網絡環境下的檔案信息資源研討

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一、為檔案開發利用做好信息儲備

檔案部門要與時俱進，開拓創新，加大收集檔案資源的力度，擴大檔案的接收范圍和征集門類，注意收集反映社會重大變遷的多種載體檔案，不斷充實館藏檔案信息資源，解決傳統載體檔案的數字化問題，確保網絡環境下檔案信息資源開發利用的效率和質量；優先數字化那些最具有現實利益問題的各類檔案信息資源，如房地產檔案、婚姻檔案、城市低保檔案、合作醫療檔案、農民工檔案、學籍檔案、拆遷檔案、社保檔案等；采取多種方式和手段，有效地開發數字檔案信息資源，建立各級各類檔案數據庫，保證數字檔案信息的廣泛利用；檔案部門還應加強合作與協作，通過多種信息平臺協同建設各種文獻信息數據庫共享機制，用戶可以不受時間、空間等的限制，隨時、準確地從網上查到自己所需的各種檔案信息資源。

二、利用現代化信息技術開展檔案開發利用

在網絡環境下，檔案信息資源的開發必須在統一的技術和標準下進行，依托政府上網、電子政務工程逐步實現文件、信息查詢、利用網絡化。開展檔案計算機檢索、網絡信息咨詢服務以及網上檔案信息的開發利用，加強聯網協作，實現檔案信息資源共享。信息網絡化可為檔案信息的社會化服務提供最佳的技術手段，可使檢索變得簡捷快速，提高信息檢索的查全率和查準率，實現檔案信息資源數據庫化、檔案信息資源服務網絡化、檔案管理自動化是目前檔案信息資源得以開發利用最快捷、最有效的措施。充分利用網絡和檔案信息數據庫等優勢，開發多種多樣的數字檔案信息資源，編制多樣化的檢索工具，建立信息交換協調機制，把不同檔案部門檔案信息資源開發利用統一起來，形成一個全功能、高效益的檢索系統，充分發揮整體優勢，提高檔案信息資源開發利用的工作效率。

三、重視檔案利用后的信息反饋工作

檔案作為一種信息資源，不僅要開發利用而且要注意掌握利用效益信息的反饋。檔案利用后的信息反饋，是指輸出后的檔案與外界發生關系后，其效果（包括用戶要求、意見、評價及效果）如何的音信，并由此引起各項工作內容的調整，以便更接近于服務目標的過程。檔案利用后的信息反饋，按照范圍可分為兩類：第一，檔案利用工作后的外部信息反饋是一個開放系統，需要檔案開發利用人員主動去收集。如檔案工作者通過對檔案利用者調查、建立用戶聯系制度、詢問等形式，主動收集用戶對檔案信息的需求意見，以利用戶及時反饋信息，也可定期召開用戶座談會，加強與用戶聯系，改進工作和服務方法，開展在線的信息預定服務、設置用戶反饋欄目，充分利用網絡的雙向互動性的特點，有針對性地解決用戶各種實際問題，促進網絡利用服務工作的提升和開展。第二，檔案利用后的內部信息反饋是一個閉路系統。如在檔案利用工作系統內，檔案信息資源的加工過程中出現的新問題，各組成要素或環節的不協調狀況等，都要將信息反饋給檔案利用部門，以便其通過調節手段而達到新的平衡。由此可見，檔案利用后的信息反饋，是調節各項具體工作內容的客觀基礎，是整個檔案開發利用工作不可缺少的一個重要組成部分，有利于提高檔案信息資源的開發利用工作的深入開展。

四、提高檔案開發利用人員的整體素質

檔案開發利用人員自身的素質將直接影響網絡環境下檔案信息資源的開發利用工作。隨著大量電子信息資源的產生，對檔案開發利用人員提出了“一專多能”的要求，作為從事網絡信息服務的檔案開發利用人員必須重新構建自己的知識體系，加強信息技術的培訓和學習，掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理等技術和手段，提高運用現代化技術的技能，從舊的管理和服務方式中走出來，以滿足用戶信息需求為中心，提高工作效率和管理水平，以適應網絡環境下檔案開發利用工作發展的需要。

作者：林桂春單位：哈爾濱高新區機關服務中心