淺談高校團(tuán)學(xué)辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用

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摘要：科技不斷發(fā)展的今天，辦公自動化系統(tǒng)這個概念早已深入的各行各業(yè)，利用自動化的優(yōu)勢，能夠進(jìn)一步提高工作效率，也得到了廣大用戶的一致認(rèn)可。而近幾年隨著高校擴(kuò)招，在校生人數(shù)的不斷擴(kuò)大，在高校團(tuán)學(xué)工作線上。也有必要引入辦公自動化系統(tǒng)，以更好的提高工作效率。

辦公自動化這一概念的含義是：在辦公體系中綜合運(yùn)用現(xiàn)代電子科學(xué)技術(shù)和管理理論，融組織、控制、情報、通信、協(xié)同工作為一體，實(shí)現(xiàn)辦公信息化，信息采集、傳遞、處理自動化和決策方法科學(xué)化。保障對高校人員、部門和物資實(shí)施高效管理的一種重要手段。

高校辦公自動化系統(tǒng)旨在為高校建立起一種開放的、網(wǎng)絡(luò)化的、高效的辦公新環(huán)境，以一套完善的支持群體協(xié)作、流程控制、信息查詢及管理功能的信息系統(tǒng)，為學(xué)校內(nèi)部管理和外部交流提供基本信息的傳遞、處理渠道。辦公自動化系統(tǒng)的成功運(yùn)行，將會帶動其他信息系統(tǒng)的處理需求，使學(xué)校逐漸進(jìn)入到與時展同步的數(shù)字化校園。

1高校團(tuán)學(xué)現(xiàn)狀及特點(diǎn)

高校團(tuán)學(xué)工作作為整個共青工作全局的一個重要組成部分，是整個高等教育不可或缺的有機(jī)組成部分，是充滿生機(jī)和活力的高校學(xué)生教育管理工作，在高等教育中發(fā)揮著極其重要的作用。特別是學(xué)生全面素質(zhì)教育和大學(xué)生思想教育的重要內(nèi)容。由于高校共青團(tuán)組織制度健全，學(xué)生團(tuán)員比例相當(dāng)大，團(tuán)員青年整體素質(zhì)較高，所以高校共青團(tuán)工作既有共青團(tuán)工作的一般性，也有其特殊性。

經(jīng)過長期的摸索實(shí)踐，高校各級團(tuán)學(xué)工作組織逐步形成了以團(tuán)總支為主，以學(xué)生會和社聯(lián)為輔的工作格局。如我校團(tuán)學(xué)工作逐步形成了自己的特色，著重加強(qiáng)了組織建設(shè)、思想教育、學(xué)術(shù)科技、文藝教育、社會實(shí)踐、志愿服務(wù)、權(quán)益保障、濟(jì)困助學(xué)、立志導(dǎo)航和校際交流等方面的工作。

近幾年，隨著高校人數(shù)不斷擴(kuò)招，高校團(tuán)學(xué)工作壓力也不斷加大。主要有如下體現(xiàn)；

1.1人口流動性大

近幾年隨著國家對高校實(shí)行擴(kuò)招后。每年有大量的高中畢業(yè)生擠過獨(dú)木橋來到大學(xué)這個殿堂，也有大量的畢業(yè)生從大學(xué)畢業(yè)，走上社會。那么對于高校來說。如此龐大的人流量給教育工作帶來了巨大的壓力，而過程式的教育過程中的經(jīng)驗(yàn)積累確非常有限。

1.2數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)量龐大

高校團(tuán)學(xué)工作，在一定程度上肩負(fù)了，學(xué)生在校期間除了學(xué)習(xí)以外的大部分環(huán)節(jié)，包括評獎評優(yōu)、處分處罰、思想教育、社團(tuán)管理、社會實(shí)踐、第二課堂學(xué)分等等一系列的工作。因此，每個高校要做好少則5000～5000，多則幾萬人的各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作。可見工作量之龐大。

1.3社團(tuán)數(shù)量、種類繁多

隨著社會多元化的發(fā)展，大量新的信息在第一時間涌入了高校。新興社團(tuán)也在不斷出現(xiàn)，而且數(shù)量也在不斷壯大。如何鑒別社圃性質(zhì)，進(jìn)一步加強(qiáng)管理。也需要團(tuán)學(xué)工作老師花費(fèi)大量的精力。而且在社團(tuán)的發(fā)展過程中，有許多活動、宣傳、組織、策劃等方面，工作量也非常大。

2實(shí)現(xiàn)辦公自動化的優(yōu)勢

(1)能提高辦公事務(wù)工作的效率。減少文字起草、收發(fā)時間，公文電腦寫作一般要比手工寫作的速度提高5～10倍。能減少無效工作時間，如：電話占線或找人不在，查找、校讀文件等，每天要占用大量工作時間，一旦使用自動化工具可使工作效率大大提高。

