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一、企業檔案管理工作的現存問題
雖然當前企業內部的信息處理網絡得到了較大程度的進步,但是其資料和文件的傳輸信息化程度還不夠,這很大程度上限制了企業檔案管理工作質量的提高。企業檔案管理信息化不足的一個重要原因是企業還沒有建立完善的檔案管理信息系統,缺乏強力的系統和技術支撐,即便一些企業建立了信息系統,但沒能根據檔案管理工作的實際情況及時完善,也會降低企業檔案管理的工作效率,制約企業檔案管理的科學化、創新化發展。
1.轉變觀念,提高企業對檔案管理的重視度
企業管理者及檔案人員要轉變傳統的企業經營管理,將提高檔案管理工作的科技建設和創新發展納入企業的工作重點內,充分意識到檔案管理工作對企業發展的重要意義。企業管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育,各級領導要發揮引導作用,要與時俱進,利用現代化的管理手段和科學技術來技術調整和完善企業內部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入,加大對檔案管理的基礎設施建設,完善管理設備,建立科學化、創新化、信息化、現代化的企業檔案管理體系。同時,檔案管理人員要不斷豐富自身的專業素質,加強與其他工作人員的交流和溝通,吸收別人先進的管理經驗,增強自身的工作責任感。
2.制度保障,建立健全的企業檔案管理制度
健全的企業檔案管理制度是提高企業檔案管理工作質量,促進企業檔案管理科學化和創新化發展的制度保障。企業在構建檔案管理相關制度時,要遵循《檔案管理整理規劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規,確保企業所制定的檔案管理規章制度符合國家的制度要求,達到國家規定的標準,做到有法可依。同時,企業檔案管理制度的制定需要依據企業自身的生產服務要求,通過與企業各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討,進行全面的討論后,起草初步的檔案管理制度。需要注意的是,制定好的檔案管理制度采用試行的方式,在某部門先試用,發現不足即可進行針對性的更改,以確保企業檔案管理制度的科學化和創新化。
3.電子化發展,重視電子文件管理
網絡化和數字化的普及發展,促進了企業檔案管理工作的發展和創新,檔案管理模式也從傳統的方式向電子化模式轉變,即由傳統的可視記錄識別轉換為機器識別代碼型發展,機器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統的紙質文件材料相比,電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上,修改形成后,即可貯存到辦公的信息數據中,技術人員和檔案人員即可實現信息的共享,弱化了檔案和文件的界限。同時,在企業的各項管理活動中,電子文件憑借其快捷、精確的特點正逐步取代了紙質文件,電子圖紙也以巨大的優勢被廣泛應用。利用計算機手段和輔助工具設計的電子圖紙,不僅易于存儲和查詢,還更加形象具體。此外,傳統的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代,逐漸形成了以企業信息集成系統中各個流程和管理模塊的設置和發展。利用電子文件管理,能將分散在各個管理系統中的檔案信息通過利用計算機規定的指令來隨機調整和設置分類方案。因此,新形勢下的檔案管理科技建設創新工作,必須加強電子檔案和電子文件管理,實現企業檔案的數字化、科技化、信息化、創新化發展。
三、結語
總之,企業檔案管理工作是企業高效生產和快速發展的重要保障,在企業的正常運營中發揮著重要的作用。新形勢下的企業檔案管理,必須與時俱進,實現檔案管理的科學化、規范化和創新化;必須轉變傳統的觀念,提高企業對檔案管理的重視度;必須強化制度保障,建立健全的檔案管理制度;必須重視電子文件管理,實現檔案管理的電子化發展。只有這樣,才能發揮企業檔案管理的最大功能,實現價值最大化,才能促進企業的可持續發展,才能為社會進步和經濟發展做出最大貢獻。
作者:崔敏俠單位:冀中能源峰峰集團馬頭洗選廠