高校檔案管理方法2篇
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1高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀
1.1內(nèi)容單一、信息量不足
部分高校在大學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)才突擊整理學(xué)生檔案，充分反映學(xué)生綜合素質(zhì)的各種材料得不到及時(shí)的歸檔，學(xué)生檔案記錄的信息量不足。傳統(tǒng)的歸檔形式一般為：學(xué)生政治表現(xiàn)（黨、團(tuán)申請(qǐng)、調(diào)查、審批材料，學(xué)生獎(jiǎng)懲材料，畢業(yè)鑒定材料）；學(xué)籍和學(xué)習(xí)方面（大學(xué)生高考錄取成績(jī)、學(xué)籍變動(dòng)材料、畢業(yè)成績(jī)卡片、各種獎(jiǎng)勵(lì)證明）；身體狀況方面（入學(xué)體檢表、畢業(yè)體檢表以及各種疾病證明）；其他（家庭政治、經(jīng)濟(jì)狀況材料）。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，以上這些檔案材料顯然已經(jīng)過(guò)時(shí)和不足，無(wú)法滿足信息時(shí)代用人單位的信息需求，能吸引用人單位、反映一個(gè)學(xué)生綜合素質(zhì)的信息（學(xué)生的個(gè)人素質(zhì)、組織能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力以及誠(chéng)信等方面）卻寥寥無(wú)幾；甚至把反映學(xué)生時(shí)代特色的個(gè)性化內(nèi)容（大學(xué)生英語(yǔ)等級(jí)證書、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、大學(xué)生心理測(cè)試成績(jī)等）棄之一邊。用人單位急需了解的信息材料提供不足，從而影響了畢業(yè)生就業(yè)。
1.2師生檔案意識(shí)淡薄
高校絕大多數(shù)學(xué)生對(duì)檔案有比較正確的認(rèn)識(shí)，但都過(guò)于抽象，缺乏對(duì)檔案的實(shí)質(zhì)性了解，不清楚檔案包括哪些內(nèi)容，對(duì)檔案的價(jià)值和用途缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案與個(gè)人職業(yè)生涯的關(guān)系認(rèn)識(shí)模糊。所以，有許多學(xué)生不關(guān)心自己的檔案，認(rèn)為只要不進(jìn)國(guó)家機(jī)關(guān)，要不要檔案無(wú)所謂的態(tài)度。在學(xué)生檔案中存在著不少漏洞。有姓名與身份證姓名不符的，有在同一人的檔案中出現(xiàn)不同的姓名和不同的出生日期的，有使用圓珠筆填寫的，有要求蓋學(xué)校公章即蓋院系公章的，有同名同姓的學(xué)生檔案信息難以分辨的。另外，隨著人們就業(yè)觀念和就業(yè)方式的改變，許多學(xué)生畢業(yè)后直接進(jìn)入社會(huì)工作，出現(xiàn)了許多不要檔案的現(xiàn)象，造成人檔分離、無(wú)人問(wèn)津的局面。
1.3檔案管理人員職責(zé)不明確、專業(yè)水平參差不齊
（1）檔案管理人員職責(zé)不明確。多數(shù)高校沒(méi)有設(shè)置專職的學(xué)生檔案管理崗位，這些身兼多職的學(xué)生檔案管理人員，工作職責(zé)不明確，責(zé)任不清；加上沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，往往缺乏專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，專業(yè)水平不高。（2）管理人員隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊。目前，高校學(xué)生檔案管理隊(duì)伍中素質(zhì)參差不齊，這些管理人員中存在著文化程度和專業(yè)素質(zhì)的差別，從而直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量，真正能夠進(jìn)行檔案信息深層次的研究和開發(fā)的管理人員嚴(yán)重缺乏。
1.4管理手段落后
目前，高校學(xué)生檔案的管理手段仍局限于傳統(tǒng)的手工操作管理模式，以傳統(tǒng)介質(zhì)、手工勞動(dòng)為主，沒(méi)有一套完整的學(xué)生檔案計(jì)算機(jī)管理軟件。高校逐年的擴(kuò)招，學(xué)生檔案數(shù)量劇增，雖然部分高校已開發(fā)推行了學(xué)生檔案管理軟件，但沒(méi)有建立上下互聯(lián)的數(shù)據(jù)庫(kù)，導(dǎo)致上下級(jí)之間、各處（室）之間的學(xué)生檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效、便捷地共享。因此，浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力。1.6檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范隨著我國(guó)教育事業(yè)的飛速發(fā)展，高校生源由原來(lái)單一的高考學(xué)生，擴(kuò)大到其他性質(zhì)的學(xué)生（如：專升本、對(duì)口升學(xué)、社會(huì)考生等），來(lái)自于不同渠道的學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞途徑難免出現(xiàn)一定的漏洞，導(dǎo)致檔案丟失或交接的脫節(jié)；另外，隨著我國(guó)教育管理體制改革和大學(xué)生就業(yè)體制改革的不斷深化，高校學(xué)生就業(yè)領(lǐng)域日益拓展，一些非公有制單位在招聘時(shí)不重視學(xué)生的檔案管理，加上檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)復(fù)雜化，導(dǎo)致個(gè)別學(xué)生檔案丟失的現(xiàn)象。
2高校學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新
