高校學(xué)生社團(tuán)檔案管理研究
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摘要：學(xué)生社團(tuán)檔案管理是高校學(xué)生檔案管理工作中的重要部分，是學(xué)生社團(tuán)發(fā)展和高校及時(shí)調(diào)整管理模式的重要參考。當(dāng)前，大學(xué)生需要更多的社會(huì)工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在這點(diǎn)上學(xué)生社團(tuán)檔案能起到不可忽略的作用。為此，高校應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生社團(tuán)檔案管理，以服務(wù)于培養(yǎng)人才的工作。
關(guān)鍵詞：學(xué)生社團(tuán)；檔案管理；重要性；問(wèn)題；建議
學(xué)生社團(tuán)是高校中的非正式群體，是大學(xué)生為了滿足自身心理、情感、文化、生活和社會(huì)需要而自發(fā)籌備并經(jīng)學(xué)校有關(guān)部門批準(zhǔn)成立的具有一定目標(biāo)和活動(dòng)規(guī)范的組織，也是高校開(kāi)展第二課堂教育的重要平臺(tái)。隨著我國(guó)高等教育的發(fā)展，在非常重視大學(xué)生素質(zhì)教育的時(shí)代背景下，大學(xué)生社團(tuán)將擔(dān)負(fù)起重要的育人功能。而大學(xué)生社團(tuán)檔案則是大學(xué)生社團(tuán)成立、建設(shè)、活動(dòng)、收獲等發(fā)展歷程的真實(shí)歷史記載。加強(qiáng)對(duì)大學(xué)生社團(tuán)檔案的管理工作，不僅是完善了高校檔案體系建設(shè)，也是大學(xué)生教育管理工作中重要的組成部分，關(guān)系到新時(shí)期高校育人平臺(tái)的發(fā)展建設(shè)水平和大學(xué)生綜合素質(zhì)的全面提升。
一、高校學(xué)生社團(tuán)檔案管理的重要性
1.促進(jìn)高校社會(huì)職能擔(dān)當(dāng)
高校主要通過(guò)培養(yǎng)和向社會(huì)輸送合格的大學(xué)生以履行其人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會(huì)和文化傳承創(chuàng)新的社會(huì)職能。在提倡素質(zhì)教育的今天，大學(xué)生社團(tuán)的發(fā)展水平、育人能力、建設(shè)成果等都直接反映了高校在履行這些社會(huì)職能過(guò)程中的教育引導(dǎo)能力和管理育人總體水平。作為社會(huì)發(fā)展的真實(shí)記錄，大學(xué)生社團(tuán)檔案也自然折射了高校的教育管理水平，人才培養(yǎng)能力和教育發(fā)展理念，是高校擔(dān)當(dāng)社會(huì)職能的客觀反映，能夠起到向社會(huì)宣傳學(xué)校和促進(jìn)學(xué)校發(fā)展的作用。
2.提升高校的管理能力
全面系統(tǒng)的大學(xué)生社團(tuán)檔案能夠真實(shí)反映學(xué)生社團(tuán)的發(fā)展建設(shè)、指導(dǎo)理念、實(shí)踐成果、育人成績(jī)，是高校對(duì)大學(xué)生教育引導(dǎo)和對(duì)社團(tuán)管理工作的直接反映，為高校的各項(xiàng)管理工作能力提升提供參考。高校學(xué)生社團(tuán)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，學(xué)校檔案管理部門、社團(tuán)管理部門和學(xué)生社團(tuán)擔(dān)負(fù)起各自的責(zé)任，做好分工，做到檔案建立及時(shí)準(zhǔn)確、信息更新完備迅速、檔案管理安全穩(wěn)妥，實(shí)現(xiàn)學(xué)生社團(tuán)檔案管理的系統(tǒng)性和有效性，是提升高校的綜合管理能力的重要保證。
3.社團(tuán)管理和發(fā)展的基礎(chǔ)
