高校會計檔案管理問題探討
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高校會計檔案既是學校在教學、科研、行政管理、后勤服務中經濟活動的歷史記錄和證據，又是高校檔案的重要組成部分，是一種重要的經濟信息資源，與人事檔案、科研檔案、教學檔案一起在學校建設和教育改革發展中有著重要作用。
1．企事業單位經濟活動的憑據
在構建社會主義和諧社會過程中，會計檔案作為經濟活動中形成的第一手資料，其原始記錄性、憑證依據作用、資政決策作用、社會調節作用使其成為黨和國家進行社會主義建設和經濟發展不可缺少的服務工具，是不可替代的經濟檔案。高校會計檔案同樣也是學校經濟活動和教育教學科研活動的重要記錄。
2．企事業單位領導決策的依據
管理學認為，領導決策的前提和先導是信息和數據，而數據信息近50％來自會計檔案。財務部門提供的準確的財務數字和報告，就是領導做出決策的可靠依據，是決策不失誤的可靠保證。近年來，某高校為了學校發展前景，擴大辦學規模，征用土地進行新校區建設，同時開展了置換老校區工程，但在工程建設中，一些老職工因原土地、資產處置事項不明晰，因而集體阻止工程建設，影響了工程進度。為了學校穩定和工程盡快復工，單位領導組織召開了解決爭議協調會，但在協調會上雙方爭論不休，都不愿做出實質性的讓步；最后還是單位檔案部門提供當年原始資產分配、處置檔案，為領導決策提供了依據，事件得以圓滿解決。
3．各項財務糾紛處理的憑證
學校內部各部門之間、學校與兄弟院校及社會各單位之間，都會有一些經濟往來，時間長了，就會形成陳年老賬，部分債務出現了不明確或失繳狀況。此時，這些債務糾紛的處理就需要借助準確可靠的會計檔案。某院校曾發生這樣的事情，一教師拿著多年前早已退還的學校內部集資收據在財務處與工作人員發生爭執，要求退還集資款，財務人員稱當年全校的集資已全部退還，早已做賬。這時財務主管讓財務檔案管理人員到檔案庫房查找當年會計檔案，原來當年退款時，該教師找不到原始收據，以為丟失，便上交書面情況說明書，領導簽字同意，附在整個支出匯總表后，時間長了，該教師忘了這一回事。嚴謹的會計檔案很好地化解了這場糾紛。
4．企事業單位反腐倡廉的保證
改革開放以來，我國經濟建設快速發展，到處一片生機和活力，同時，因為原有法規制度的某些不完善，也出現了一些單位和個人濫用職權的現象，如巧立名目加大公款消費，擅立專項公款吃喝購物游玩，使國家財政支出大大增加。而這些違法、違紀、違規的情況恰恰被會計檔案及時準確地記錄下來，從而可以發現問題，解決問題，有效控制和阻止腐敗的滋生和蔓延，確保國家、單位和人民的經濟利益不受侵犯。
二、高校會計檔案管理存在的問題
當今社會會計檔案仍不受足夠重視，整理不嚴格、不規范，保管不安全的現象還是很多，普遍在各個領域存在。隨著市場經濟的快速發展，高校體制改革步伐的加快，高校會計檔案管理也遇到新的機遇和挑戰，其管理也進入了全新時期。如何準確、有效、便捷地開展會計檔案管理，是高校健康發展過程中不容忽視的問題，這就要求我們查找會計檔案管理過程中存在的問題并妥善解決。
1．會計檔案認識觀念相對滯后
一些高校領導和財務人員思想觀念陳舊，未意識到會計檔案的重要性，不把其管理當回事，也未把其工作列入學校議事日程。有的領導平時只注重會計憑證、會計賬簿、會計報告等紙質資料的管理，疏忽對會計電子檔資料的存儲備份工作；有的領導忽視文書檔案的管理、忽略學校固定資產明細、折舊資料的檔案管理；還有一些會計人員本身意識淡薄，態度欠端正，在檔案管理過程中敷衍了事。這些行為嚴重制約了學校財務活動的檔案管理。
2．會計檔案管理制度不夠完善
