人事檔案管理

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一、充實內容，確保材料真實性

聘用制下的人事檔案尤其要根據高校特點，以新的人才標準來更新檔案內容，通過補充和精簡內容，更全面更直觀地反映個人的綜合素質，通過檔案收集材料的全面、科學、完整，提高人事檔案反映一個人綜合情況的“立體感”、“折射度”。為有效充實人事檔案內容，人事資料的收集應體現出如下原則:一是要重視檔案材料收集的多樣性。人事檔案部門應主動與各檔案材料形成部門聯系，及時將反映檔案當事人業務水平、工作實績、學習進修以及在從事崗位工作過程中形成的聘約、各類合同等最新材料及時納入檔案管理，并從大量的人事檔案材料中去粗取精、去偽存真，從源頭上確保人事檔案內容的完整、真實。二是重視“活信息”的收集。將以電子文本、數據庫及相關程序、多媒體資料、各類網頁、圖形、圖片等材料及時收集，并對人事檔案材料收集實行動態跟蹤。三是重視特色檔案材料的收集。四是要探索通過現代化手段建立人才業績跟蹤系統，將最新的業績更新到人事檔案信息管理系統中來。

真實性是干部人事檔案的生命，檔案材料的內容必須準確可靠。只有實事求是地反映一個人的情況，檔案才能成為提拔干部、錄用人才、調資、專業技術職務晉升、離退休、出國政審等重要的依據。因此，要嚴把“三關”，避免失真檔案信息入檔。一是嚴把材料審查關。二是嚴把人事檔案材料的轉入關。三是嚴把人事檔案轉遞關。

二、加大宣傳，推進知情權建設

聘用制下應該完全消除“身份”這一對人本身進行區別的概念。要采取多種措施增強社會公眾對人事檔案管理的了解支持，經常利用高校宣傳欄，宣傳人事檔案相關的知識，積極參與學校的人事政策調整、人才選拔、工資晉級、職務晉升等項工作，以優質的服務獲得公眾的認知，促使更多的人員了解人事檔案，以多種方式宣傳人事檔案在社會生活中的重要作用。要以《檔案法》為基礎，健全各項規章和獎懲制度，制定符合校情的細則，明確人事檔案工作的職責范圍，賦予其必要的管理權限，突出檔案管理的行政管理職能，視之為一項長期的基礎工作一抓到底。并形成堅強的組織保證，建立一個以主管校領導牽頭，檔案館負責的層層責任制，形成涵蓋所有部處、科室的有效網絡，提高監管、反饋的整體意識，努力使人事檔案工作走上最佳的軌道，確保人事檔案及相關材料的科學性和完整性，創建管理與服務之間的和諧氛圍，使人事檔案在被社會認可的同時，被人們所關注。

隨著社會民主進程的加快，客觀上要求加大個人對本人人事檔案內容的知情權，除了人事檔案中一些與國家利益和個人隱私，組織考察干部、群眾座談等有關需保密的材料外，一般的人事檔案材料要向本人開放。透明度加大，必然使檔案當事人更加了解自身狀況，減少由于期望值過高而引發的種種問題，社會也必然更加關注人事檔案工作的開展，關注檔案信息資源開發工作，從而逐步改變社會公眾對檔案的神秘感和恐懼感，有利于增強全社會的檔案價值意識，促使當事人將業務水平、工作實績、學習進修以及在從事崗位工作過程中形成的聘約、各類合同等最新材料及時納入檔案管理，為人事檔案帶來真正的“陽光”。

三、開發信息，實現多途徑利用

人事檔案原始地記述了當事人的個人經歷、德才表現及發展歷程，是歷史地、全面地考察人的重要依據。因此，在相關法律法規允許的范圍內，對高校職工人事檔案信息進行開發是促進高校人力資源合理配置的重要手段，也是發揮人事檔案信息功能的有效途徑。可以探討的途徑有:(1)高校人事檔案部門建立職工信息數據庫，為人力資源管理服務。(2)積極創造條件，開展諸如人才信息報導、信息咨詢、信息調研分析等深層次服務。(3)在正確處理好開發利用和保密的關系前提下，組建各類別人才信息庫，反映出各類專業人才自身個性特點和專業特長的信息，使學校在選才時，用其長，避其短，更大限度地發揮人才效力。(4)建立高校人事檔案管理信息系統，實現個人基本信息的聯機網絡檢索和聯網查詢，用現代化手段管理和提供利用，為用人單位選才提供保障。

