簡談市政工程檔案管理對策

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一、科技檔案管理存在的突出問題

（一）完整性欠缺

在實際的歸檔收集過程中，由于歸檔管理人員理工科與工程技術背景知識的欠缺，以及對歸檔項目整體了解的不足，往往使其在歸檔中不能很好地把握歸檔文件的完整性，特別是科研項目形成立項階段的反映項目需求和來龍去脈的專業(yè)性很強的技術文件。這就導致歸檔文件不少，技術類文件有遺漏，最終使得所歸檔文件不能反映科研項目的技術全貌、進展過程，甚至造成技術路線的模糊與不連續(xù)。

（二）管理模式落后

很多企業(yè)檔案部門在科技檔案管理上局限于科技檔案實體的收集、整理、保管和利用，而對科技檔案的數字化、網絡化管理則很少涉及，沒有認識到科技檔案信息化管理的重要性、必要性和緊迫性，以至于企業(yè)科技檔案管理多年來停滯不前。在知識經濟和信息時代，隨著科技檔案類別、內容、載體、信息的不斷增加，傳統的科技檔案實體管理模式已經不能適應新形勢下科技檔案信息化管理的需要。

（三）服務手段滯后

由于檔案管理涉及軟、硬件的投入，因投入不足而導致在科技檔案管理上只能簡單地編制科技檔案案卷目錄、專題目錄，不能運用現代化計算機網絡通信技術進行科技成果轉讓和信息交流，影響了企業(yè)科技檔案信息資源的開發(fā)和利用。

二、加強科技檔案管理的舉措

（一）要注重歸檔項目中系統（課題）、分析系統（專項、子系統、子課題）組成與它們之間的內在技術聯系，按照技術專業(yè)體系形成歸檔文件體系，避免歸檔文件材料的雜亂無章堆積。為了確保歸檔技術文件材料的系統性和完整性，檔案人員應當采取前端介入、過程控制的方法。只有這樣，才能從根據上保證科技檔案技術文件材料的系統性和完整性。

（二）大力推進科技檔案的全面質量管理

全面質量管理是提高科技檔案工作的質量的重要手段。因此，在科技檔案的形成、積累、收集、整理、保管鑒定、統計、提供利用以及技術文件材料的接收、裝訂、分發(fā)、入庫等環(huán)節(jié)中必須把科技檔案的質量要求貫穿于科技檔案工作的全過程，同時要研究那些影響檔案質量的因素并探討如何來控制他們，這就要求抓好各個環(huán)節(jié)各個過程的質量管理；同時，建立一整套保證檔案質量的工作體系，把科技檔案工作納入生產、技術和科研等管理制度．納入生產、技術和科研計劃，納入專業(yè)科室和技術人員的職責范圍并構成一個整體，融會貫通，互相補充，從各條途徑來保證科技檔案工作的開展。

（三）加強科技檔案的開發(fā)利用

合理地利用科技檔案可以產生巨大的社會效益和經濟效益，能有效地提高效率、增加收益、節(jié)約資金。在科技檔案的開發(fā)利用上，以科學發(fā)展觀為指導、堅持全面協調可持續(xù)發(fā)展是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。為了更好地利用科技檔案、發(fā)揮檔案價值的作用，必須提高檔案的利用功能；同時，為了保守企業(yè)秘密，必須加強法律意識，建立嚴格的保密措施。利用和保密是辨證的關系，強調一方面而忽視另一方面都是不允許的、不科學的。要轉變思想、更新觀念，改變傳統的”重保密、輕利用”的觀念，統籌安排好各環(huán)節(jié)工作，正確處理好利用和保密的關系，使兩者和諧共存。在開展科技檔案利用工作時，要依法規(guī)范利用，積極、慎重地制約人們對科技檔案的利用行為，維護企業(yè)合法權益，確保企業(yè)秘密的安全。

（四）加強科技檔案信息化建設

加大投入，解決好科技檔案信息化基礎設施建設等關鍵性問題，應用現代化計算機網絡信息技術，對科技檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，使科技檔案管理模式由傳統的檔案實體保管，逐步轉變?yōu)楝F伐化的檔案實體的數字化、網絡化信息管理。

（五）進一步提高檔案管理人員素質

知識經濟、信息時代為檔案管理工作提供了發(fā)展的空間，同時也帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。檔案管理隊伍素質的高低，決定著檔案事業(yè)發(fā)展的成效。要進一步加強檔案工作者的繼續(xù)再教育，有計劃、有重點地抓好學習、培訓，從而使檔案人員在業(yè)務技能和服務方式跟上企業(yè)發(fā)展的需要。總之，科技檔案工作作為企業(yè)管理的重要組成部分，對企業(yè)的技術創(chuàng)新、管理創(chuàng)新有不可替代的作用。企業(yè)只有高度重視并不斷加大科技檔案的管理力度，才能把科技檔案的現代化管理事業(yè)提高到一個新的水平。

作者：王日光單位：山東省威海市供電公司