新形勢下的公路檔案管理管窺

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一、當前公路檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理工作還不夠規(guī)范完善

由于領導和職工對檔案管理工作的不重視，致使檔案工作人員缺乏應有的教育培訓，對新時期下的檔案管理知識掌握不足，這就導致檔案管理工作中出現檔案收集不及時、整理不規(guī)范、保存不完整等情況。具體表現在以下幾個方面：一是檔案的檔號不規(guī)范，有的檔案沒有卷內目錄，二是有的檔案卷內標題不規(guī)范，標題題目與檔案內容不一致；三是檔案案卷用紙不一致，不美觀。同時，由于當前計算機技術的廣泛應用，檔案管理的載體發(fā)生了較大變化，由以往單純的紙質檔案逐步向電子檔案轉變。但當前公路部門的檔案管理信息化水平還比較低，先進的檔案管理系統(tǒng)沒有得到應用，檔案整理、檔案檢索等工作依然靠手工工作為主，這就嚴重制約了檔案管理的質量和效率。

（二）檔案管理工作體制機制不健全

雖然近年來公路部門建立了部分檔案管理制度，但這些制度仍然不夠健全完善，不能完全適應新形勢下的檔案管理工作要求。具體表現在：一是檔案收集制度不夠合理，導致檔案缺乏完整記錄，二是檔案保管制度不夠合理，基礎信息不全，甚至發(fā)生檔案損毀、遺失等嚴重影響檔案管理工作的不良現象，三是檔案利用制度不合理，很多檔案利用率低，沒有充分發(fā)揮出應有的作用和價值。

（三）檔案管理人員能力素質比較低

由于公路部門對檔案管理工作的重要性認識不到位，很多單位選擇聘用人員從事檔案管理工作，這部分人員并未接受過專門的檔案管理專業(yè)培訓，對檔案管理知識比較缺乏，他們在檔案管理工作中大多進行照搬照抄，這就導致其整理出來的檔案缺乏實用性，檔案整體規(guī)范性不足，致使檔案使用價值不高。同時，部分檔案的檔案管理人員雖然是正式職工，但只是把檔案工作作為一種附屬工作，工作中缺乏積極性和主動性，導致工作效率低下。再加上這些人員的計算機應用水平普遍不高，完全不能適應新形勢下檔案管理工作的新要求。

二、做好新形勢下公路檔案管理工作的對策措施

（一）提升思想認識水平，強化檔案管理工作科學化水平

公路部門的領導和廣大職工要從根本上重視檔案管理工作，要健全檔案管理責任制，將責任落實到人，檔案管理工作的哪個環(huán)節(jié)出現了問題，就由哪個部門承擔責任，嚴格追究問責，確保提升檔案管理工作的責任感和緊迫感。要嚴格責任追究制度，對于違反檔案管理工作規(guī)定的人員，要嚴格按照規(guī)章制度，進行有關處罰。同時，要強化檔案管理人員的教育培訓，提升其專業(yè)技術水平，使其業(yè)務層次更高、職業(yè)精神更強，對國家的檔案管理政策法規(guī)更加熟悉、準確把握，以不斷適應新形勢下公路檔案管理行業(yè)的不斷發(fā)展變化。

（二）充分利用現代技術，強化檔案管理工作信息化水平

當前，多媒體技術已經得到廣泛應用，現代化檔案管理技術逐步落實到具體的檔案管理工作中，構建起較為完備的檔案管理系統(tǒng)。在公路部門職責任務更加繁重的今天，計算機作為一種高效處理大量信息與數據的現代先進工具，逐步通入了檔案管理工作的全過程，這就導致檔案管理載體平臺發(fā)生了顯著變化，原來以紙質檔案為主的情況得到很大改善，已經演變?yōu)榧堎|檔案與光盤、磁盤并存的情況，特別是隨著掃描技術以及電腦介質的逐步豐富，檔案的信息存儲量日益增大，檔案的開發(fā)利用速度明顯加快，公路部門的檔案直觀性、選擇性得到加強。多元化的信息使得公路檔案處理更加數字化，檔案收集、傳遞等更加智能化、網絡化，這就對當前公路部門檔案管理提出了更高要求。可以說，有效的利用計算機技術成為做好公路檔案管理工作的必要條件，實行計算機管理后，檔案的信息輸入和數據收集、整理、著錄等一系列工作，變得更加易于操作。要把檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)作為一項大工程，深入細致的做好、做實，通過規(guī)范化、科學化、精細化的工作程序和工作方法，使基于計算機技術的檔案管理工作更加富有成效?？傮w來講，檔案管理信息化可以使公路部門更好的走向社會、走向大眾，更好的服務于交通事業(yè)和群眾生活。檔案管理信息化步伐加快后，可以直接降低檔案管理人員的工作量，擯棄以往繁重的手工操作，進一步解放檔案管理人員，把有限的精力運用到研究檔案工作的發(fā)展規(guī)律和檔案工作的水平提高上來，這有助于公路部門檔案管理水平的整體提高，促進公路交通事業(yè)的良性發(fā)展，也有利于為相關部門提供準確的決策依據，為廣大人民群眾提供各類服務。

