辦公室行政管理

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摘要:辦公室行政管理工作是確保單位工作正常運轉的重要保證｡闡述了辦公室工作的重要地位､工作職能,并就做好辦公室行政管理工作提出了建議｡

關鍵詞:辦公室;行政管理;服務

辦公室作為一個綜合的､全面的辦事機構,既擔負著執行､調研､智囊等宏觀管理職能,又擔負著文件起草､督辦協調､業務接待､通訊收發等微觀服務任務,是一個單位承上啟下､協調左右､聯系內外的“樞紐｡新的形勢對辦公室強化政務､搞好事務､規范服務等方面提出了更高的要求｡結合工作實際,筆者就做好新時期的辦公室行政管理工作進行了一些思考｡

1充分認識辦公室工作的重要地位

辦公室是一個單位的“窗口”,地位和作用非常重要｡作為辦公室人員,必須充分認識辦公室的地位和作用,適應新的形勢和任務的需要,努力提高服務政府工作的綜合素質｡一方面,從辦公室的地位看,辦公室是綜合性辦事部門,是保持一個單位正常運轉的“橋梁”和“紐帶”,大量地､經常性地聯系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進行的｡行政管理崗位往往被設在辦公室的“窗口”位置上,它擔負著日常的辦公室事務工作,盡管大多是瑣碎的事務､重復的服務,然而人們往往從這個“窗口”來看待和評價單位的工作｡比如,習以為常的電話接轉,看似很簡單,但它卻是代表著聯系內外､左右的單位第一形象,它有上級指示､有各種問訊､有情況反映等等,只有做到了既了解單位的整體基本情況,又注意講話的態度､藝術,才能使來電者滿意､信服｡因此它不僅代表和影響辦公室的工作,而且直接影響到單位的形象和威信｡

另一方面,從提高辦公室整體效率看,機關各業務部門只負責本業務系統的工作,而每一項工作的各個環節的合理､準確､及時的銜接,都要靠辦公室綜合協調､處理､解決｡只有找準､認識到行政管理工作特定的位置和職能,才能牢固樹立全方位服務觀念,積極努力､耐心細致地為領導服務､為機關服務､為基層服務.以良好的“窗口”形象,提高辦事效率,促進辦公室的各項工作有序開展｡

2正確把握辦公室的行政管理職能

從行政管理的角度來看,辦公室面對的工作主要是上級部門以及本單位下達的各項行政工作,面對的人員主要是領導和各部門工作人員｡辦公室的行政管理職能主要有四個方面｡

(1)助手作用｡辦公室對上級機關的部署結合本單位領導的意見貫徹執行并組織實施和檢查落實執行結果,對加強機關管理､維護正常工作秩序､保證工作質量起到組織､執行的重要作用｡

(2)參謀作用｡辦公室人員要經常深入工作一線,了解基層情況并聽取意見､總結經驗､提出改革建議,及時向領導匯報并提出建設性參考意見,作好領導參謀｡

(3)協調作用｡辦公室在管理工作中的確需要負責協調工作,以維持正常的工作秩序,及時轉達傳送上級主管部門以及本單位領導的各項指示精神,主動協調好各部門的關系｡起著承上啟下､聯系內外的樞紐作用｡

(4)保障作用｡既要保證上級主管部門以及本單位分派和布置的各項具體事務工作及時有效地完成,保證領導集中精力思考和處理工作中的重大問題,又要同單位內各部門建立良好的工作關系,傾聽他們的意見,充分調動員工的積極性,齊心協力完成各項任務｡

3辦公室工作要處理3個矛盾

一是大局和小局的矛盾｡辦公室作為一個綜合部門,其性質和其他部門的區別主要體現在服務性上｡這就要求辦公室把“一切服從大局,一切服務大局”作為工作的出發點和落腳點,當部門工作與機關的整體工作､小局工作與大局工作發生矛盾的時候,自覺地做到小局服從大局､局部服從整體｡同時盡力做好小局工作,因為小局工作是做好大局工作的基礎和前提｡

二是主動和被動的矛盾｡辦公室工作的服務性職能決定了其工作的被動性,但要做好辦公室工作,又必須發揮主動性,善于在被動中求主動,變被動為主動｡對一些常規性､規律性､階段性等確定性工作,不要消極等待,要主動著手,提前準備､對領導臨時交辦的任務､應急事件和突發事件等非確定性工作,要有靈活的應變能力,做到忙而不亂｡同時要積極適應領導的工作思路,想領導之所想,謀領導之所謀,把問題想在前面,把工作做在前頭,主動做好超前服務｡

三是“過”與“不及”的矛盾｡為領導出主意､當參謀,一定要把握“度”,掌握分寸｡辦公室在領導決策中處于輔助和從屬地位,不能缺位,也不能越位｡要想領導之所想,急領導之所急,要為領導決策提供盡可能多的背景資料,但不能越俎代庖｡要積極諫言,但不能瞎摻和｡

4做好辦公室行政管理工作的關鍵

發揮好辦公室的整體功能,關鍵要提高辦公室人員的整體素質,培養良好的工作作風｡在行政管理崗位上必須做到忠于職守､善于思考､勇于創新､樂于奉獻｡

第一,要增強服務意識,敢于面對矛盾和問題｡在繁雜的事務中保持頭腦清醒,對工作認真負責,甘于吃苦,樂于奉獻,講究原則性､規范性｡要保持嚴謹細致､一絲不茍的作風,嚴格用各種紀律和規章制度要求自己｡無論是大事､小事,都要時刻堅持認真細致的原則,做到不漏辦､不誤辦､不錯辦｡

第二,要努力提高能力,主動適應辦公室工作的新要求｡辦公室工作面廣,綜合性強,行政管理人員不僅要正確高效地處理好日常事務,還要當好領導的參謀､助手｡要始終保持良好的工作心態,在被動服務中尋找主動,探索做好行政事務工作的新路子,要注重對新知識､新問題的學習研究,在規范服務､搞好事務上要主動去想､主動去做｡

第三,要強化團隊觀念,注重與同事建立良好的合作關系｡辦公室工作雖然各有分工,各有職責,工作中有些是能依靠個人力量完成的,但更多的要依靠群體的力量合作完成｡因此,要保證辦公室的整體合力,必須建立起同事間良好的工作關系,最大限度地發揮潛在能力｡辦公室工作“事無巨細皆大事”,工作分工不分家,要取別人之長補自己之短,多與其他同事溝通,在完成自己本職工作的同時,做好與其他同志的協調銜接,集思廣益,共同進步,提高工作質量和效率｡

參考文獻

[1]秦懷茂,從行政管理角度談做好辦公室工作的認識[J],新疆財經學院學報,1999,(4).

[2]段根良,努力適應新形勢需要,不斷提高辦公室工作整體水平[J],西北工業大學學報(社會科學版),2001,(2).