高校對(duì)學(xué)生社團(tuán)的管理決定著大學(xué)生社團(tuán)育人功能的發(fā)揮，對(duì)社團(tuán)的管理也是高校學(xué)生管理工作中的重要內(nèi)容之一。每年大學(xué)生社團(tuán)都會(huì)本著自身發(fā)展的需求在大學(xué)生中納新，新生力量的加入往往為社團(tuán)的發(fā)展帶來(lái)重要的機(jī)遇，也是社團(tuán)檔案建設(shè)需要重點(diǎn)關(guān)注的階段。社團(tuán)發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的一些大事記也都需要有詳實(shí)的記載，以供日后參考和查閱。雖然對(duì)不同性質(zhì)的學(xué)生社團(tuán)有不同的管理模式，但是“百花齊放”是為了服務(wù)于大學(xué)生的成長(zhǎng)。因此，完善社團(tuán)檔案，就是為社團(tuán)的管理和發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。
4.激發(fā)學(xué)生的榮譽(yù)感和責(zé)任感
當(dāng)代大學(xué)生是一代特征明顯的群體，他們有很強(qiáng)烈的表現(xiàn)欲望和自我展示能力，多才多藝，有朝氣，他們選擇自己喜歡的平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)自己的層次需求，以得到同學(xué)和老師們的肯定和贊賞。大學(xué)生社團(tuán)就是這樣的平臺(tái)，學(xué)生在社團(tuán)中的表現(xiàn)能夠被社團(tuán)檔案所記載，這些原始、真實(shí)、珍貴的材料都是激發(fā)學(xué)生榮譽(yù)感和引導(dǎo)學(xué)生建立責(zé)任感的重要途徑。大學(xué)生社團(tuán)檔案的建設(shè)，能夠使一個(gè)社團(tuán)成員從參與者轉(zhuǎn)變?yōu)橹魅宋蹋瑸榇髮W(xué)生思想政治教育和學(xué)生管理及學(xué)生綜合素質(zhì)的提升拓展空間，科學(xué)地做好大學(xué)生社團(tuán)檔案管理工作，更全面地發(fā)揮檔案的教育價(jià)值，就能實(shí)現(xiàn)將學(xué)生的榮譽(yù)感和責(zé)任感引導(dǎo)到他們的學(xué)習(xí)和生活中。
二、高校學(xué)生社團(tuán)檔案管理存在的問(wèn)題
1.學(xué)生社團(tuán)檔案管理意識(shí)和制度缺失
目前，盡管很多高校都非常重視檔案管理工作，檔案管理意識(shí)很強(qiáng)，但是大多集中在與教學(xué)和學(xué)校發(fā)展相關(guān)的檔案管理工作中，對(duì)學(xué)生檔案的管理，除了學(xué)籍管理要求和校友會(huì)建設(shè)需要外，很少得到重視。而作為學(xué)生檔案一部分的學(xué)生社團(tuán)檔案，更是存在管理意識(shí)不強(qiáng)、制度不完善的問(wèn)題，往往采取一種粗放式的管理形式，很少在校級(jí)層面得到重視。管理意識(shí)缺乏導(dǎo)致社團(tuán)檔案材料收集、整理、分類、存檔等環(huán)節(jié)脫鉤、滯后，工作面臨很多困難。同時(shí)，管理意識(shí)缺失也導(dǎo)致了管理制度建設(shè)滯后，很多高校沒(méi)有關(guān)于大學(xué)生社團(tuán)檔案管理的相關(guān)制度，也缺少檔案建設(shè)管理工作標(biāo)準(zhǔn)，甚至是社團(tuán)檔案只是由學(xué)生管理的局面，導(dǎo)致管理混亂。
2.學(xué)生社團(tuán)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有待提高
檔案管理需要有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范，但就目前情況看，高校學(xué)生社團(tuán)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)還只是停留在很低的水平，在沒(méi)有或是較低標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下，很難完成檔案管理工作，經(jīng)常出現(xiàn)記錄簽章缺失、檔案基本信息不全、存檔材料材質(zhì)尺寸不統(tǒng)一和不規(guī)范等問(wèn)題。
3.學(xué)生社團(tuán)檔案整理方法簡(jiǎn)單陳舊
