網絡環境倉庫管理

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論文關鍵詞:倉庫管理校園網絡物流信息流

論文摘要:隨著校園計算機網絡建設的發展,校園網絡的硬件平臺及硬件環境日趨完善。如何利用校園網絡,開發為教學、科研、實驗室建設服務的各種管理信息系統,具有非常重要的現實意義。本文基于對高校物資、經費管理流程的分析,設計開發了基于網絡環境下的倉庫管理信息系統。

Keywords:depositorymanage;campusnetwork;materialflow;informationflow

Abstract:Thehardwaresystemofcampusnetworkisgettingperfectalongwiththedevelop-ingofcampusnetwork.Itisveryimportanttodevelopvariousmanageinformationsystemswhicharegoodforteachingresearchandconstructionoflab.Thispaperanalyzedthepro-cessofmaterialmanageinuniversities.Itdesignedanddevelopeddepositorymanageinfor-mationsystemsbasedonthenetworkenvironment.

我院設備科除了負責全院固定資產的管理工作以外,還擔負著全院教學實驗費的管理,教學科研實驗材料采購、實驗動物的供應等。長期以來,設備科的管理工作除固定資產管理采用計算機管理以外,其余如物資申購、供應均采用手工方式,對實驗經費的管理采用集中管理的模式,即每學期末各教研室根據實驗教學需要提出實驗物資的需求計劃,設備科整理匯總后統一采購。采用這種管理模式,存在以下主要問題:(1)實驗經費的使用不合理。由于教學經費的使用與教研室無關,教研室普遍存在開大單的情況,教研室所報計劃水份很大。這使得原來就很緊張的教學實驗費缺口加大,而另一方面存在著不同程度的浪費現象。(2)工作效率低下,嚴重制約了教學科研的快速發展。物資倉庫分為低值、材料、易耗和藥品4個倉庫,管理的物資品種上千個,由于采用手工的方式管理,教師申領物資的過程十分煩瑣。必須到設備科查詢,填單,批準,由設備科人員開正式的申領單,最后由庫房管理人員發出。每個環節,都必須手工記帳,因而效率十分低下,成為教師投訴的熱點。在這種情況下,改變教學實驗費的管理模式、利用校園網絡開發倉庫管理信息系統就變得十分必要。

1倉庫管理信息系統的系統設計

1.1系統的體系結構

要開發基于校園網絡的倉庫管理系統,需要解決的技術問題很多,且較為復雜。一方面需要對各種物資進行分類整理,制訂出各種標準的編碼體系,另外還必須對各類可用經費進行分類,總結出各類經費的管理模式;然后,還必須對物資采購、供應的各個環節進行分析,找出最適合計算機系統處理的各個步驟;最后系統還必須提供設備科日常工作所需要的各種統計功能及報表打印功能。經過反復的調研分析,將整個系統分解為以下5個功能模塊:系統管理、出入庫管理、動物供應、用戶功能、統計報表功能。其中非設備科用戶的全部功能集中于用戶功能模塊中,包括庫存查詢、填寫申領(購)單、查詢經費等功能。具體功能模塊如圖1所示。

1.2經費的管理模式與處理

設備科在日常工作中,需處理的經費種類很多。為了系統管理的方便,將經費劃分為以下四種情況,并給予不同的處理模式:

(1)教學實驗費:這是設備科處理的最主要的經費。教學實驗費由學院按年度撥給設備科,用于解決各室實驗教學所需的費用。設備科根據各科室所承擔的實驗教學任務,將教學實驗費分解到各科室,由科室負責人全權處理。在經費的使用上,實行科室負責人審批,設備科審核的方式處理。

(2)研究生經費:研究生經費主要用于支付研究生做實驗所需材料的費用,其經費由研究生導師和研究生部共同負責。經費的使用,采取研究生提出申請,導師批準,研究生部審核的方式處理。

(3)科研經費:科研經費是指為完成某一科研課題,支付實驗材料所需的經費,其經費管理采用課題組長審批,科研處審核的方式處理。

(4)個人經費:個人經費是指教師將個人負責的經費,如引進人才、科研啟動費等,按需要將一部分經費轉入設備科,建立個人帳戶。主要用于教師科研實驗材料的費用。個人經費的使用由教師負責。在進行系統設計時,根據不同的經費種類,設計了相應的處理流程。

1.3系統的基礎編碼體系

對于任何一個計算機系統,其基礎編碼體系的設計都是一個非常重要的問題,編碼體系設計的成功與否直接關系到系統開發的質量。在本系統的開發中,我們主要制訂了以下幾類編碼:

(1)物資編碼:根據我院實際,我們將物資劃分為固定資產、低值、材料、易耗、藥品、動物。物資編碼采用10位,yyxxxxxxxx,其中yy為大類編碼,xxxxxxxx為物資的編碼。其中化學藥品的編碼采用上海市化學試劑總廠的藥品編碼體系。

(2)經費編碼:經費編碼采用xx形式,為01-04,分別表示教學實驗費、科研經費、研究生經費和個人經費。(3)入庫類別編碼:根據物品的不同入庫方式,其編碼采用xx形式,01-05分別表示采購、自購、退貨、盤虧、盤盈等。

(4)用戶管理:根據不同用戶的具體情況,我們將用戶分為5個層次。系統級用戶,享有系統的全部功能,可以進行系統的整體管理;個人級用戶,可以進行除系統操作以外的全部功能;操作級用戶,可進行填單、查詢等操作;查詢級用戶,只能進行各種查詢操作;動物供應用戶,只能進行各種動物供應有關的操作。

2系統的運行環境

2.1軟件環境

(1)客戶端(一般用戶):

操作系統:Windows+中文平臺;

(2)服務器端:

操作系統:WindowsNTServer4.0;開發工具:VisualFoxpro5.0。

2.2硬件環境

(1)客戶端:586/133以上,16MB內存,支持800*600真彩色的VGA;

(2)服務器端:ASTS6200PRO專用服務器,64MB內存。

2.3網絡結構

校園網絡采用100MB快速以太網,網絡產品均為3COM品牌。

3實際運行效果

本系統于1998年9月投入實際運行,從運行情況來看,取得了明顯的效果,主要體現在以下幾個方面:(1)系統運行穩定可靠:系統自運行以來,始終安全可靠。一年來,共處理各種業務單據1088筆(次),入庫金額22.2萬元,出庫金額16.6萬元,沒有發生過任何差錯。(2)方便快捷:使用倉庫管理系統以后,教師可以在實驗室方便地進行各種操作,如查詢庫存、填寫申領單據等。使教師節余了大量的往返于設備科與實驗室的時間。(3)提高了設備科的工作效率:由于采用了計算機管理,設備科處理單筆業務的時間由原來的近5分鐘縮短為半分鐘,大大地提高了工作效率,改善了服務。(4)改善了設備科的管理水平與決策水平:由于系統提供了大量的統計分析功能,便于我們分析與劃分各類物資的流通屬性,提高了物資供應的計劃性。在保障物資供應的前提下,盡量壓縮庫存,提高資金的使用效率。

實踐證明,將計算機技術引入物資供應的全過程,將會大大地提高高校物資管理及供應的水平。

參考文獻:

[1]謝元等.建立高校物資信息系統,促進高校技術物資工作現代化[J].實驗室研究與探索,1999,18(3):131-136.

[2]楊華.發揮會計管理職能,提高經費使用效益[J].實驗室研究與探索,1999,18(4):125-126.