僅需要購置硬件還要有與之相配的“軟設備”，軟件必須具備：①系統設計的合理性和先進性。②系統功能的實用性與完善性。③軟件的通用性、可移植性。④軟件的安全性和可維護性。⑤系統操作的簡便性和易學性。⑥主要技術指標的考察，有：倒排檔、順排檔、復合項模糊檢索等。

計算機在文檔中的應用主要有以下幾點。①文字處理。②收文登錄和檢索。③公文的跟蹤催辦。④發文管理，對各類文件進行發放、戶頭登記、簽收等。⑤綜合統計。⑥與通信設備連接進行遠距離文件傳送。⑦與印刷設備相配套，進行排版印刷。⑧建立各類數據庫，為領導和辦公人員提供資料服務。⑨對文件分類、組卷、編制案卷目錄、各類檢索工具。⑩增加刻錄設備就可用光盤永久存貯各類信息資源。3辦公自動化、文檔一體化的前景展望

根據中國目前辦公自動化發展的水平和趨勢，辦公自動化在文檔管理的中應用越來越趨向于：

3.1設備的配套化

從文檔辦公自動化的應用實踐來看，計算機與其他OA設備的組合配套成了一種客觀需要，如：在計算機應用初期，盡管軟件設計賦予計算機各種功能，但由于沒有相應的硬件配套，實際上只是用于文字處理，為辦公人員草擬、修改、編輯文稿、打印清樣提供了方便。當配置一套簡易照排、印刷、刻錄等設備，就可將計算機文字處理的有關信息印制各種信息資料，還可刻在光盤上永久保存，改變了重復勞動，提高了工作效率，這說明計算機功能是多維的，客觀上要求與其他設備相配套，否則，計算機的許多功能就會處于空置狀態。

3.2信息的網絡化

辦公自動化講究“規模效益”，它的“規模效益”主要不在于其設備的規模，而在于信息網絡化程度的高低。一般來說，在同等的設備條件下，其網絡程度越高效益就越大，辦公自動化的網絡效益主要體現在：

(1)通信效益。計算機聯網，為網內通信提供了方便，特別是遠程通訊技術的應用，信息的傳遞，增強了計算機遠程信息處理功能。還獲得了一地排版，多地印刷的經濟效益。

(2)綜合效益，即網內各工作站構成了眾多的信息通道，豐富了信息資源，同時增強了計算機綜合處理信息的能力。

(3)服務效益，網絡范圍越大網內的信息傳輸面就越廣，所存貯的信息就能為更多的用戶服務，隨著遠程通訊技術的發展和應用，以最大限度地共享外部設備和信息資源。

3.3應用的標準化

辦公自動化應用的發展，在很大程度上取決于計算機應用軟件的標準化，目前人們在著手建立計算機應用系統時，往往注重于對計算機硬件的選擇和軟件系統的人機界面，容易忽視應用過程中的標準化問題，即使在一個單位內也不注意此系統與彼系統相關信息的連接，文書、業務和檔案沒有統一規劃，各類信息缺乏通用性，給信息資源交換和共享帶來一定的困難，同時數據的重復輸入，也造成人力、物力的浪費。隨著計算機網絡的拓展和性能的通用性，將讓人們認識到標準化問題的重要，辦公自動化在文檔工作應用中迫切需要解決標準化問題有：

(1)文件格式標準化。包括各類公文的體例標準，特別是文種的語言表述標準，有關詞、概念、術語的標準。

(2)文檔處理的標準化。包括文件的傳遞、運行、行文規則、文件著錄、主題詞標引、歸檔工作制度以及操作標準等。

(3)應用軟件的標準化。包括軟件的編程語言、接口制式、數據庫結構、限長、功能設置、輸入、輸出格式等標準。

3.4管理一體化

根據文檔的形成規律，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，文書處理和檔案工作是一個緊密聯系，相輔相成的統一體。在沒有先進技術來保障兩者的緊密聯系的情況下，實際工作中存在著難以克服的矛盾，文書、業務忙于眼前，工作缺乏條理性，檔案對前期心中無數，工作較被動。隨著計算機的出現和網絡通訊技術的應用，一方面為增強文檔工作系統化提供了物質條件，另一方面計算機應用發展本身也有在更大范圍內實現資源共享，文書、業務工作中形成的信息可在檔案管理中應用，實現了一次輸入多次提取的全過程管理和全文管理工作。為實現文檔一體化奠定了基礎，它將減少重復勞動，大大提高工作效率。因此，文檔一體化將成為辦公自動化發展的一大趨勢。

4文檔一體化已發展成辦公自動化的一大趨勢

目前，計算機已從科研院所、大中型企業，走近了平常百姓家，INTERANET遍及世界各地，中國藝術研究院辦公自動化工作，早在10前，在院各級領導的支持幫助下，曾先后開發研制了圖書、檔案、財務等管理軟件，用于各項管理工作，受到上級領導的肯定，有兩項曾獲文化部科技進步獎。

近年來，院領導更是重視，不但建立院辦公自動化局域網，還開通了中國非物質文化遺產網站，為院辦公自動化，全國乃至世界的文化信息交流提供了有力的平臺。

院所屬各單位，目前，在網上能夠用計算機進行文字草擬、修改、打印清樣。文件登錄、檢索、跟蹤催辦、綜合統計、遠距離傳遞、分類、編目、數據管理等，用科學的方法將無序的信息，進行加工整理，組成有序的，方便存貯和利用的藝術科研共享信息。