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生產成本歸集的正確性、及時性是企業成本管理的重要環節,直接影響著企業的成本管理效率與競爭力水平,如在生產成本的歸集中運用Excel軟件處理復雜的數據計算問題,能提高成本數據計算的精確性、及時性。由于各生產型企業輔助生產費用的分配方法不同,輔助生產部門與生產產品的品種、類型也不相同。本文探討的是在企業生產一種產品,且只有兩個輔助生產車間環境下,運用生產輔助費用交互分配法計算的Excel處理,為產品成本管理提供一種自動處理的定量方法。
一、交互分配法涵義及計算公式
交互分配法也稱一次交互分配法,是根據企業各輔助生產單位相互提供勞務數量的費用分配率(單位成本),在各輔助生產單位之間進行一次交互分配;再將交互分配后輔助生產單位的全部應分配費用(即交互分配前的待分配費用,加上交互分配轉入的應負擔費用,減去交互分配轉出的費用),按提供勞務的數量,在輔助生產以外的各受益對象之間進行分配。其目的是提高生產成本輔助費用分配的合理性、準確性。相關費用分配的計算公式為:交互分配費用分配率=交互分配前輔助生產單位的待分配費用總額/該輔助生產單位的勞務供應總量;某輔助生產單位應負擔的費用=該輔助生產單位的勞務供應總量×交互分配費用分配率;對外分配費用分配率=(交互分配前待分配費用總額+交互分配轉入費用一交互分配轉出費用)/該生產單位供應給輔助生產以外部門的勞務總量;某輔助生產以外部門應負擔費用:該生產單位或部門接受的勞務總量×對外分配費用分配率。由于在分配費用時都要計算交互分配和對外分配兩個費用分配率,進行兩次分配,增加了計算的工作量。另一個問題是在進行分配率的計算時,由于存在循環小數的處理問題,如果采用四舍五入的方法,會影響數據處理的精確性。為了較好地解決該問題,可運用Excel軟件來處理。該方式的好處就在于可以由數據本身來確定精度,不須考慮數據的定位、舍位問題,簡化了數據的運算過程,提高了結果的精確性、合理性。
圖1
二、交互分配法計算模型的建立
啟動Excel軟件,系統自動地建立一個名為Book1的工作簿。將其存盤在指定位置,并命名為“交互分配法模型”;將其內部命名的Sheet1、Sheet2的工作表,分別重命名為“輔助生產費用匯總表”、“交互分配法”,建立模型簿(如圖1)。
(一)“輔助生產費用匯總表”的建立在“輔助生產費用匯總表”的工作表中A1單元格內輸入表格名:“輔助生產費用匯總表”,并選中A1:E1區域,再單擊格式“工具欄”中“合并及居中”按鈕;在A2單元格中輸入“科目名稱”,并選中A2:B2區域,再單擊格式“工具欄”中“合并及居中”按鈕;在c2單元格中輸入“金額”,依此類推輸入如圖2所示的文字。然后將所建表格,按一定的方案進行格式設置。
(二)“輔助生產費用分配表”的建立一是設置文字格式。在“交互分配法”的工作表中A1單元格內輸入表格名:“輔助生產費用分配表”,并選中A1:I1區域,再單擊格式“工具欄”中“合并及居中”按鈕;在A2單元格中輸入“勞務部門”,并選中A2:B2區域,再單擊格式“工具欄”中“合并及居中”按鈕,然后再選擇“右對齊”;在A3單元格中輸入“受益部門”,并選中A2:B3區域,再單擊格式“工具欄”中“合并及居中”按鈕,然后通過“設置單元格格式”將“對齊”方式選擇為“垂直對齊”且“靠下”;在c1單元格中輸入“供水車間”,依此類推輸入如圖1所示的文字。然后將所建表格,按一定的方案進行格式設置。二是設置數值公式。文字格式設置好后,以前述計算公式為依據,設置表格中數據公式,以利于建立與“輔助生產費用匯總表”中數值的聯動關系并顯示結果值。三是設置交互分配公式。如圖1,在C5的單元格中,輸入“=輔助生產費用匯總表!D9”;在c7的單元格中,輸入“=一輔助生產費用匯總表!D6”。在D5的單元格中,輸入“=E5/C5”。