大學生畢業檔案管理工作現狀分析
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最近幾年，各大學畢業學生對個的檔案不理不彩，已很普通。據悉，在各高校、各屆畢業學生就業部門和各地人社部門人才交流中心，被大學畢業生遺失的檔案有許多。當前一方面應加強社會、學校和畢業學生的檔案意識，要求有關人社部門和高校嚴格依照檔案法規管理，另一方面加速帶動畢業學生由以前的手寫書寫到由計算機統一錄入的檔案信息化步伐，將各部門掌握的個人信息統一整合成高效實用的“大檔案”，為全社會開發人才和流動、誠信體系建設等工作提供更好的支撐。
每個人的人事檔案，重要性和身份證幾乎相當，個人檔案記載著一個人的學歷、工作經歷、、工作表現等，表明一個人的一生人事檔案關系。畢業后要定級轉正、申報職稱、辦理養老保險，以及職務晉級、婚姻等有關證明，都要用個人檔案。許多檔案管理部門都有一批沉寂數年的檔案，大學生畢業后往往兩三年不理會檔案，也不來辦任何手續，“往年這種情況很多，但近年來勞動合同簽訂的要求提高，簽合同必須有檔案跟隨，所以反而促進了檔案的流動?！笔腥松缇止ぷ魅藛T介紹，但找不到檔案的馬大哈依然不少，畢業后忙于工作，等到用檔案的時候卻總也找不到，尤其是一些畢業生丟失了報到證，增加了尋找檔案的難度。此外，網上簽約信息也能提供方向指引，但某些公司手續不全導致信息有遺漏，有時候也幫不上忙。另外，一些高校為了方便畢業生，按照畢業生提供的單位、城市信息寄送檔案，可畢業生突然又換了工作，將寄送檔案的事情拋在腦后，等尋找的時候增加了難度。許多大學生畢業后工作不穩定，為圖方便將檔案留在自己手中，最終成了“死檔”。也有人誤以為檔案會自動跟人走，對其漠不關心，最終使自己的檔案成了“棄檔”。市人社局有關負責人提醒畢業生應根據自己的實際情況落實檔案，如果在民營企業或是合資企業工作，無論本地籍或是外地籍最好將檔案放到正規單位管理，在外地工作的學生也應將檔案轉移至工作地檔案管理中心，以免造成棄檔。
二、大學生畢業生檔案去向
畢業生參加工作后，檔案有三類去處可能：第一類，檔案隨個人到了新的單位；第二類，自己把檔案存放人才交流中心；第三類，本人把檔案暫時存放到了學校。各類方式存檔都有其獨具之處的，具體存放哪里需要依照各地實際情況或者未來歸劃來實行。新的單位，高校畢業學生將《就業協議書》交給將要畢業學校，由學校人事部門統一到畢業學生人社部門辦理畢業學生就業派遣證。需要轉移戶口的高校畢業學生，還應該持就業派遣證、畢業證書等資料到戶口所在地辦理戶口轉遷證。如果需要辦理手續的，由畢業學校一起拿到人才交流中心，經整理、核對，符合要求的，整理完手續齊全存檔。要辦理戶口的，持手續齊全存檔、復印畢業證、戶口準遷證、小二寸照片等在新工作單位或人才交流中心辦理新的手續。招聘新的單位無集體戶口的，直接遷入省或市（區）的人社部門人才交流中心集體戶口。新的單位可能有一些原因不能接納你的個人檔案，或本人自愿做一個不受約束自由職業者，可以把你個人檔案存在各地人才交流中心，優點是去留隨便，而且晉級、評職稱、各種保險等不缺，由于人才交流中心只管個人的檔案不用人，在你要一步深造或換想工作時不會因為檔案轉交困難而受到限制。缺點是人個和新的用人單位只能簽定勞動合同，這等于給別人打工，你所在的打工單位因為你可能隨時走人的不確定性而減少你的福利；另外在出示各類和檔案相關的證明時，需要去人才交流中心，如果人才交流中心和新的工作不在同一城市，也許會浪費你的時間；還有每一年都應該交一定的檔案存入費。
三、做好大學生畢業檔案管理工作的建議
鑒于目前畢業生人事檔案的現狀，高校應強化檔案管理工作的就業服務功能，使得新的單位通過個人檔案全面了解高校畢業生的自然資料，增強畢業學生的就業競爭力。一是應該實現檔案的信息和網絡化。符合條件的用人單位可以通過檔案管理平臺賬號及時、快捷地查詢向人選不涉及隱私的檔案信息，國家相關部委應加速高校畢業學生檔案和征信網、誠信檔案網、學籍信息網等系統整合。事實上，我國人社、教育等部門和很多高校都建設了一定規模的學生信息數據庫，但比較分散。如果國家能夠將這些數據庫統一整合起來，把各種人個信息數據庫相銜接，就可以建成全面的個人檔案信息系統，既有利于各部門的信息共享，也將最終使得畢業生受益。二是做好檔案轉交工作。有關部門要求高校必須嚴格執行檔案轉遞制度，并提醒畢業生盡快將檔案轉至單位或就業服務部門及人才機構等人事部門，避免給自己的未來的工作和生活帶來不便。對于已經有就業單位的高校畢業學生，首先要搞清楚自己未來工作單位的工作性質，首先要確定要簽約單位是否有人事管理權。如果是政府機磁、全額撥款事業單位、國營企業，應該看是否有主管單位，主管部門是有人事管理權，可以接納檔案。其他各類公益性事業單位、各類民辦機構是否有人事管理權，要依靠各級人才交流中心來接收大學生檔案。再次在向學校報送檔案郵寄地址的時候一定準確清楚，并第一時間地知道自己的檔案是否郵到。對于沒有找到新的工作單位的高校畢業學生來講，選擇把檔案關系轉回戶口所在地，需要認真看的是在派遣證規定的時間內到當地人社部門報到，辦理人事檔案的錄用相關手續，否則就會被視為是自動放棄。如果打算把自己檔案暫時存放在學校，第一時間地母校提出申請，并依照高校的要求簽定《高校應屆未就業畢業生戶口檔案托管協議書》。在找到新到工作之后記得把檔案關系從母校遷入新的單位，以免給以后的生活工作帶來不必要的麻煩。
作者：張威 單位：吉林省白城市勞動人事爭議仲裁院