一是會計檔案管理程序不規范。許多高校除了國家制定的《會計法》、《會計檔案管理辦法》等法律法規以外，沒有根據自身特點，制定具體財務檔案管理條例，這使得高校會計檔案工作在檔案行業管理中缺少了專業性、針對性。不同地區、不同高校，個體上也千差萬別，尤其是一些地區近年來實行了國庫集中支付、政府采購、預決算分析、資金收支等，以及職工收入納稅申報、校園一卡通等等，這些工作嚴重缺乏統一系統的規范管理，無據可依，無章可循。二是會計檔案管理制度不完整。現在，很多高校的會計檔案管理缺乏專業性、專職性，均由一般財務人員兼職管理，更有甚者，由出納員兼管會計檔案管理，嚴重違反了《會計檔案管理辦法》的規定。還有一些單位財務部門，為方便自己部門就地查閱相關資料，在規定期限內，遲遲不向學校檔案室上繳會計檔案，這種行為嚴重影響學校檔案工作的整體管理。三是會計檔案的利用制度不健全。對新舊軟件操作系統版本保護不全，造成數據不一致。對于電算化會計檔案，由于信息技術的快速發展，會計操作軟件的升級，從原低版本操作系統生成的會計信息，如果不將備份數據及時歸檔和保留，就會導致舊版本中所產生的數據和文件在新版本中無法解讀，給單位的經濟管理活動帶來巨大損失。
3．會計檔案管理工作不到位
一是會計檔案的整理工作不到位。立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀是高校會計檔案管理的六大環節，每個環節在《會計檔案管理辦法》中都有明文規定。遺憾的是有些高校的會計檔案未能及時整理立卷、裝訂成冊，始終被堆放在角落里，沒有設立專門的庫房；有些部門雖然進行了整理，但案卷質量不高，紙質檔案和電子檔案沒有同步歸檔。這些問題都對檔案管理工作造成了巨大的阻力。二是鑒定銷毀工作不到位。在許多單位，會計檔案的鑒定和銷毀工作未引起應有的關注和重視。大量到期的、過期的、甚至無保存價值的會計檔案，因相關領導害怕承擔責任，未能按程序進行及時銷毀處理。整個工作出現無人來銷、無人敢銷的局面，造成存放會計檔案的檔案櫥越積越多，占用庫房面積越來越大，浪費了大量的物力、財力、精力，從而影響了整體會計檔案管理的質量。三是約束不得力。上級主管部門、學校分管領導、財務處和審計處等部門長期以來對會計檔案管理的忽略，造成了執行過程中的不給力，由此產生的一些違規行為往往采用大事化小、小事化了的解決方式，缺乏強效的威懾力。
三、加強和改善高校會計檔案管理的措施
以上總結的問題現象在教育系統中普遍存在，只是不同的單位程度有輕重區別，但絕對不可以輕視。加強高校會計檔案管理可采取的措施有：
1．完善會計檔案管理制度
各高校應根據《會計法》、《檔案法》、《會計檔案管理辦法》，結合本校實際情況，建立健全學校會計檔案各項管理條例，將會計檔案管理工作納入學校整體工作規劃，同時，將學校固定資產采購計劃、招投標合同、財政集中支付、預決算分析、二級核算執行情況、職工所得稅申報、后勤相關合同文書等方面的會計檔案管理納入學校檔案工作的總體，使財務檔案工作規范化、目標明確化，分清責任，做到有法可依、有章可循。
2．加強領導，提高會計檔案人員素質
一是提高校內外各級領導對會計檔案管理的重視程度。對檔案管理工作的重視，不能僅停留在高校領導層面上，校內外的各級人員都應給予思想上的高度重視，尤其是各級主管領導、上級教育主管部門、財政部門等單位的會計機構、學校內部分管領導和財務負責人。財政、教育等主管部門可以把會計檔案工作作為高校會計工作的一項考核項目，常抓不懈、持之以恒，定期實施監督檢查。學校各級領導應加大人力、物力、財力的投入，使會計檔案管理制度化、科學化、常規化。同時學校各級會計人員也要提高認識，達成紙質檔案與電子檔案、會計檔案與文書檔案、立卷歸檔與日常管理同樣重要的共識，認真做好檔案六大環節的工作。二是提高會計檔案管理者的素質和能力。會計檔案管理是政策性、專業性、技術性很強的工作，會計檔案管理人員的業務素質和能力是這項工作科學管理的關鍵。這就需要檔案管理人員首先必須具有良好的思想政治素質，擁有嚴于律己、獨立公正、廉潔奉公的工作精神。其次，會計檔案管理者不僅要具備相應的會計專業知識，掌握檔案管理學知識，同時還要會運用現代化的管理手段，熟練使用各種管理軟件系統。在新形勢下，信息技術的高速發展，科技手段的不斷更新，及時充電是檔案管理人員必不可少的工作。高校可通過每年的輪訓學習、繼續教育、業務進修、定期與各兄弟院校相互溝通交流，多管齊下培養合格的現代化會計檔案管理人員。
