高校專項檔案管理模式研究

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一、專項檔案的形成

面對各項細化的測評內容與標準，能夠展示說明本校執行情況的有力手段除了陪同評審組進行實地考察、訪談調查外，就是提供能供評審專家們參考、審核的支撐材料，包括工作計劃、總結、請示、方案、會議記錄、制度匯編、自查報告、合同協議、證書獎牌、報紙期刊、照片、錄像、筆記、手稿、宣傳冊等等。四是階段性明顯。專項工作階段性很強，一般都是集中在一定時期完成，短的兩、三個月，長的則會持續一、二年。在專項工作持續的這段時間文件材料集中形成，數量龐大。專項工作的特殊性決定了專項檔案材料形成的特殊性。

二、專項檔案的收集

專項檔案材料由于形成的時間、方式都不同于一般檔案材料，因此對它的收集必須因時、因地制宜。

（一）確定歸檔范圍根據前邊提到的專項檔案形成的四個條件，我們將需重點歸檔的專項檔案大致確定為：學校為完成某項重要工作成立專門的工作小組，有多部門成員參與活動，在此過程中形成的各種檔案材料。這一界定把那些與某個部門職責相近，習慣將其歸口該部門辦理的專門性工作形成的檔案材料排除在外。

（二）歸檔責任專項工作小組成員是從各單位抽調而來的臨時人員，他們在工作結束后，各回各家，檔案材料如不及時整理歸檔很容易散失，且追溯不易。為此，工作組須指定專門的資料員負責材料的收集和移交工作，并與檔案館專管員形成互動聯絡機制。檔案館專管員指導專項檔案材料的歸檔、整理、編目；工作組資料員按時登記、核對、催交、收存材料。

（三）歸檔時間如果是短期專項工作（如半年內），在工作結束后一個月之內移交歸檔；如果是長期專項工作（超過半年的），資料員每半年做一次已有材料登記，并報檔案館備案；全部材料在工作結束后一個月內移送檔案館，重要材料原件可提前進館，平時使用復制件。

（四）歸檔材料質量要求工作中直接形成的檔案材料必須歸檔原件，供參考審核的支撐材料可以是復印件。

（五）條件保障檔案館主管領導進入學校專項工作領導小組，建立重要專項工作檔案跟蹤督查制度。

三、專項檔案的整理

為了便于專項檔案的管理與利用，在整理專項檔案時宜采用不同于普通文書檔案的整理方法。第一，類目歸屬。在《高等學校檔案管理辦法》規定的檔案類別外，單獨設置專項類，建議采用與科技檔案類似的編目方式，以項目為主線，檔號由分類號——卷（件）號組成。分類號的編制可借鑒ZX0001、ZX0002以此類推的模式，每一專項工作分配一個獨立的分類號。對帶測評指標的專項工作形成的檔案材料可參照評分類別設置項目代號級，即分類號——項目代號——卷（件）號，項目代號用現成的指標代號即可。第二，類目下文件的組合與排列。根據專項工作文件材料形成的規律和成套性原則，按問題特征分類組織案卷或按件整理均可，或者兩者同時采用也行。比如“五個校園”建設工作中形成的檔案材料，依據文件材料的產生性質：一類是本次工作形成的原始材料（如請示方案、會議紀要、自查報告、總結、申報表），一類是支撐材料（為證明某項指標執行情況的，起證據作用的以前形成的文件材料），前者可按件形成歸檔文件目錄，后者按測評指標分卷組合形成案卷目錄與卷內目錄。值得注意的是，支撐材料不一定是嚴格意義上的檔案，因為它可能不是原件，只是復制件，表現為沒有發文底稿，不加蓋鮮章，是復印件，有些甚至不是一份完整的文件，只有部分段落等，這些材料原件通常另外有存檔。但是鑒于它們與專項工作聯系密切，把它作為一個組成部分系統保存起來，能夠全面反映專項工作的總體，查找利用也比較方便。四、專項檔案的管理專項工作不僅是學校工作中的大事，還是新事。隨著社會時代的發展，各個層面、各個領域都在涌現新生事物，圍繞新生事物開展的專項工作關乎學校發展命脈，保存蘊含新知識、新理念、新信息的專項檔案材料意義重大。對專項檔案的管理主要是對專項檔案信息的管理。首先，建立優化的專項檔案信息資源結構。堅持“兩個并重”——正式文件的收集與外部信息的收集并重；數量與質量并重。在利用需求不斷增長與館藏數量有限、結構單一之間的矛盾日益突出的現實面前，豐富館藏、優化結構是不可逆轉的趨勢。但是在實際操作中又不等同于盲目擴大收集歸檔范圍，造成進館數量急劇膨脹、檔案信息組織無從下手的尷尬局面。確定合理的歸檔范圍是優化專項檔案信息資源結構的關鍵所在，這樣建立的專項檔案信息資源體系才有利于檔案信息的連續性管理。其次，注重專項檔案隱性信息的挖掘。主要是對各類材料背景信息的獲取，即材料是由誰，在什么條件下，為了何種目的，運用了哪些數據，采用了怎樣的結構形式生成的。單個專項檔案來源于多時、多地、多部門的特性，也決定了掌握材料背景信息的必要性。對背景信息的分析研究，能幫助我們更好地理解和挖掘紙上的顯性信息。再次，促進專項檔案信息的開發與互動。檔案館通過對材料內容的提煉，找到相似的信息標志，如學校的領導體制、工作機制、隊伍師資建設、專業課程的設置標準、人才培養目標等，使相似信息直接服務于學?；顒?，實現專項檔案信息資源的開發互動。最后，高校檔案工作者要為專項檔案信息的管理創造條件，積極主動地融入專項工作廣闊的活動領域，使專項檔案管理成為檔案館日常工作必不可少的組成部分，拓展服務功能，提升業務水平，真正展現檔案館信息知識情報庫價值。

作者：楊嬋單位：西南政法大學