(2)提高文書處理質(zhì)量。做到文件處理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，可使文書處理大大減少出錯率，還可大大提高編輯、排版、印刷質(zhì)量與速度。

(3)減少手工操作，減輕勞動強(qiáng)度。傳統(tǒng)辦公室中的紙張文件，改用電子文件的形式存儲和傳遞后，收發(fā)室再也看不到堆積如山的印刷品了，搬用、訂正、復(fù)制、歸檔、收發(fā)也全部實(shí)現(xiàn)了自動化。文字處理機(jī)的使用把人們從繁重的抄抄寫寫的手工作業(yè)中解放了出來。

(4)便于協(xié)調(diào)管理。電子通信系統(tǒng)為學(xué)校各部門之間及時協(xié)調(diào)各種關(guān)系提供了方便條件。

(5)降低了辦公費(fèi)用。電子文件使紙張消耗大量下降，現(xiàn)代通訊及會議系統(tǒng)還減少了工作人員的差旅費(fèi)。

(6)可以實(shí)現(xiàn)無紙張辦公室。因?yàn)橐磺形淖仲Y料均存放在磁盤里。利用電子郵件，人們可在終端上閱讀有關(guān)文件資料。

(7)實(shí)現(xiàn)辦公自動化以及建設(shè)一個計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境。將有利于培養(yǎng)學(xué)生的能力及幫助學(xué)生樹立自動化的觀念。

3高校團(tuán)學(xué)辦公自動化的可行性分析

3.1大量統(tǒng)計(jì)類工作交由計(jì)算機(jī)自動完成

在日常的工作中，有一些重復(fù)性的工作內(nèi)容，如獎學(xué)金成績排名、學(xué)生日常獎懲信息、貧困生情況、第二課堂學(xué)分計(jì)算等等。此類信息在錄入和保存過程中，由于高校人數(shù)眾多。普遍存在勞動重復(fù)性多，容易計(jì)算錯誤、信息保存困難、可讀性差等特點(diǎn)。那么結(jié)合自動化系統(tǒng)，這些數(shù)據(jù)的錄入、保存、調(diào)用就非常方便了。

3.2發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)媒體的宣傳優(yōu)勢

隨著高校社團(tuán)數(shù)量的不斷龐大，伴隨舉辦的各類社團(tuán)活動也此起彼伏，如前幾年國家推行的大學(xué)生暑期社會實(shí)踐、各類調(diào)研。進(jìn)幾年的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)等等，以及新興的網(wǎng)絡(luò)類、戶外類、科技類的社團(tuán)活動類型也不斷豐富。而傳統(tǒng)的通過布置開會、海報、廣播等等形式也很難適應(yīng)此類活動的推廣。因此，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺的方便快捷優(yōu)勢，可以第一時間將各類文字、圖片、動畫等新聞宣傳出去。

3.3會議、交流網(wǎng)絡(luò)化

高校團(tuán)學(xué)工作，其實(shí)也是一個上情下達(dá)、下情上傳的工作。因此工作中與學(xué)生，特別是學(xué)生干部之間的聯(lián)系非常緊密。經(jīng)常性的會因?yàn)橐粋€通知、一個文件需要召開學(xué)生干部會議、班長會議、團(tuán)支書會議等等。

如此一來，既占用了大量的學(xué)生時間，而且時間一久，學(xué)生干部多少會出現(xiàn)消極情緒。這樣往往不利于工作開展。而通過辦公自動化平臺，我們完全可以將學(xué)生，按不同身份分組，按不同組別需要，通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行工作布置。這樣只需規(guī)定學(xué)生干部每天在規(guī)定時間花幾分鐘時間看下是否有需要落實(shí)就可以。哪怕是遇到緊急情況，也可以利用平臺的短信功能，給學(xué)生干部發(fā)送一條提醒短信。不當(dāng)減輕了工作量，也給了學(xué)生干部更大的工作自由度，從而提高他們的工作積極性。

4應(yīng)用前景分析

高校中普遍用戶是教師和大學(xué)生，在知識和技術(shù)上具有一定的優(yōu)勢，而且近幾年高校的硬件信息化建設(shè)工作一直走在各行業(yè)的前列。因此高校推廣團(tuán)學(xué)辦公自動化系統(tǒng)，在硬件成本和人員培訓(xùn)上具有先天優(yōu)勢。

通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的資源共享，可以輕松實(shí)現(xiàn)；(1)各個環(huán)節(jié)的無紙化管理。減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，提高了工作效率，規(guī)范了管理，(2)極大地提高了高校團(tuán)學(xué)工作信息億建設(shè)與應(yīng)用水平，節(jié)約了人力、物力，降低了管理成本，減少了能耗。

因此，不管是從工作效率、人力資源投入、辦公費(fèi)用等等方面分析，高校辦公自動化系統(tǒng)都具有很好的應(yīng)用前景和推廣價值。