在E5的單元格中,輸入“=輔助生產費用匯總表IC5”;在E6的單元格中,輸入“=-H6”;在E7的單元格中,輸入“=C7*D5”。在F5的單元格中,輸入“=輔助生產費用匯總表!E9”;在F6的單元格中,輸入“=-輔助生產費用匯總表!E5”。在G5的單元格中,輸入“=HS/F5”。在H5的單元格中,輸入“=輔助生產費用匯總表!c6”;在H6的單元格中,輸入“=F6*G6”;在H7的單元格中,輸入“=-E7”。在15的單元格中,輸入“=E5+H5”。四是設置對外分配公式。如圖l,在c8的單元格中,輸入“=SUM(c5:C7)”;在C10的單元格中,輸入“=輔助生產費用匯總表!D4”;在c11的單元格中,輸入“=輔助生產費用匯總表!E4”;在C12的單元格中,輸入“=輔助生產費用匯總表!D8”;在C13的單元格中,輸入“=SUM(c10:C12)”。在D8的單元格中,輸入“=E8/C8”。在E8的單元格中,輸入“=SUM(E5:E7)”;在E10的單元格中,輸入“=C10*$D$8”;在E11的單元格中,輸入“=C11*$D$8”;在E12的單元格中,輸入“=C12*$D$8”;在E13的單元格中,輸入“=C13“$D$8”。在F8的單元格中,輸入“=SUM(F5:F7)”;在F9的單元格中,輸入“=輔助生產費用匯總表!E3”;在F10的單元格中,輸入“=輔助生產費用匯總表!E4”;在F11的單元格中,輸入“=輔助生產費用匯總表!E7”;在F12的單元格中,輸入“=輔助生產費用匯總表!E8”;在F13的單元格中,輸入“=SUM(F9:F12)”。在G8的單元格中,輸入“=HS/F8”。在H8的單元格中,輸入“=SUM(H5:H7)”;在H9的單元格中,輸入“=F9*$G$8”;在H10的單元格中,輸入“=F10*$C$8”;在H11的單元格中,輸入“=F11*$G$8”;在E12的單元格中,輸入“=F12*$G$8”;在E13的單元格中,輸入“=F13*$GH$8”。在18的單元格中,輸入“=E8+H8”;在19的單元格中,輸入“=E9+H9”;在110的單元格中,輸入“=E10+H10”;在111的單元格中,輸入“=E11+H11”;在112的單元格中,輸入“=E12+H12”;在113的單元格中,輸入“=E13+H13”。設置完畢,模型建立,這時在“輔助生產費用分配表”所顯示的是處理后的結果值。雖然設置比較繁鎖,但在數據的后期處理上,提供了可靠的、快捷的、正確的方式。三、交互分配法模型應用
圖2所示為某一鉛筆生產型企業某月末生產鉛筆耗用輔助費用匯總情況表。由于是依據該企業數據來設置模型,故數據公式設置后系統自動生成結果值(如圖1)。模型使用的關鍵,主要是“輔助生產費用匯總表”(如圖2)中數據來源問題,有二種獲取方法。
(一)賬表文件轉換成Excel文件一是直接輸入。利用財務軟件能在輸出數據時將其保存為Excel類型文件的功能,直接將財務軟件數據輸入到“交互分配法”工作薄中“輔助生產費用匯總表”,這時模型自動地在“輔助生產費用分配表”中形成計算結果值。二是復制輸入。利用財務軟件匯總功能形成如圖2格式的賬表文件(此時的文件不是Excel類型的文件),然后通過“復制”的技術,將賬表格式的圖表“粘貼”入“交互分配法模型”工作薄中的“輔助生產費用匯總表”內(如圖2),即可由模型自動地在“輔助生產費用分配表”中形成計算結果值。
(二)手工填入在傳統會計方式或電算化會計方式無法形成以上文件時,可采用手工方式。從生產成本明細賬薄查抄數據,填人“輔助生產費用匯總表”(如圖2)中數據對應的單元格內,則由數據公式可直接在“輔助生產費用匯總表”內(如圖1)自動生成計算結果值。模型的設置不僅能處理多種數據源的問題,還能提高數據計算處理的精確性、及時性,使原本較繁雜、專業的數據公式變得直觀、易用,從而有效地提高了成本管理的水平,強化了會計的管理職能。