信息化血站檔案管理論文

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一、目前血站檔案管理普遍存在的問題

1、檔案標準化工作落后

檔案工作標準化是實現(xiàn)檔案工作科學管理的重要手段。盡管對于采供血工作國家已有一套較為成熟的法律法規(guī)和標準體系，但僅在《血站管理辦法》和《血站質量管理規(guī)范》中對血站的原始記錄要求作了簡要描述，對于具體的檔案整理方法、鑒定原則、保管期限、利用方法等都沒有給出明確的、可供參考執(zhí)行的標準，基本上由各血站自行裁定。因此，現(xiàn)階段全國各地區(qū)血站的檔案管理工作水平參差不齊。

2、專業(yè)人才隊伍薄弱

多數(shù)血站沒有設置獨立的檔案管理部門，而是將檔案管理的職責放在辦公室、人事科、業(yè)務科等部門；從事檔案管理的工作人員也往往是身兼數(shù)職，無法全身心地投入到檔案管理工作中；同時，從業(yè)人員不是檔案專業(yè)畢業(yè)，上崗前未接受過正規(guī)的、系統(tǒng)的檔案專業(yè)培訓，素質參差不齊。此外，各直接產(chǎn)生文件資料的部門也沒有指定專人兼管檔案的收集、整理和移交工作，即使指定專人，也常常出現(xiàn)人員頻繁更替、培訓不到位等情況，影響了歸檔質量，也增加了檔案管理部門的工作量。

3、科學化管理水平不高

多數(shù)血站工作用房老舊、狹小，難以滿足正常的采供血業(yè)務工作，更不用說在工作用房中開辟一塊較大面積的場地作為檔案庫房，面臨著檔案存放困難的問題。在人員編制方面，多數(shù)血站編制緊缺，僅有的幾個空編也往往是用于招聘衛(wèi)生專業(yè)技術人員。在資金投入方面，檔案管理工作沒有列入到血站行政預算中，檔案庫房的設施設備只能滿足最基本的檔案業(yè)務工作需要。

4、檔案信息化建設尚未起步

目前血站的檔案管理仍處在紙質檔案階段，對于電子文件和其他特殊載體檔案尚未引起重視，電子文件散存在各產(chǎn)生部門，各類照片、底片、聲像（錄像帶、錄音帶）檔案也沒有得到統(tǒng)一規(guī)范的保存。傳統(tǒng)紙質文件的數(shù)字化工作尚未開展，建立了檔案管理系統(tǒng)的少之又少，成功實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設的更是屈指可數(shù)。

5、檔案信息資源開發(fā)利用程度較低

目前血站的檔案管理者往往只滿足于檔案的收集、整理、保管，而忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用。雖然血站的檔案資源面向本單位開放，但前來查閱、借閱檔案的卻是寥寥無幾，僅有的編研成果也只停留在“大事記”和“組織沿革”等檔案參考資料，編研選題范圍小，形式單一，對采供血業(yè)務工作具有參考和指導作用的編研成果不多。

二、改善血站檔案管理工作現(xiàn)狀的思路與對策

1、建立健全血站檔案管理工作標準

當務之急是把全國血站的檔案管理工作統(tǒng)一、規(guī)范起來，應呼吁有關部門盡快制訂出臺血站檔案管理工作的規(guī)范性文件，把檔案管理納入法制軌道，形成系統(tǒng)、完善的工作模式，使血站檔案管理工作者有法可依、有章可循，這不僅能推動血站檔案工作水平，更能保障血液安全。

2、加強專業(yè)人才隊伍建設

血站領導應注重檔案管理人員的配備和培育，加快人才引進，同時培養(yǎng)好兼職人員隊伍，定期召開科室兼職檔案員會議，布置檔案收集任務，明確歸檔范圍，指導開展立卷組件工作；定期開展檔案教育培訓，將檔案培訓列入到每年的繼教項目中，提升檔案人員的專業(yè)素質和知識素質；同時，應將各科室兼職檔案員的工作納入到單位的年度考核體系中，從制度上對各部門的歸檔工作加以約束。

3、加大檔案管理的硬件投入

各級血站首先應切實保證檔案庫房用地，對于檔案庫房內的必備設施，如空調、除濕機、密集架、防火、防盜、防蟲等設施必須配備到位；同時加強檔案庫房的管理，安排人員定期巡檢，并做好檢查記錄。應將檔案管理工作納入到財政預算中加以考慮，引進現(xiàn)代化技術和設備實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，應引進計算機管理軟件，逐步配備照相機、攝像機、打印機、掃描儀等數(shù)字化設備，如條件允許，可配備智能密集架和物流網(wǎng)等先進設施。

4、逐步推進檔案信息化建設

信息化是檔案管理工作的必然趨勢。血站應著手開展傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作，可通過服務外包的形式，建立符合血站檔案工作實際的檔案信息化管理軟件，能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理、整理編目、利用查詢、輔助實體管理、安全保密和系統(tǒng)維護等基本功能。檔案管理工作較為成熟的單位可逐步推進檔案數(shù)據(jù)庫的建設，并與單位辦公網(wǎng)絡相銜接，真正實現(xiàn)文件生命全周期的過程管理，確保檔案的真實性和完整性。

作者：王穎瑩劉晉輝蔣燁琛王爭揚呂杭軍單位：浙江省血液中心