工程檔案管理探究

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1工程建設項目檔案的特點

項目檔案是基本建設項目檔案或重大(重點)建設項目檔案的簡稱，它是企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事項目規劃、設計、施工、監理、改建、維修及建設、管理過程中形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的項目文件材料總稱，它是檔案大家族當中的一大門類，是國家檔案資源建設中的重要組成部分。包括建設項目的新建、擴建、改建和技術改造等項目。工程檔案具有如下特點：一是時間跨度比較長。以我公司靖西二線輸氣管道工程為例，當初的建設周期為7年(2003—2009年)，而工程檔案管理周期將地質勘探階段包括在內整整10年時間(2000—2010年)。二是所涉及的專項報告多。如我公司靖西二線輸氣管道工程檔案涉及地震、地災、環評、水保、考古、防洪、遙感、安評等。三是檔案種類多，數量比較大，而且載體形式也多種多樣。如我公司靖西二線工程建設檔案包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案以及實物檔案等種類，載體形式有紙質、磁帶、光盤、硬盤、照片、探傷光片等。四是參與建設的單位多。一般的工程項目，根據管線長度的不同分為若干個合同標段，并且由包括數字化管道建設單位等多個不同的施工單位負責施工，另外還有設計、勘察、檢測及監理單位和政府質量監督部門的共同參與。

2工程檔案管理中普遍存在的問題

2．1工程檔案宏觀管理上普遍存在“重工程建設、輕檔案管理”的思想觀念，大部分的工程在即將竣工或投產時，才將檔案資料納入議事日程；在這種情況下，項目竣工后，完全依靠檔案管理部門基本不懂施工現場實際情況的檔案管理人員，完成整個工程檔案資料的收集、整理、分類、立卷和歸檔等一系列工作，使得最終形成的檔案就脫離了工程實際，且不能保證檔案的齊全和完整性。

2．2工程檔案管理人員專業素質不高，未能將項目形成的檔案進行開發和編研工作，使得檔案失去了它們應有的價值。像我公司的檔案室，一直以來只是機械的收集、存放檔案，最終檔案室只當作資料的借閱部門。

2．3檔案管理手段落后，保護設施不完善，多數檔案工作還停留在零散、慢速、低效的手工操作階段，不具備系統、快速、高效的信息化的管理手段。

2．4檔案實體管理是檔案管理工作的重點，普遍存在檔案管理人員不深入現場，頻繁變動，對工程整個建設過程沒有系統的概念和理解，使得最終形成的項目實體檔案資料存在以下問題：①收集不齊全，存在丟失現象；②檔案整理與工程建設不同步進行，在項目驗收前才進行突擊整理：③接收人員對檔案審查把關不嚴格，由于設計變更、圖紙版本不同、數據及工程量的改變引起的圖實不符等，均在大量的檔案資料中存在；④缺少原件，簽字和蓋章手續不齊全以及字跡不清、污損和復寫資料等無效文件也很普遍；⑤忽視錄音、錄像、照片等非紙質檔案的收集、整理；(忽視了檔案本應具體的實用內容及齊全、完整性，片面追求格式裝訂、盒脊表面形式，不利于日后檔案的查詢、利用。

3做好工程檔案管理的對策和方法

3．1組織協調，發揮龍頭作用

建設單位要積極履行牽頭、抓總的職責，按照項目法人責任制的要求，在項目檔案工作中積極組織、協調本單位和參建各方的項目檔案工作，檢查、指導本單位和參建各方按照國家相關規定、標準及時制定項目檔案工作的管理制度和統一的業務標準，并將項目檔案工作納入項目工作計劃和項目法人責任制、招標投標制、工程監理制以及合同管理制的相關條款之中：構建項目檔案工作網絡體系，建立切實有效的歸檔考核措施：貫徹執行國家有關法律法規，強化檔案管理機構作為公司全面負責項目檔案工作的重要職責，統一領導、統一管理，認真依法履行對公司內各部門、各單位以及直屬單位項目檔案工作的監督和指導職責，督促、指導各部門、各單位文件材料的形成、積累和歸檔工作，從制度上、組織上規范全公司系統的項目檔案工作。

3．2提前控制，實施同步管理

檔案管理工作要與項目建設同步進行，項目申請立項時，項目建設單位的相關部門即應開始進行文件材料的積累、整理、審查工作，項目竣工驗收時同步完成文件材料的歸檔和驗收工作。建設單位把項目檔案工作納入項目的管理程序，將項目檔案工作的要求貫穿于立項、設計、施工、監理、驗收全過程的各個環節，是保證項目檔案完整、準確、系統的重要措施，這是目前我國家行業、項目建設單位做好項目檔案工作的一條成功經驗。堅持同步管理，提前介入項目管理，是項目建設單位檔案部門的重要工作內容之一，檔案部門要結合項目建設的特點，及時了解國家、行業相關業務標準、規范，掌握文件材料的形成規律，明確各部門、環節、階段應歸檔的項目文件材料范圍，同時提出具體整理要求，并按時參加項目的開工交底、階段檢查、設備開箱驗收、交工驗收、竣工驗收，把好項目建設各個環節形成的項目文件材料，避免項目檔案工作的被動和滯后，確保項目檔案成套性，準確性和系統性的質量要求。

3．3納入合同條款，進行有效監管和控制

合同是約束項目雙方的法律依據，將項目檔案工作納入合同管理是進行可控規范項目檔案工作最起效和實用的辦法之一。我省已經竣工的西漢高速公路、成陽機場二期工程、韓城二電等一大批重點建設項目，在項目檔案工作中都較好地實施了合同管理，合同文本中有關項目檔案工作方面的條款詳細、具體，明確項目參建各方的違約責任，有些項目單位在合同中還明確提出了項目檔案在工程質量保證金中所占的比例和數量，同時要求檔案管理人員要參與合同中關于竣工檔案資料乙方相關條款的起草，在施工過程中還參與工程進度款項的支付控制，使項目檔案工作真正具有了一定剛性約束力。

3．4創新管理模式，實施文檔一體化管理

在項目建設過程中，使項目所有文件材料的收發歸口統一管理，在項目開工建設前，針對具體項目建立檔案編號體系，將文件材料管理與檔案管理有機地結合起來，進行全方位的標準化、一體化管理。對暫時不具備文檔一體化管理的項目，要及時將項目建設各環節、各階段所形成的文件材料、圖樣目錄錄入微機，實施紙質、電子文件的“雙套制”管理，項目竣工驗收后一并移交建設單位的檔案部門。

3．5不斷提高項目建設單位檔案工作人員的業務素質

項目檔案工作專業性較強，近些年來國家又陸續頒布、修訂了不少項目檔案工作的行業規范、業務標準，這些規范、標準內容新、要求多，項目建設單位一定要認真對待，不斷開拓思路，積極為檔案專、兼職人員創造必要的學習平臺，強化業務培訓，增加交流，不斷提高項目建設單位檔案專(兼)職人員的業務素質和綜合管理水平。

4結束語

建設單位要轉變項目管理觀念，統籌安排，統一考慮項目建設的每一個環節，真正做到檔案資料的收集與工程建設同步進行。建立健全檔案管理的工作體制，加強項目檔案管理培訓工作，并將其滲透到相關部室及每個施工技術人員的思想觀念中，在項目管理中逐步重視檔案管理工作。檔案管理人員要掌握檔案業務標準的實質，深入現場，結合實際靈活處理，使標準更貼近于實際。只有這樣，工程項目檔案管理工作才能做的更好。