新型網絡環境|檔案管理|模式研究

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1電子檔案生成對傳統檔案管理的影響

電子檔案是日常檔案管理的重要組成部分之一，檔案管理者要利用計算機系統建立功能相對完善的檔案信息系統。在收集和加工大量分散的信息的同時，將日常工作中遇到的問題以查閱統計、檔案變更、報表、系統等進行科學管理，建立搜索引擎和檢索體系，使各職能部門能運用規定權限隨時查閱和傳送有效信息。在現階段工作中，電子文件與紙質文件管理模式大致可分為：先有紙質文件，然后根據個人需求以及儲存條件將文件轉化為電子版本的數字化過程；另外一種就是，因為長久以來的閱讀習慣以及文件存檔便捷性，將電子文件利用計算機轉換成紙質文件。形成一種紙質文件和電子版本文件共存的模式。它們各自發展又相互依存，改善自身功能的同時進一步提高工作效率。信息形態的多樣性、極強的可操作性和傳遞的高速便捷，部分電子文件由于格式等方面的原因無法轉換為標準的紙質文件，或因為基數和字數限制，使得紙張難以如實記錄各種數據。且因為信息的多樣性，電子音頻、視頻等大量聲相形式的運用也給紙質記錄帶來難度。隨著信息技術的進步和社會信息化進程，這種只能以數字形態生存的文件的種類和數量會越來越多，其復雜程度也會日益加深。要使兩種載體檔案的信息管理融為一體，建立與紙質檔案同步的檔案信息管理系統；增加檢索目錄的數據模塊分析統計；根據檔案屬性及需求來決定是否形成電子檔案，充分發揮各自的優勢，協調管理。

2新型網絡環境下電子檔案的安全

由于網絡的便捷性，越來越多的文件通過網絡傳輸。網絡的普及，對電子檔案需求量增大。在網絡環境下，大部分文件已開始使用認證信息、電子簽名等專業技術來防范網絡攻擊，但是在安全問題上還是對檔案管理者提出了一定挑戰。因此電子檔案的安全問題可從以下幾個方面著手解決，一是計算機系統的安全保障，二是檔案傳輸和修改保存的安全，三是檔案雙備份的普及。保密性即在公開開放的網絡環境下，電子檔案在傳輸和訪問的過程中信息不會泄漏。電子信息在有條件的前提下都可互相轉換和拷貝。這就要求我們避免使用社交軟件及公開信箱傳送檔案。完整性即電子檔案在傳輸過程中不會出現損壞，內容不會篡改。因為網絡的不穩定性及各種文件格式的轉換條件缺損，保存形式越來越多樣化，影響電子檔案的完整性。部分紙質檔案轉換為電子檔案，文件出現雙份保存，帶來便利的同時也增加了檔案歸檔和整理的工作量，工作繁重，管理者容易出現紕漏。

3新型網絡環境下電子檔案管理途徑思考

3.1構建安全的電子檔案數據庫

利用現代數據管理技術及檔案歸類保密等級，建立好安全完善的電子檔案數據庫。對于涉密文件及較高的電子檔案，需定期對檔案管理人員進行全面、系統性的培訓，明確工作職責和操作規范。進行合理的操作權限分配，劃分訪問和控制權限，保證每個文件的收集、整理、生成及上傳下達規范化。其次，需在提高軟硬件設施的配備。運用先進的監測系統，及時發現非法入侵行為；積極更新網絡病毒庫，避免病毒感染；積極對本單位的電子檔案專用設備進行維護與遠程監控，合理運用信息安全技術，加強保障。

3.2完善管理制度與增強創新意識

在管理方式上，要實現管理程序文件化、科學化和現代化，加強電子檔案的統一管理，發揮檔案管理者的主觀能動性。檔案管理人員要最大限度的發揮檔案功能，縱向和橫向，多元化的進行資源整合。配合上級主管部門，建立電子檔案數據庫和信息監控，設置權限瀏覽，在提供便捷工作方式的同時，做到上下共享資源。3.3改進人才培養模式向創新型轉變在原有的人才培養模式基礎上拓展新方法，提高工作人員綜合素質的同時，加強管理人員的規范化教育和創新思維模式培訓。在日常工作中發現問題，針對問題不斷提高自身的操作能力，更好地適應電子信息管理模式。發揮檔案電子管理的優勢，建立信息一體化的管理模式，提高專業業務技能。

3.4提高檔案館建設標準及紙質檔案的保存技術

根據《檔案法》《檔案館建筑設計規范》《檔案館安全管理標準》等一系列法律法規標準，適應建設需要，使得建筑設計符合功能、安全、衛生等方面的基本要求，根據不同等級、不同規模和職能配置，使各類檔案及資料保管安全、調閱方便。紙質檔案有易損壞，無法再生，需要保密等特點。提高紙質檔案保存環境，研究紙質檔案保存技術，做到制作影印副本、對已損壞的檔案及時修復，如加膜、修裱、去污、增塑，電子和紙質同步存檔等，降低非檔案化風險。

4結語

隨著現代信息技術的高速發展，檔案的電子化管理及更多新型模式的出現是檔案工作中面臨的新挑戰和新課題，也是檔案工作實踐和發展中衍生出的新事物。檔案工作者應不斷完善工作流程，不斷開發新技術，不斷學習實用的技術，不斷提高創新思維，努力使檔案管理工作在電子化大環境下發揮出其應有的作用。

作者：王蕾 李沐子 單位：十堰市太和醫院（湖北醫藥學院附屬醫院）院務辦公室