（三）健全完善規(guī)章制度，強化檔案管理工作標準化水平

廣大公路系統(tǒng)檔案管理人員要充分認識到這項工作的重要性，切實加強檔案管理工作的建章立制，不斷提高檔案管理工作的規(guī)范化水平。一方面，要嚴格按照我國的《檔案法》等有關法律法規(guī)，制定健全完善的檔案管理制度，對檔案管理的收集、歸檔、保管、保密、利用等各個方面，都做出詳細細致的規(guī)定，使檔案管理有法可依、有據可查。另一方面，要進一步運用比較先進的檔案管理軟件，完善電子檔案管理，將紙質檔案與電子檔案劃分嚴格的分類標準，使公路部門的檔案管理工作逐步向自動化、現代化轉變。要逐步健全完善檔案管理機制，將先進的檔案管理技術融合進去，進而實現電子檔案與紙質檔案的合理共存，促進公路部門檔案事業(yè)的有序發(fā)展。從專業(yè)角度具體來說，要嚴格公文的制發(fā)，這是確保公路部門檔案工作標準化、規(guī)范化的基礎。公文的紙張要符合國家相關要求規(guī)定，做到尺寸統(tǒng)一、規(guī)范，排版橫寫橫排，統(tǒng)一在左側進行裝訂。要嚴格公文簽發(fā)步驟，切實履行各層領導簽發(fā)手續(xù)，確保公文制發(fā)符合審批權限、公文標題準確，寫清主送單位和抄送單位等。同時，公文字跡要清晰，對于草擬的公文、正式的發(fā)文以及各種記錄、報表等，都要確保字跡清晰，有利于長期保存使用。在行文時，要合理使用文種，規(guī)范行文格式，使用規(guī)范語句，確保能夠在下一步的運用過程中順利檢索使用。要努力提高檔案的卷宗質量，這是實現檔案管理工作規(guī)范化、標準化的關鍵所在。要使用科學的立卷方式、方法，有利于檔案的分類和檢索，要注意檔案案卷的裝訂質量，以利于檔案后期的規(guī)范化管理。

（四）提高管理人員素質，強化檔案管理工作保障化水平

由于當前公路系統(tǒng)的檔案管理工作發(fā)生了較大變化，這就對廣大檔案管理人員的能力素質提出了新的要求，原來的業(yè)務技能已經不能完全適應檔案發(fā)展的新形勢，提高檔案管理人員的能力素質迫在眉睫。一方面，新時期、新形勢下的檔案管理人員要具備比較全面的檔案業(yè)務知識和實際能力，要切實樹立檔案管理信息化意識，能夠做到熟練操作計算機，熟悉了解網絡信息技術。另一方面，要定期組織檔案管理人員系統(tǒng)學習檔案管理基本知識，引導其學會運用檔案管理系統(tǒng)軟件，不斷提高業(yè)務能力和綜合素質。要切實提高檔案管理人員對這項工作重要性的認識，提高其責任感和緊迫感，真正做到愛崗敬業(yè)、堅持原則、拼搏實干、無私奉獻，努力建立起一支高素質的專業(yè)人才隊伍，為實現檔案管理工作科學、有序開展提供堅實的人才支持和智力保障。

三、結語

總而言之，面對新形勢下的公路部門檔案管理工作，檔案管理人員責無旁貸。筆者相信，只要廣大公路部門進一步更新觀念、理清思路，充分認識到當前公路檔案管理工作中存在的問題，努力提升思想認識水平，強化檔案管理工作科學化水平；充分利用現代技術，強化檔案管理工作信息化水平；健全完善規(guī)章制度，強化檔案管理工作標準化水平；提高管理人員素質，強化檔案管理工作保障化水平，就一定能夠扎實有效的做好檔案管理工作，確保檔案發(fā)揮出最大最好的作用和效益，更好的服務于公路部門發(fā)展、改革、穩(wěn)定大局。

作者：文靜單位：湖北省襄陽市谷城公路管理局