2.1實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案歸檔材料規(guī)范化
高校學(xué)生檔案是人事檔案的重要組成部分。2008年，國(guó)家教育部、國(guó)家檔案局發(fā)出第27號(hào)令，頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》[3]，明確把學(xué)生類檔案列入高校檔案管理的文件材料的歸檔范圍，按照統(tǒng)一立卷內(nèi)容和建檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理。（1）統(tǒng)一立卷內(nèi)容：①高考檔案材料（包括高考報(bào)名登記表、高考體檢表、家庭情況調(diào)查表等材料）；②大學(xué)檔案材料（包括高等學(xué)校入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)表、畢業(yè)生體檢表、黨團(tuán)組織材料、就業(yè)通知書等材料）。（2）統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)：即有關(guān)部門應(yīng)制定統(tǒng)一格式，對(duì)要求填寫的、簽字的、蓋章的項(xiàng)目和欄目做到齊全清楚，保證不要遺漏。
2.2結(jié)合以人為本思想,擴(kuò)大檔案材料收集范圍
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，用人單位對(duì)人才的錄用標(biāo)準(zhǔn)越來(lái)越高，對(duì)畢業(yè)生的關(guān)注逐步從傳統(tǒng)的思想狀況、學(xué)習(xí)成績(jī)擴(kuò)大到個(gè)性特長(zhǎng)、知識(shí)技能、身體、心理等綜合素質(zhì)的全面了解。因此，學(xué)生檔案管理人員在歸檔過(guò)程中，必須以對(duì)學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，擴(kuò)大收集檔案材料范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容。如反映學(xué)生特長(zhǎng)的個(gè)人作品、發(fā)明創(chuàng)造等材料；還有反映學(xué)生個(gè)人實(shí)踐能力、人際交往能力、創(chuàng)新能力、組織管理能力、心理素質(zhì)、誠(chéng)信品質(zhì)等材料。檔案材料越齊全，越能反映一個(gè)人的真實(shí)面目，更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。
2.3提高學(xué)生檔案管理人員的綜合素質(zhì)
為了做好高校學(xué)生檔案工作，就必須配備一支強(qiáng)有力的學(xué)生檔案管理隊(duì)伍，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的管理人員。一是具有一定的政治素質(zhì)和理論水平，掌握檔案管理工作的基本原則和具體方法；二是精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)和信息處理分析能力等。因此，一方面，高校應(yīng)采取多種形式、多種渠道組織學(xué)生檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和職業(yè)教育，提高他們的專業(yè)技能、溝通能力、協(xié)作能力、職業(yè)道德和高度的責(zé)任感；另一方面，學(xué)生檔案管理人員要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)、不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力，拓展視野，在工作實(shí)踐中，及時(shí)了解學(xué)生檔案工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，更新觀念，樹立以人為本的思想，更好的為學(xué)校發(fā)展、為學(xué)生成長(zhǎng)服務(wù)。
2.4增加師生檔案意識(shí)
（1）增強(qiáng)院校領(lǐng)導(dǎo)及全體教師的檔案意識(shí)，學(xué)生檔案管理部門必須依托全校職能部門的幫助，如：教務(wù)處、團(tuán)委、后勤處等形成上下協(xié)調(diào)的局面，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到一般教師共同為學(xué)生檔案管理出謀獻(xiàn)策，合理利用各種陣地和資源，廣泛、深入地進(jìn)行檔案知識(shí)的宣傳教育，增強(qiáng)學(xué)生的檔案意識(shí)。（2）高校通過(guò)多種途徑與方式，加強(qiáng)學(xué)生檔案意識(shí)的培養(yǎng)。一是利用櫥窗、校園廣播、校報(bào)、板報(bào)、舉行知識(shí)競(jìng)賽、開設(shè)選修課等多種形式進(jìn)行廣泛的檔案意識(shí)宣傳教育，讓學(xué)生樹立檔案意識(shí)，進(jìn)而激勵(lì)他們奮發(fā)向上，不斷進(jìn)取，以豐碩的成果和良好的表現(xiàn)書寫自己的大學(xué)成長(zhǎng)歷史記錄；二是在畢業(yè)生離校前，舉行檔案意識(shí)講座或開展班級(jí)主題班會(huì)等，宣傳畢業(yè)生檔案的作用和去處，為畢業(yè)生能否順利就業(yè)和長(zhǎng)遠(yuǎn)的切身利益打下良好的基礎(chǔ)。
2.5嚴(yán)格畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作
隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，畢業(yè)生就業(yè)有了更多的選擇，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞去向涉及面廣，加上時(shí)間比較集中，加大了檔案管理人員的工作量，為了防止畢業(yè)生檔案丟失，因此，學(xué)生檔案在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，必須認(rèn)真執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)遞制度，并按要求辦理相關(guān)手續(xù)。如：填寫轉(zhuǎn)遞單、轉(zhuǎn)檔登記、嚴(yán)密包封等等。
