探討人事檔案管理的見解

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一、人事檔案管理與利用之問題癥結

交接不暢。由于單位人事體制、部門管理的方式方法以及相關的隸屬關系等歷史問題難免會發(fā)生變動，加上交接程序可能不是太好，檔案管理極其混亂不堪：檔案材料袋破的不行；檔案材料缺失；檔案沒有統(tǒng)一順序存放；檔案規(guī)格不一等等。辦公條件有待改善。單位由于辦公條件的限制，無法形成“三室分治”的局面，就是說閱覽室、存檔室和辦公室三個地方分開。還有，單位在這些地方?jīng)]有配上防盜設備、去濕設備。總之，硬件設施明顯需要增進。沒有實現(xiàn)專人專職。檔案管理其實是一項專業(yè)性的工作，不是誰都可以做的，而通常情況下單位的檔案管理都是人事人員兼著在做，這些人事人員卻乏專業(yè)檔案管理知識和能力，這種人事安排必定影響檔案管理的質量。沒有遵守統(tǒng)一規(guī)范制度。單位從領導到科員，對檔案管理這件事都認為是小事，從來沒有說認真按照上級部門要求，認真對檔案進行規(guī)范化的統(tǒng)一整理，沒有相應的配套程序或者規(guī)定，大大影響了檔案資料的更新和利用效率。檔案利用率有限。很多人認為檔案管理就是單純的保管，其實這種想法是大錯特錯的，而是包括一系列的服務內(nèi)容的，包括檔案信息的開發(fā)利用。現(xiàn)今，單位人事檔案信息都沒有被好好的利用起來，一般情況下，只在黨員發(fā)展、職位晉升等情況下才用的著，沒有充分起到人事檔案的作用。未實現(xiàn)科技管理。現(xiàn)在是一個科技時代，單位沒有把信息技術這個科技產(chǎn)物很好的與檔案管理完全結合起來，通常只是簡簡單單發(fā)揮了檔案材料的目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化的作用始終沒有能夠被開發(fā)。

二、對癥下藥

領導看重。領導一句話，頂過半邊天。單位領導對人事檔案管理這個事必須充分重視起來，要加強相關方面的意識，要對人事檔案的作用有充分的認識。另外，要對人事檔案管理這項工作有充分的部署，要設立機構，安排專門人員從事相關管理，做到有計劃，有落實，有檢驗，對檔案管理工作者要加強關心和了解，要讓他們也得到同等福利待遇和升遷機會。這些必將提高相關人員的工作績效，使他們有更好的工作心態(tài)，從而促進人事檔案管理。撥款到位。對人事檔案管理工作，要適當給予項目經(jīng)費，要把它列入每年的經(jīng)費預算之中，并且要安排專門的地方，盡量讓三室分開，并且配置齊去濕去塵儀器，裝好防盜防火設備，做到硬件設施杠杠的。要實現(xiàn)專業(yè)化。對相關人員入職時要提高入職門檻和入職標準，必須是招專業(yè)人員來進行人事檔案管理這項工作，不要由人力資源相關人員兼著做，這樣可以提高檔案管理的水平，保證檔案工作的長效性。其次，要提高檔案管理人員的理論素質、業(yè)務素質、道德素質。檔案管理人員應該不斷學習最先進的管理知識，將它應用于實際工作中去，同時要不斷結合單位實際情況，創(chuàng)新工作方式方法，提高業(yè)務能力。最后，要有良好的道德素質，做好檔案管理工作，要有責任心，對每份人事檔案都應仔細仔細再仔細，確保資料齊全真實，管理得當。單位應當制定相應的規(guī)章制度，定期檢查。對檔案的報送、收集、整理、資料是否完備、表達是否準確等方面都要經(jīng)過細致檢查，這些過程都要制定相應的標準，不能人為恣意的發(fā)揮主觀能動性，一切按程序按制度來。實現(xiàn)科技化管理。應當及時更新檔案管理技術，將檔案管理與信息技術有效結合。把相關的存儲技術、防護技術等等都用上，提高工作效率和工作質量，延長人事檔案的壽命。

三、結語

只要做好以上幾點，我相信我們?nèi)耸聶n案管理與利用必將大大改觀，上述問題必定能夠迎刃而解，充分發(fā)揮人事檔案管理的作用。

作者：曾愛武單位：荊州市人力資源和社會保障信息中心