前言:本站為你精心整理了文書工作檔案管理論文范文,希望能為你的創作提供參考價值,我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文,歡迎咨詢。
一、文書檔案管理存在的問題
1.文書工作與檔案工作銜接不好
文書工作與檔案工作既聯系又有各自的分工,兩者互相配合,才能形成一個完整的管理體系,而在實際工作中,文書和檔案往往分塊管理,拉大了文書工作和檔案工作的距離,這種體制在某種程度上使得文書工作與檔案工作脫節,文書人員缺乏檔案意識,檔案人員不懂文秘工作,文書工作和檔案工作的銜接存在著諸多不規范現象,公文的格式和處理辦法不恰當。例如,裝訂不規范,用紙不達標,附件不規范,版記不全,原稿不全,編號不規范,程序辦理不規范,使用文種不當等等。
2.檔案員的素質不高,需加強培訓
一些單位的檔案人員,沒有經過檔案專業培訓,不懂檔案的分類、立卷等工作要求,素質有一定的差距,與檔案工作的要求相差很大,很少參加繼續教育培訓,檔案知識陳舊,急需提高檔案管理水平。隨著計算機網絡技術的普及,利用計算機進行文書檔案管理是時展的趨勢。加強檔案員技能培訓,規范化、標準化檔案管理工作勢在必行。各部門配合不夠,制約了檔案管理工作,檔案工作需要從各部門收集文件資料,一些部門著眼于單位工作不愿意把文件資料交給檔案員保管。檔案員因為得職能部門的配合,難以做好檔案工作,導致重要的文件資料散失。
3.各部門配合不夠,影響著檔案管理水平的提高
從單位的各部門收集文件資料,是單位歸檔工作的重要一環,但在工作的過程中卻困難重重,有些部門不愿把需要歸檔的文件資料送到檔案員處進行統一保管,只為了自己工作的方便遲遲不肯去交,而那些有著較強責任心和嚴謹工作態度的檔案員由于得不到有關職能部門的配合與支持,在工作中也常常感動心有余而力不足。在多次催要未果的情況下,檔案員最終也只有妥協,時間長久了,一些重要的文件資料就容易散失,要追究責任也為時已晚。
二、提高文書檔案管理水平的措施
1.加強領導重視
單位領導重視文書檔案管理工作是做好文書檔案工作的前提,文書檔案管理人員積極主動匯報和宣傳文書檔案工作,采取多種活動形式,向領導者宣傳檔案工作的法律法規,提高單位領導對檔案管理工作的認識,爭取單位領導的支持,使文書檔案管理工作納入單位工作重點,從而大量投入檔案管理的設備,實現文書檔案管理的現代化,使得文書檔案管理工作標準化、規范化。在實際工作中,充分發揮檔案資料的作用。信息技術的發展普及,對檔案管理提出了更高層次的要求,文書檔案管理人員只有不斷的學習新知識,開展新業務,堅持終身學習的理念,積極主動的學習檔案管理的現代化專業知識,更新管理理念,提高綜合素質,具有技術型、管理型和復合型的素質,為檔案工作提供更加方便快捷的服務。
2.規范銜接文書工作和檔案工作
文件是檔案管理的基礎,文件質量直接影響檔案的質量,要提高檔案的質量必須有高質量的文件作基礎,文書規范化處理文件是檔案規范管理的前提。文書人員要切實做好文書材料的立卷歸檔,提高檔案意識,實現文書和檔案工作系統化,文書人員重視紙張的大小、文字的格式等文件材料的質量,制定標準,例如,嚴謹使用紅墨水、圓珠筆、鉛筆等修改和批閱文件材料。處理文件要準確及時,收發文件要登記,發現文件缺少,要及時查找。對領導者的講話、外出開會的記錄等帳外資料,及時收集處理,確保文件材料的完整。
3.辦公自動化管理文書檔案
檔案人員的專業素質和工作能力需要提高,信息技術的發展對檔案工作人員提出了更高的要求,檔案人員要堅持素質教育、終生學習的理念,學習新業務、新知識,確定新的學習目標和任務,學習信息技術和現代管理知識,掌握計算機、網絡技術,朝著管理型、技術型的復合型人才努力,加大檔案管理投入,從硬件建設上下功夫,不斷改善硬件環境,提高檔案管理人員的業務技能,不斷增加現代化設施投入,檔案人員熟練運用現代化辦公設備,提高管理水平,“自學為主,培訓為輔”,形成終身教育機制,隨時代的變化,檔案人員素質需要不斷提高,建立檔案人員的學習激勵機制。加大檔案區域間、部門間的合作力度,擴大交際面,交流成功的經驗和現代通訊高科技手段,發展創新思維。
4.加強部門合作,做好收集工作
檔案管理人員要主動的了解業務部門的工作,經常性走動,獲得及時信息,思考檔案的工作如何圍繞單位的中心開展,怎樣做好資料的收集和整理。加強檔案管理和各個部門的溝通,確證資料收集的順暢。分清重點收集資料,關注能夠展示單位歷史、現狀、未來發展的資料,為研究服務,提供有價值的證據。做好文書的基礎工作,調整文書檔案的結構。收集資料是文書檔案的物質基礎,做好鑒定、保管和統計工作。文書人員要善于收集有用的文件資料,整理單位在活動中形成的反應細節的檔案資料,篩選研究,綜合分析,認真整合,發揮檔案信息功能,豐富檔案資源,明確單位的工作在不同時期的重點,服務單位大局,開展文書檔案工作。
5.完善管理機制
辦理公文按照規章制度,盡可能的細化檔案管理的程序和規定,簡潔明了,可操作性強,文書檔案管理人員,要嚴格執行公文規定,嚴格審核、簽發,杜絕濫發文件現象,認真審核簽發的手續、附件是否完善,在公文正式印刷之前,審查文件格式是否規范,在印刷以后再一次的復核,然后發送給工作人員,按照程序復審需要修改的內容,公文的用紙、字體、排版都要按照技術指標進行,利用隨文卡片,簡明扼要的填寫發文稿紙的卡片、文件處理單,制定文件的發文范圍,嚴格控制文件件數,禁止隨意抄送。
三、總結
總之,衡量一個單位管理水平的一個重要標準就是文書檔案管理水平,檔案管理直接關系檔案資料的完整性。提高文書管理工作的地位,加強文書工作和檔案管理工作的銜接,增強部門合作,完善工作程序和管理機制,樹立文書檔案管理的規范化和標準化意識,做好檔案資料的收集工作,提高檔案資料的利用率,保證單位的健康發展。
作者:李亞林單位:延安職業技術學院