雖然教育部和國(guó)家檔案局早就頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，以促進(jìn)高校檔案管理工作水平提升，但是大多數(shù)高校對(duì)大學(xué)生社團(tuán)檔案沒(méi)有加以足夠的重視，沒(méi)有專業(yè)人員負(fù)責(zé)或是指導(dǎo)工作，未建立相應(yīng)的管理部門，甚至社團(tuán)檔案的收集整理方法還處于傳統(tǒng)的模式。在當(dāng)前檔案建設(shè)和管理電子化、信息化的趨勢(shì)下，在大學(xué)生對(duì)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)運(yùn)用嫻熟的情況下，大學(xué)生社團(tuán)檔案建設(shè)和管理仍然以紙質(zhì)載體開(kāi)展，嚴(yán)重束縛了大學(xué)生社團(tuán)檔案管理工作水平的提升和社團(tuán)檔案對(duì)高校育人功能的促進(jìn)作用。
4.學(xué)生社團(tuán)檔案信息量少，形式單一
學(xué)生社團(tuán)是高校培育合格大學(xué)生的重要平臺(tái)，社團(tuán)檔案的育人功能不言而喻。所以，越是充實(shí)的檔案內(nèi)容、越是全面的記錄，對(duì)社團(tuán)育人功能的發(fā)揮越有指導(dǎo)價(jià)值。而現(xiàn)在，由于很多高校學(xué)生社團(tuán)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、標(biāo)準(zhǔn)不高，導(dǎo)致檔案管理不到位，其所記載的材料內(nèi)容過(guò)分單一和片面，對(duì)教育實(shí)踐活動(dòng)的開(kāi)展指導(dǎo)意義不大，其所記載的內(nèi)容類似倉(cāng)庫(kù)物品賬目，無(wú)法為高校人才培養(yǎng)計(jì)劃的不斷修訂提供參考，更無(wú)法反映高校的社會(huì)職能擔(dān)當(dāng)。
三、加強(qiáng)高校學(xué)生社團(tuán)檔案管理的建議
1.統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案意識(shí)
要強(qiáng)化學(xué)生社團(tuán)檔案管理的重要價(jià)值和教學(xué)應(yīng)用意義，在學(xué)校層面統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，重視社團(tuán)檔案管理工作，使檔案管理為人才培養(yǎng)服務(wù)。做好學(xué)生社團(tuán)檔案管理的宣傳工作，擴(kuò)大工作的影響力，使高校師生對(duì)學(xué)生社團(tuán)檔案管理有一個(gè)新的認(rèn)識(shí)高度。除了統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)學(xué)校教職工檔案意識(shí)建設(shè)之外，還要重視學(xué)生社團(tuán)成員的檔案意識(shí)培養(yǎng)，學(xué)生社團(tuán)檔案是否充實(shí)，與社團(tuán)成員檔案意識(shí)的強(qiáng)弱直接相關(guān)。加強(qiáng)學(xué)生檔案意識(shí)培養(yǎng)的方法是多種多樣的，在新生報(bào)到、社團(tuán)納新等不同時(shí)間都可以開(kāi)展培養(yǎng)教育工作，在教學(xué)中也可以通過(guò)相關(guān)課程，采用多種手段加強(qiáng)學(xué)生的社團(tuán)檔案管理意識(shí)。
2.完善管理體系，強(qiáng)化科學(xué)管理
全面、系統(tǒng)、科學(xué)的管理體系是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。在學(xué)生社團(tuán)檔案管理工作中，要結(jié)合高校的實(shí)際情況和不同類型社團(tuán)的性質(zhì)，建立特色鮮明、科學(xué)完善的社團(tuán)檔案管理體系。
（1）建立指導(dǎo)機(jī)構(gòu)。
