高校檔案管理論文3篇
前言：本站為你精心整理了高校檔案管理論文3篇范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。
一.高校教學檔案管理存在的主要問題
（一）檔案管理意識不強
一些高校的教學和教輔人員，對教學檔案工作缺乏充分認識，甚至于對教學檔案的歸檔持抵觸態度。有些人認為，教學科研成果是他們自己心血的結晶，自我保存得相當好，沒必要歸檔;有的教師認為，材料放在自己手中，用起來方便等。有些院(系)在期中教學質量檢查中，不按照教務處要求整理材料，造成了教學檔案收集不夠齊全完整，歸檔材料質量不高，嚴重影響了教學檔案的建設和利用效率，從而也影響教育教學工作的順利開展。
（二）檔案管理制度不健全
高校教學檔案管理工作應嚴格按照其基本原則，進行科學分類集中統一管理。近年來，隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規的出臺，各高校的檔案法規制度建設也取得了長足的進步。但就目前各高校教學檔案管理的現狀來看，很多高校仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學檔案的管理，缺乏有效的制約機制，存在著諸多問題。如:有些高校沒有建立規范的部門立卷制度;有些高校各基層部門沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作;有些高校頻繁更換教學檔案管理人員等。
（三）檔案工作隊伍不穩定
要做好檔案管理工作，需要有一支比較穩定且業務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。教學檔案產生于教學及教學管理部門，需要有既懂檔案業務、又有責任心的人員來管理。但目前許多高校都沒有給這些部門配備專職的檔案管理人員，其教學檔案的管理基本是由各部門的教務、教學管理人員兼任，而且這些人員更換非常頻繁。
二.改進高校教學檔案管理工作的措施
（一）提高對教學檔案管理工作的認識
教學檔案管理是教學管理的重要組成部分，學校必須把它納入教學計劃、規劃、教學管理制度及其各級人員的管理責任制中，作為考核教學質量和管理水平的標準之一。首先，學校有關領導應該經常過問教學檔案工作，把教學檔案管理列入學校的工作計劃，在經費、人員、用房、辦公等方面提供便利條件，定期檢查和研究教學檔案管理中存在的問題。其次，學校檔案部門必須督促、指導和檢查全校教學檔案工作，驗收各部門移交的教學檔案，按照《教學類檔案工作規范》要求，做好教學檔案的整理、分類、保管。
（二）健全教學檔案管理制度
由于認識不到位，致使檔案管理部門缺少相對完善的、系統的管理制度。例如一些教學檔案資料的收集，保管，借閱等都沒有明文規定。因此，要健全教學檔案管理制度，以適應高等教育發展的新形勢。可考慮從以下幾方面著手:明確登記制度(目的是及時掌握收集工作情況，避免應歸檔材料的遺失、散落)，執行時限制度(強調及時收集，目的是確保歸檔文件材料齊全完整)，履行查對制度、移交制度、索要制度和督察制度等。
（三）打造高素質的教學檔案管理隊伍
