計算機技術在電子檔案管理中的運用

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摘要：在信息技術時代，傳統檔案管理向電子檔案管理轉變。計算機技術中的存儲、查詢和監視技術的應用為系統化管理電子檔案提供了技術支持，為檔案管理帶來了極大的便利。計算機技術用于電子檔案管理也對檔案管理理念和管理能力提出了更高的要求，檔案管理人員要及時轉變管理理念，提高應用計算機技術的能力，滿足電子檔案管理工作要求。

關鍵詞：計算機技術；電子檔案；效率

檔案是各類企業、機構、社會組織團體的重要信息資源，能夠為企業、機構、社會組織團體開展管理工作提供真實的參考依據。傳統檔案多為紙質檔案，其管理程度復雜，管理難度大。而且紙質檔案容易發生損毀和丟失，給檔案所有人帶來不必要損失。計算機技術及電子檔案的出現為檔案管理工作帶來了極大的便利，大大減輕了工作難度，提高工作人人員的工作效率。在信息化時代，計算機技術應用于電子檔案管理是時展的必然要求。

1計算機技術在電子檔案管理中的作用

1.1便于系統化管理電子檔案。

檔案的種類繁多，數量巨大，手工管理紙質檔案的效率極其低下。員工往往為尋找一份檔案而花費大量時間，檔案還容易因保管不善而損毀、丟失。而將計算機技術用于電子檔案管理可以極大的簡化檔案管理工作[1]。利用計算機技術建立信息管理系統，將電子檔案放入管理系統平臺分類管理。工作人員還可為電子檔案設置權限，僅讓特定對象獲取電子檔案。計算機技術還能讓檔案以視頻、圖像、文字等多種不同方式呈現，或綜合多種方式呈現檔案。信息管理系統還提供了強大的檢索功能、自動入庫排架功能，提升檔案管理效率。

1.2為檔案管理提供技術支持。

隨著計算機技術和信息技術的發展，計算機技術在電子檔案管理中的應用也越來越深。尤其隨著計算機處理技術和存儲技術的發展，它不僅方便了檔案存儲、檢索、分類等更仍，分布式計算機系統開發也為集成化管理電子檔案提供了強大的技術支持，極大地提升了電子檔案管理系統的集成服務性能。計算機外延設備技術的出現，也為傳統檔案向電子化檔案轉變提供了技術支撐。最后，計算機技術的應用有效地融合了檔案管理和現代管理，為機關單位、企業以及其它社會團體組織向現代換管理轉變提供了重要的基礎支持。

2計算機技術在電子檔案管理中的具體應用

檔案管理工作的重點在于存儲、檢索使用以及維護三個主要內容，結合檔案管理工作的重點內容，計算機技術在電子檔案管理中的應用主要表現為以下幾種計算機技術的應用

2.1存儲技術。

傳統手工檔案均采用具體紙質文件或其它材質文件的形式存儲在檔案管室內，隨著時間的積累，檔案數量也越來越多，各種紙質或其它實物檔案將占用的空間也越來越多，檔案管理工作難度也越來越大。而計算機技術具有強大的存儲功能，電子檔案的內存也相對較小。利用電子檔案將相關資料錄入系統文件內，在存儲于計算機數據庫系統，檔案資料占用的存儲空間也更小，計算機存儲功能可為檔案管理提供更為“廣闊”的存儲空間。

2.2查詢技術。

在發展過程中，通常需要對以往多個不同年份的、不同類型的檔案資料進行對比分析，用于制定未來發展戰略。如果檔案為紙質文件，查找工作量極大，使用時也極為不便。而計算機的查詢技術可極大的簡化查找工作[2]。管理人員只需輸入電子檔案的關鍵詞匯，即可從計算機數據庫內調取所需的數據資料。這種做法減少了人力，也減少了查詢時間，大大地提高工作效率。

2.3監測技術。

傳統檔案管理方式存在丟失的風險，給檔案所有者帶來巨大的經濟損失。而電子檔案可降低檔案丟失幾率，減少檔案丟失帶來的損失。首先，計算機可提供監視功能，監控是否無權限人員調用、復制重要檔案。一旦重要檔案出現非法操作，系統將自動報警，及時告知管理人員。同時，計算機技術可對電子檔案進行加密管理，非特定人員不具備獲取或瀏覽檔案資料權限，以免重要檔案資料被他人非法獲取。及時被他人獲取后，也無法瀏覽檔案內容。

3計算機技術在電子檔案管理中存在的問題及解決對策

3.1存在的問題。

雖然計算機技術為電子檔案管理帶來了極大的便利，檔案管理工作也逐漸實現現代化信息管理。但是，在實際應用中仍存在不少問題，主要表現在以下兩個方面。一是計算機技術在電子檔案管理中的應用深度不足。許多檔案管均建立了信息化管理系統，但是檔案管理工作仍以手工管理為核心，只將計算機技術作為檔案管理的輔助手段。檔案管理對象依舊以紙質檔案資料為主，而非以多媒體電子檔案數據管理為主[3]。以手工管理為核心的檔案管理無法充分發揮計算機技術的優勢。相反，計算機技術也對檔案管理工作帶來障礙，導致管理人員做重復性工作，降低檔案管理工作的效率。二是檔案管理人員的能力不符合計算機技術下電子檔案管理工作。傳統檔案管理向電子檔案管理轉變也對管理人員提出了更高的要求，管理人員應適應計算機技術支持下的管理思維和管理能力，熟練掌握計算機操作方式、現代化檔案管理思維、電子檔案安全管理意識等。而檔案管理人員受手工檔案管理思想影響極深，且計算機知識儲備不足，學習新技術的能力也相對較弱，以致于計算技術無法深入應用于電子檔案管理。

3.2深入應用計算技術在電子檔案管理中的對策。

針對計算機技術在電子檔案管理中的問題，應首先轉變檔案管理人員的意識，重視計算機技術的應用。同時加強技術和設備投入，提升計算機設備軟件和硬件水平，引入現代化管理模式，全方面提升計算機技術在電子檔案管理中的應用。優化傳統檔案管理模式，制定使用計算機技術的檔案管理制度，使管理制度更適合應用計算機技術，保障電子檔案管理工作有序進行[4]。其次，加強檔案管理人員培訓，改變檔案管理人員對新技術的認知，同時提升檔案管理人員操作計算機技術的能力，解決技術瓶頸。如聘請專業計算機技術人員對檔案管理人員進行專業培訓，提高日常維護和管理電子檔案系統的能力。

結束語

計算機技術應用于檔案管理是信息時展的必然趨勢，檔案管理人員需要順應時展潮流，轉變傳統觀念，自上而下地推動計算機技術在電子檔案管理中應用。同時，深入分析計算機技術用于電子檔案管理的相關要求，為計算機技術管理電子檔案營造良好的“環境”，提升現代化管理電子檔案的水平。

參考文獻

[1]李剛仲.計算機技術的運用在醫院檔案管理中的應用分析[J].中國醫藥指南,2012,30:686-687.

[2]盧晶.關于計算機技術運用于電子檔案管理的分析思考[J].無線互聯科技,2013,8:180+183.

[3]王晶晶.論計算機通信技術在人事檔案管理工作中的運用[J].信息通信,2015,9:309-310.

[4]蘇延霞.計算機技術在文件與檔案管理中的應用探討[J].信息系統工程,2010,7:47，58.

作者：李照華 單位：伊春林業管理局林業干部學校