作者：陸鳳麗單位：廣西水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院
第二篇：高校教學(xué)檔案管理
一.高校教學(xué)檔案管理存在的主要問(wèn)題
（一）檔案管理制度不健全
高校教學(xué)檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照其基本原則，進(jìn)行科學(xué)分類集中統(tǒng)一管理。近年來(lái)，隨著國(guó)家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)的出臺(tái)，各高校的檔案法規(guī)制度建設(shè)也取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步。但就目前各高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問(wèn)題，尤其是基層教學(xué)檔案的管理，缺乏有效的制約機(jī)制，存在著諸多問(wèn)題。如:有些高校沒(méi)有建立規(guī)范的部門立卷制度;有些高校各基層部門沒(méi)有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔工作;有些高校頻繁更換教學(xué)檔案管理人員等。
（二）檔案工作隊(duì)伍不穩(wěn)定
要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩(wěn)定且業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的專、兼職檔案工作隊(duì)伍。教學(xué)檔案產(chǎn)生于教學(xué)及教學(xué)管理部門，需要有既懂檔案業(yè)務(wù)、又有責(zé)任心的人員來(lái)管理。但目前許多高校都沒(méi)有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學(xué)檔案的管理基本是由各部門的教務(wù)、教學(xué)管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。
二.改進(jìn)高校教學(xué)檔案管理工作的措施
（一）提高對(duì)教學(xué)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的重要組成部分，學(xué)校必須把它納入教學(xué)計(jì)劃、規(guī)劃、教學(xué)管理制度及其各級(jí)人員的管理責(zé)任制中，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。首先，學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該經(jīng)常過(guò)問(wèn)教學(xué)檔案工作，把教學(xué)檔案管理列入學(xué)校的工作計(jì)劃，在經(jīng)費(fèi)、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題。其次，學(xué)校檔案部門必須督促、指導(dǎo)和檢查全校教學(xué)檔案工作，驗(yàn)收各部門移交的教學(xué)檔案，按照《教學(xué)類檔案工作規(guī)范》要求，做好教學(xué)檔案的整理、分類、保管。
（二）健全教學(xué)檔案管理制度由于認(rèn)識(shí)不到位，致使檔案管理部門缺少相對(duì)完善的、系統(tǒng)的管理制度。例如一些教學(xué)檔案資料的收集，保管，借閱等都沒(méi)有明文規(guī)定。因此，要健全教學(xué)檔案管理制度，以適應(yīng)高等教育發(fā)展的新形勢(shì)。可考慮從以下幾方面著手:明確登記制度(目的是及時(shí)掌握收集工作情況，避免應(yīng)歸檔材料的遺失、散落)，執(zhí)行時(shí)限制度(強(qiáng)調(diào)及時(shí)收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整)，履行查對(duì)制度、移交制度、索要制度和督察制度等。
（三）打造高素質(zhì)的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍要建設(shè)優(yōu)質(zhì)高效的教學(xué)檔案管理隊(duì)伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進(jìn)、培養(yǎng)工作，以人才資源推動(dòng)檔案工作前進(jìn)的步伐。比如，選拔優(yōu)秀的高校檔案管理專業(yè)畢業(yè)生，給教學(xué)檔案管理隊(duì)伍補(bǔ)充新鮮血液，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)；加大在職檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過(guò)召開交流會(huì)議、教育培訓(xùn)、學(xué)歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平以及現(xiàn)代管理能力，改善檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，為高校教學(xué)檔案工作發(fā)展提供高優(yōu)質(zhì)人才保障和智力支持。
（四）實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案管理信息化，是提高高校教學(xué)檔案管理效率的必由之路。檔案信息化是利用信息處理的自動(dòng)化，達(dá)到檔案文件的一體化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高速檢索，對(duì)文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息遠(yuǎn)距離、無(wú)障礙的傳遞和交流，達(dá)到檔案資源的互通與共享。
作者：宋美霞單位：河南省周口師范學(xué)院外國(guó)語(yǔ)學(xué)院