從保護人事檔案原件和提高利用率的角度出發，必須大力開發電子檔案，大力提高人事檔案工作信息化建設水平。要利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將人事檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術處理，將文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存。即使不能完全建立電子檔案，也應該將有關檔案信息進行計算機處理，以方便自動檢索統計、加工整理、及時更新和提取利用，提高人事檔案工作效率。有條件的地方還可參照教育部學歷查詢網的做法，建立人事檔案網，將個人可以公開的一些信息上網公布，方便用人單位查閱。在檔案管理部門之間建立網絡聯結，通過局域網實現檔案信息資源的共享。更進一步，還可以開發由個人持有的電子檔案，讓檔案信息與個人如影相隨，最大限度發揮作用。當然在建立電子檔案、實現信息化的過程中，要注意使用權和管理權問題，嚴防失密。

四、人本管理，建設高素質人才隊伍

要實現聘用制下高校人事檔案工作的發展，人才隊伍建設是關鍵。因此，實施人本管理，在保證人事檔案部門有一定專業人才的基礎上，進行合理的人力資源規劃與管理，是人事檔案管理發展的必然要求。

（一）實現人力資源合理配置

在加強人事檔案隊伍建設方面，首先要確保檔案管理工作人員數量，并且要以主要精力從事人事檔案工作。其次，人事檔案部門要對現有人力資源數量、結構進行分析，預測未來發展對人事檔案發展所需的人力資源規模、結構的需求，確定二到五年人才招聘的數量和專業結構，據此制訂出總體規劃和每一年所需人才的招聘計劃，制訂行之有效的招聘策略。同時，積極與人才市場聯系，就招聘范圍與策略進行探討，并采取到檔案人才聚集地招聘、廣告招聘、網絡招聘等多種形式擴大自身影響。對于急需人才，可采取提供一定的優惠待遇，以吸引其加盟。

（二）實現人力資源人性管理

學校領導應加強對人事檔案工作人員的關心和體貼。在日常管理中，要注入人情化手段，在管理中尊重他們的價值，盡量滿足他們的需求，時刻以人為本，以多樣化的形式營造檔案部門的人文氛圍。可借鑒國外以情感交流為主要內容的“軟管理”模式，組織和領導多關心職工的生活，對于他們遇到的事業上的挫折，感情的波折，家庭的裂痕等“疑難雜癥”要給予及時“治療”和疏導，營造出一種相互信任、相互關心、相互體諒、相互支持、互敬互愛、團結融洽的氛圍。在建立制度時，更應融入人性因素，千方百計提高人事檔案工作人員的津貼和勞保福利待遇，增加他們的休息時間。由于人事檔案工作的單一，加之從事該工作的人員大都是非專業人員，因此，、評定職稱、職務提升都不同程度的受到限制，學校領導應該根據實際情況予以重視等。

（三）暢通人力資源開發渠道

檔案部門應打破原有用人觀念，以人為本，本著公平、公開、公正的原則，打破“平均主義”、“大鍋飯”，使能者上，不能者下，清除論資排輩現象，以最大限度地發揮其聰明才智，又使每個人都有危機感，促使他們利用各種方法完成任務，并在實踐中不斷學習新知識、新技能，適應新崗位，使自己在競爭中立于不敗之地。部門中不能適應競爭者，允許其到要求較低的崗位或分流到社會其它部門。競爭機制下，人才流動性必然增大，這是趨勢和潮流，檔案部門人力資源管理部門應正視這一時代特征，及時建立健全相關制度。檔案人員競爭的加劇，檔案部門必然更加注重服務意識的提升，并時刻立足創新，以保持自身競爭力，這也是檔案事業發展的根本。

摘要：聘用制下高校人事檔案管理工作的實踐，是推進其發展的基礎工作。在業務工作中，人事檔案工作的各個環節必然要組成一個有機整體，各個環節之間相互制約、互相促進。如何更好的管理聘用制下高校人事檔案的管理，本文就這一問題展開論述。

關鍵詞：聘用制；高校；人事檔案管理

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