針對(duì)學(xué)生社團(tuán)檔案的特殊性，高校應(yīng)在考慮其發(fā)展需求前提下，組織學(xué)生工作處、團(tuán)委、二級(jí)學(xué)院學(xué)生工作辦公室、大學(xué)生素質(zhì)教育相關(guān)機(jī)構(gòu)共同組織建立學(xué)生社團(tuán)檔案建設(shè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)，保障檔案管理工作順利進(jìn)行，并做好監(jiān)督檢查。相關(guān)部門要做好配合工作，保障學(xué)生社團(tuán)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性。
（2）管理隊(duì)伍建設(shè)。
大力加強(qiáng)學(xué)生社團(tuán)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，打造一支專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的管理隊(duì)伍，并提高工作人員的工作熱情。隊(duì)伍中既要有專業(yè)檔案管理人員，也要有了解學(xué)生社團(tuán)運(yùn)行和學(xué)生管理工作的人員，并且將兩者緊密結(jié)合在一起，才能建立特色鮮明的社團(tuán)檔案。可從這幾方面入手：第一，制定詳細(xì)的工作職責(zé)和學(xué)習(xí)考核制度，定期加以培訓(xùn)。第二，做好管理隊(duì)伍內(nèi)部定期組織相互交流學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使每一名成員都是檔案管理和社團(tuán)建設(shè)的專家。第三，多與其他高校或檔案管理機(jī)構(gòu)聯(lián)系，進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，借鑒科學(xué)的管理觀念，提升管理能力。
（3）完善規(guī)則制度。
在充分考慮社團(tuán)檔案育人功能和學(xué)生成長(zhǎng)特點(diǎn)基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案管理相關(guān)規(guī)定，制定完善的、科學(xué)操作性強(qiáng)的工作規(guī)章制度，使社團(tuán)檔案管理工作迅速規(guī)范化。用規(guī)則制度促進(jìn)工作人員的管理意識(shí)提升，用規(guī)章制度規(guī)范存檔材料的管理工作。
3.立足標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，豐富管理內(nèi)涵
加強(qiáng)學(xué)生社團(tuán)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)是做好管理工作的重要基礎(chǔ)，在實(shí)際工作中要根據(jù)檔案管理專業(yè)要求和學(xué)生社團(tuán)實(shí)際特點(diǎn)探索出合理的標(biāo)準(zhǔn)要求，以快速準(zhǔn)確高質(zhì)量完成檔案管理工作。大學(xué)生社團(tuán)的活動(dòng)是豐富多彩的，每一項(xiàng)活動(dòng)的背后都是學(xué)生成長(zhǎng)成熟、能力提升的體現(xiàn)。在檔案管理中要從管理標(biāo)準(zhǔn)出發(fā)，充分發(fā)揮主動(dòng)性，積極向相關(guān)部門收集檔案材料。同時(shí)因?yàn)樵谛W(xué)習(xí)時(shí)間的限制，學(xué)生社團(tuán)的成員流動(dòng)性很大，這為社團(tuán)檔案管理帶來(lái)了難度，在進(jìn)行材料收集時(shí)，要在海量初選材料中，做到篩選全面而不遺漏，記錄準(zhǔn)確而不馬虎。在制定社團(tuán)檔案管理計(jì)劃時(shí)，要建立材料收集網(wǎng)絡(luò)，做好宣傳工作，及時(shí)歸納整理，按時(shí)上交檔案保管部門。在檔案的存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，要提倡使用光盤、U盤等大容量存儲(chǔ)工具，既方便保存，又有助于提升社團(tuán)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。
4.拓展歸檔范圍，重視服務(wù)功能