要建設優質高效的教學檔案管理隊伍，首先要有正確的人才觀，要大力做好檔案人才引進、培養工作，以人才資源推動檔案工作前進的步伐。比如，選拔優秀的高校檔案管理專業畢業生，給教學檔案管理隊伍補充新鮮血液，優化隊伍結構；加大在職檔案管理人員的培訓力度，通過召開交流會議、教育培訓、學歷教育等多種形式，提高檔案人員的政治理論修養、業務水平以及現代管理能力，改善檔案管理隊伍的整體素質，為高校教學檔案工作發展提供高優質人才保障和智力支持。（四）實現高校教學檔案管理信息化實現高校教學檔案管理信息化，是提高高校教學檔案管理效率的必由之路。檔案信息化是利用信息處理的自動化，達到檔案文件的一體化管理，實現檔案信息的高速檢索，對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進行數字化存儲，以實現檔案信息遠距離、無障礙的傳遞和交流，達到檔案資源的互通與共享。
作者：宋美霞單位：河南省周口師范學院外國語學院
第二篇：高校新生檔案管理存在的問題與對策
一、目前新生檔案建立存在的一些問題
1.新生檔案內容要求不統一，新生檔案材料出現不齊全現象。新生檔案的主要來源為中學提供的檔案資料，主要反映學生在中學的基本情況和高考信息。隨著高校招生生源的不斷擴大，各種層次和方式的招錄手段增加，學生逐步實行網上招生錄取，使高校直接獲得原始、基本的紙質檔案材料較為困難。如新生在高中的畢業生登記表、成績表、入黨團志愿書、中學期間獎懲記錄；在高考期間的高考志愿表、高考成績、政審表、高校招生體檢表等一系列檔案資料不全，有的甚至連原始檔案都沒有，使高校無法建立起真正有效完善的新生檔案。
2.新生檔案轉遞方式不統一，新生檔案材料出現遺失現象。目前轉遞檔案主要存在有當地招辦直接轉遞學生檔案、中學直接轉遞學生檔案，有的甚至違反相關的檔案管理規定，由學生自行帶檔案入學的方式。檔案轉遞方式的多樣性和隨意性，造成了檔案保密性、完整性和真實性難以得到保證，嚴重的還造成檔案的丟失，使高校無法掌握新生的真實資料，使高校學生檔案的連續性嚴重脫節，使用人單位只能看到學生在大學期間的檔案，而不能了解到學生在高中時候的情況，造成由零開始重新建立個人檔案，無法保障高校學生檔案的嚴肅性和真實性，嚴重影響學生檔案管理工作的正常開展。
3.新生檔案管理部門交叉重疊，新生檔案管理不夠規范。高校學生檔案管理由于長期無明文規定，歸檔材料缺乏統一管理，歸檔部門未明確固定，造成各高校對學生檔案管理工作的模式較多，重視程度也不一樣。有些高校學生處、招生處、檔案室、二級學院等在新生入學時都在接收檔案，新生檔案資料的收集和建立沒有得到統一，使檔案的內容參差不齊，無法真正反映學生的全面情況，造成學生檔案在起步階段就造成缺失。加之各部門之間對學生檔案的頻繁變更、交接，造成了高校學生檔案無法正常進行管理，檔案質量難以得到保障。
二、規范建立新生檔案的措施
1.規范和完善學生檔案管理制度。建立起規范、完整的學生檔案，就必須依靠健全的規章制度。高校必須建立起一套包括由原始收集、整理、歸檔、充實、登記、移交等一系列環節組成的高校學生檔案管理制度，保證學生檔案材料產生過程的連續性，從學生檔案的建立開始就按制度規范運作，一開始就建立起新生的完整檔案，使學生檔案立刻進入正常流程，使工作事半功倍。如長江師范學院就專門制定了學生檔案管理辦法，明確了學生檔案工作崗位責任制，制定了學生檔案的收集、整理、轉遞、查詢等一系列的規范標準，使學生檔案管理工作逐步實現制度化和規范化。
2.統一指定檔案歸口部門。由于過去檔案傳遞方式的多樣性和接收部門的不統一，使高校無法建立完善的新生入學檔案。為規范檔案傳遞的歸口，應該指定一個部門來接收學生入學后轉遞的檔案。如長江師范學院做出規定，將各省市招辦或者中學郵寄的檔案全部歸口在招生處，由招生就業處統一接收各地轉來的檔案，改變以前多個部門同時接收的現狀。招生就業處在發放入學通知書同時向新生提醒不準個人私自攜帶檔案入學，如有新生自帶檔案入學的一律交予輔導員后統一再交到招生就業處整理歸檔。