3．規范會計檔案管理業務
一是會計檔案的歸檔應要求明確，立卷準確。會計檔案收集的范圍不僅包括傳統概念上的憑證、賬薄和報表等記錄一切經濟業務的史料和證據，還包括電算化會計檔案———會計電算化過程中形成的紙質文件、電子文件和系統文件，分別是會計數據檔案（會計憑證、會計賬簿、會計報表等），系統開發與維護更新文本檔案（包括系統設計、系統使用說明書、程序源代碼以及系統數據字典等各項文本）和系統操作痕跡記錄檔案。二是裝訂及時，歸檔有序，全盤考慮。高校當月會計系統產生的相關會計數據資料應于月末用噴墨打印機或激光打印機打印出來（從檔案專業保管角度講，這兩種打印機打印出來的紙質易長時期保存，字跡不模糊），進行歸類整理，同時將附在原始憑證上的夾子、大頭針、回形針等一一清理掉，然后統一裝訂成冊。已經輸入的電子數據定期復制，刻錄為光盤，統一編號、簽字、蓋章，進行實物保管。三是安全保管，手續齊全。學校的財務部門和檔案部門相互配合，相互協調，加大力度做好保管工作。首先，會計檔案必須是專業人員管理。其次，為了保管更規范、標準，學校應設置專門的庫房、購置標準的檔案柜架設施，同時還要認真做好防蟲、防磁、防蛀、防潮、防盜、防曬、防火等“七防”安全措施。第三，會計檔案的電子檔與紙質檔必須一起歸檔，計算機處理的會計信息應定期復制，刻錄為光盤，雙份備份，存放于不同地點，按會計年度集中履行歸檔手續。
4．加大會計檔案管理投入
一是各高校應在每年的財務預算中安排足額的會計檔案管理經費，實行專款專用，并將其列入學校經常性項目管理，任何部門、個人都不得借用、擠占、克扣，以保證檔案管理工作的可持續性發展。二是保管場所應達到相應標準。第一，庫房的設置應考慮到避開一些大功率發電機等磁場，同時安裝空調和溫濕度測定儀器，以確保庫房溫度控制在15～30℃，相對濕度保持在45％～65％，以防止盤片變形。第二，配置相應的防盜門、防盜窗、滅火器、窗簾等安全設施，要達到規定的“七防”效果。第三，為了進一步提高安全保障，加快會計檔案工作現代化步伐，條件好的高校可在庫房內安裝電子監控設備，增設打印機、去濕機、掃描儀、復印機等現代化辦公設備。同時聯合學校后勤部門和設備采購部門，定期對庫房、設備、家具進行日常修繕，維護保養，更新換代。三是財務檔案電子檔入庫規范化。由于電子檔的特殊介質，存放要求更為嚴格，檔案柜必須是特制的具有防磁性能的，檔案盒也不能是紙質的，而必須是特制的軟件盒。平時還應進行常規檢查，定期復制，從根本上防范電算化會計檔案管理的事故風險。四是財務檔案數據保存與電算化軟件版本保持一致。同步計算機系統和檔案管理文件的升級，做到軟件版本與數據的保存一致。已使用過的舊的財務軟件必須嚴格按電子檔入庫要求保存，防止在財務系統軟件升級后，出現舊版本的財務資料不能讀取現象。平時應選用質地優良的磁盤對已經形成的財務檔案進行雙備份保存，并分開存放，防止自然災害等意外造成的損失，盡可能保證財務檔案數據的安全和穩定。
5．加強會計檔案管理監督
檔案管理人員要樹立全面信息服務新觀念，加強電算化在會計檔案匯總中的廣泛應用。會計檔案的監督同樣適用于內部監督、社會監督和政府監督三位一體的會計監督體系，政府相關部門要制定定期、不定期抽查制度，對社會中介機構出具的會計檔案鑒定結論進行審計，以確保會計檔案資料信息的準確性和可靠性。要努力建立良好的會計檔案應用環境，規范和約束不良行為，預防非誠信行為的發生，保證會計檔案管理工作健康、可持續發展。
作者：錢艷 單位：揚州市職業大學審計處
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