在全面加強(qiáng)大學(xué)生素質(zhì)教育的背景下，社團(tuán)檔案管理工作也要詳實(shí)準(zhǔn)確記錄下社團(tuán)在提升成員綜合素質(zhì)方面的工作和成長(zhǎng)歷程，通過(guò)學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)、事件策劃、日常管理等特點(diǎn)，補(bǔ)充、擴(kuò)大、完善社團(tuán)檔案歸檔范圍設(shè)計(jì)，使得學(xué)生社團(tuán)檔案能夠真實(shí)反映出社團(tuán)的發(fā)展歷程、不同社團(tuán)的特色、社團(tuán)成員的變化收獲，以更好地服務(wù)于高校教育教學(xué)活動(dòng)，服務(wù)于學(xué)生社團(tuán)的發(fā)展和社團(tuán)成員的成長(zhǎng)。在這一過(guò)程中，要重點(diǎn)突出幾個(gè)方面的拓展歸檔材料。
（1）社團(tuán)誠(chéng)信檔案。
社團(tuán)的成員是高校學(xué)生，由于在校學(xué)習(xí)時(shí)間有限，社團(tuán)成員也在不斷變化。盡管不同時(shí)間成員不同，但是總體看，不同的社團(tuán)在發(fā)展過(guò)程中都會(huì)形成各自的風(fēng)格。因此，作為大學(xué)生重要思想品質(zhì)———誠(chéng)信，理所應(yīng)當(dāng)被設(shè)置為社團(tuán)檔案的一部分，社團(tuán)誠(chéng)信檔案由社團(tuán)成員個(gè)人誠(chéng)信檔案綜合而成，反映學(xué)生社團(tuán)的品行和信用，也是社團(tuán)育人能力的重要標(biāo)志。
（2）社團(tuán)創(chuàng)新檔案。
在提倡創(chuàng)新的時(shí)代主題下，培養(yǎng)大學(xué)生的創(chuàng)新能力是高校人才培養(yǎng)的重要內(nèi)容。社團(tuán)是鍛煉大學(xué)生能力的舞臺(tái)，更是培養(yǎng)大學(xué)生創(chuàng)新能力的重要平臺(tái)，在拓展學(xué)生社團(tuán)檔案歸檔范圍時(shí)，要通過(guò)設(shè)置大學(xué)生社團(tuán)創(chuàng)新檔案，記錄社團(tuán)發(fā)展過(guò)程中所有的創(chuàng)新做法和新思維、新模式。
（3）社團(tuán)人際關(guān)系檔案。
當(dāng)代大學(xué)生絕大多數(shù)是獨(dú)生子女，從小的生活環(huán)境和教育背景影響和決定著社團(tuán)成員之間的交流溝通，是決定社團(tuán)發(fā)展的重要因素之一。設(shè)立社團(tuán)人際關(guān)系檔案，就是為了在真實(shí)記錄社團(tuán)發(fā)展過(guò)程中一些事件的同時(shí)，記錄學(xué)生的群體特點(diǎn)，為社團(tuán)內(nèi)各種事務(wù)的順利解決提供參考，為高校研究開(kāi)展不同年齡段大學(xué)生的教育提供支持。
5.利用社團(tuán)活動(dòng)，探索綜合管理方向
大學(xué)生社團(tuán)的育人功能是通過(guò)社團(tuán)活動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，社團(tuán)檔案所記載的內(nèi)容也都與社團(tuán)活動(dòng)密切相關(guān)，在社團(tuán)檔案管理中要充分立足社團(tuán)的本質(zhì)特征，積極探索檔案管理的發(fā)展方向。學(xué)生社團(tuán)是由擁有共同興趣愛(ài)好的學(xué)生自發(fā)組織的，社團(tuán)的活動(dòng)或是多個(gè)社團(tuán)的聯(lián)合展演就是這些興趣愛(ài)好展示出來(lái)的時(shí)候，因此，對(duì)社團(tuán)活動(dòng)的記載也就是對(duì)社團(tuán)不同成員的記錄，以活動(dòng)作為存檔單元，能夠看清社團(tuán)內(nèi)人際關(guān)系、成員個(gè)人能力等特質(zhì)。各個(gè)學(xué)生社團(tuán)也需要正確的教育和引導(dǎo)，并采用評(píng)比、考核的形式優(yōu)勝劣汰，促進(jìn)社團(tuán)健康發(fā)展。在各種評(píng)比中，考核內(nèi)容往往能夠真實(shí)地了解到社團(tuán)的理念、團(tuán)隊(duì)凝聚力等。
參考文獻(xiàn)：
劉崗.高校學(xué)生社團(tuán)建設(shè)研究[J].揚(yáng)州大學(xué)學(xué)報(bào)（高教研究版），2000（3）：41－44.
作者：高飛 單位：遼寧錦州