3.明確新生檔案收集內容。為使高校學生檔案形成連貫性，使高校全面了解新生的個性品質、興趣愛好、個人特長等，有的放矢地組織因材施教，就必須在檔案建立之初就形成較為完善的內容。除要求有高考填報志愿表、體檢表、高中學籍登記表、高中畢業生登記表、入黨團材料等基本紙質資料外，還應把學生在中學時代體現出的綜合素質，如專業特長的獎勵、中學對學生的個人評價等納入學生檔案里作為高校學生檔案建立的重要基礎和依據。檔案管理人員在收到轉遞的學生檔案后，應認真核實檔案袋的資料內容，按照標準化、規范化的方式對紙質內容進行逐一清理，規范建立起新生檔案，并以此為基礎，逐步收集和完善大學時期的各種材料，充實在基礎檔案中，形成完善的高校學生檔案。
4.加強檔案意識培訓。有些高校檔案管理員和學生沒有意識到檔案的重要性，造成新生從入學起，就忽視了自身檔案的建立和完善，學生往往是在畢業之后，找到工作需要用檔案時，才會關注自身檔案，因而使大量有利于自身就業和發展的檔案資料或中學檔案因為沒有及時收集歸檔而白白喪失了大量的就業機會。因此要加大教育和宣傳力度，全面提高檔案意識，加強對學生檔案管理人員的培訓，逐步提高全體師生對檔案形成的正確認識，消除思想上的模糊性。還要通過與學生交流，讓學生清楚新生入學檔案的重要性，讓學生積極配合學校做好自身檔案的完善，形成學生與校方良性互動的檔案完善機制。
新生檔案的建立是高校學生檔案管理工作的第一步，也是最關鍵的階段，形成一套完善的新生檔案傳遞、審查、收集、完善、形成的管理制度，將徹底改變目前高校學生檔案管理工作較為滯后的局面，并能充分發揮高校學生檔案的重要服務和促進作用，推動高校教育管理水平的提升。
作者：王琨單位：長江師范學院
第三篇：高校檔案管理工作現狀與發展
1、當前高校檔案管理工作普遍存在的問題
雖然高校檔案管理對高校建設和發展具有十分重大的意義，但目前高校檔案管理中依舊存在一些比較突出的問題。
1．1管理意識薄弱，管理手段相對落后
我國高校的檔案管理工作尚未形成統一標準，部分高校對新形勢下檔案工作的重要性缺乏認識。首先領導不夠重視，從機構設置到經濟投入上都難以滿足高校檔案工作發展的條件;其次教職工參與意識淡薄，導致一些文件資料不能及時歸檔，各科室檔案存放分散化，造成檔案積壓甚至丟失，這些都一定程度上影響了整個高校檔案的完整性;再次，高校檔案管理工作存在著管理手段陳舊的問題，部分高校仍采用手工作業方式，勞動量大，耗時多。這些都在一定程度上制約了高校檔案管理工作的發展。
1．2管理人員素質參差不齊，信息技術應用能力相對較差
目前我國高校檔案工作人員數量基本充足，能夠滿足日常工作需要。學歷層次較之以前也有所提高，基本達到本科或以上學歷。但是檔案專業出身、精通檔案業務、熟練運用現代信息技術的人員較少，能對檔案信息內容進行深層次開發利用的高素質人才更是匱乏。隨著科技發展，高校檔案室大部分配備了現代化的設施設備和管理軟件，但由于缺乏相關使用經驗，導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，不能實現檔案卷級和文件的細化，沒能充分發揮信息化技術對檔案管理帶來的便利。
1．3數字化建設發展滯后
高校檔案多以紙質文件為主，檔案形式較為單一，照片、光盤、錄音、縮微膠片等數字化檔案形式相對較少。隨著網絡技術、聲像技術的飛速發展，高校檔案數字化成為適應高校檔案發展的大趨勢。但是由于檔案數字化是需要多專業配合、各部門協作的系統工程，由于領導認識不夠、經費不足、基礎設施建設不配套等原因，我國高校數字化檔案的開發還停留在初期，在很多方面顯得比較被動，制約著高校檔案工作的正常發展。
1．4高校傳統檔案安全管理模式亟待改善
檔案安全管理作為檔案管理工作中重要的一環越來越受到重視，相關部門制定了一系列制度與監督檢查方案。高校檔案室配備了自動報警、防火、去濕、消毒等必要的檔案安全保護設備和器材。對重要檔案文件實行異地備份管理，防止檔案資料的丟失。但是隨著近幾年檔案信息化發展，原本的安全管理模式很難適應新發展的要求，數字化檔案管理中存在的安全問題越發凸顯。如:電子檔案傳輸中的安全性，音像檔案的有效性和合法性，計算機病毒，各種人為因素對檔案信息的危害問題，這些都對高校檔案安全管理工作形成較大的沖擊。
2、提升高校檔案管理工作發展策略
2．1增強管理意識，實現管理手段現代化
建立高校的檔案管理工作統一標準，充分認識到高校檔案管理工作的重要性。加強管理模式的創新就應該健全目標管理機制，制定檔案管理目標，定期進行檢查，并引進激勵機制，將其與人事聘用和干部任免相聯系，激活檔案管理工作，開創新局面。轉變管理手段，就要轉變觀念，加強管理手段的創新，就應該采用現代化的科學的管理手段，以網絡技術和計算機技術作為工作平臺，建立數字檔案和電子文件系統，并實現資源共享。
2．2提高檔案人員業務素質和信息技術應用能力
高校要將熟悉檔案基本業務、適應檔案管理現代化需要的復合型人才選配到檔案管理工作崗位上來，為檔案事業發展注入新的活力。同時為檔案管理人員盡可能多地創造交流機會，定期組織參加專業技能培訓和繼續教育培訓，使檔案工作人員在掌握檔案工作的法律、法規及檔案管理專業基礎知識，熟練運用檔案管理工作基本方法和技能的基礎上，積極學習現代信息技術，能夠熟練運用現代信息技術開展檔案管理工作，運用信息技術，挖掘信息資源，對各類檔案信息資源進行深層次整合，建立各種檔案數據庫，以提高工作效率，優化服務質量。
2．3加快檔案數字化建設步伐
要實現高校檔案數字化建設這一目標，首先高校領導要認識到高校檔案數字化的重要性，開拓思想，更新觀念，在檔案數字化建設方面，繼續完善檔案管理工作基礎設施建設，加大資金投入，采購先進的計算機軟、硬件系統，建立電子檔案接收體系、傳統檔案數字化體系以及數字檔案編目、存儲、服務體系;完善檔案網站平臺的開發利用，實現檔案信息資源的有效整合;同時還可利用已建成的數據庫資源和網絡設施為社會服務，從而獲得一定的收益，彌補經費不足的問題，加快檔案數字化建設的步伐。
2．4完善安全管理保障體系
加強宣傳教育，堅持科學檔案信息安全觀，樹立正確保障檔案安全的思想。高校應嚴格執行國家頒布的有關信息安全的法律法規，制定相應的電子檔案安全管理的標準與規范。堅持利用和保密并重的原則，加大檔案網絡化的開放和利用力度，增強檔案信息安全和網絡安全意識。特別針對數字載體檔案的特點，應專門建立新型載體檔案的借閱利用制度并嚴格審批手續。有效地應用身份識別認證、重要文件加密、病毒庫更新防護、文件異地備份等安全技術，以確保檔案信息的安全。
3、結語
總之，高校檔案管理工作需要經歷不斷探索、不斷革新、不斷發展的過程，必須把滿足高校的需求作為檔案管理工作的價值取向，設立科學的目標，采取正確的方法，才能開辟檔案管理工作發展的新途徑，才能充分發揮高校檔案管理為高校教學、科研和管理等工作的服務作用。
作者：馮秀清劉洋單位：黑龍江生態工程職業學院
相關期刊
