基層檔案管理工作效率研究

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摘要：隨著信息技術的不斷發展，檔案管理工作的內容及方式都有了較大變化。文章主要就現階段我國基層檔案管理工作中存在的問題進行簡單歸納總結，并就如何提高基層檔案管理工作的效率進行分析討論。

關鍵詞：基層檔案管理；聲像檔案；管理對策

0引言

隨著電子信息時代的到來，基層檔案不再局限于紙質檔案，電子檔案成為基層檔案的重要組成部分，這對于基層檔案的管理工作提出了更高的要求，當前階段由于相關單位在檔案管理中的投入不足，管理人員的專業素質參差不齊等，基層檔案管理工作存在著一些問題，嚴重影響了檔案管理工作的效率。下文主要就此進行簡單的總結歸納，希望能對相關從業人員有所幫助。

1基層檔案管理工作的主要內容

檔案管理的主要內容包括檔案的收集、整理、價值的鑒定、保管、檔案目錄的編排、檢索、統計、編輯、提供利用等等。檔案形式多種多樣，管理內容比較繁多，因此現代檔案管理系統十分復雜。檔案管理工作可以分為實體管理和信息開發兩個方面，檔案的實體管理應該包括信息的收集、整理、價值的鑒定等等，信息開發則分為信息加工及輸出兩個組成部分，其中目錄的編制、文獻匯編等等屬于信息加工過程，而檔案的外調、借閱、復制等等則屬于信息輸出部分。

檔案管理是一項具有管理性、服務性的工作，在實際工作的開展中不會產生物質財富，檔案管理機構及工作人員只是負責歷史文件的收集、處理、保護，他們本身并不會產生檔案，檔案管理工作涉及社會的各項管理系統，是為社會活動提供服務的，并不是單獨存在的，可以說檔案管理工作對于政治、經濟、文化的發展都十分重要。實際的檔案管理工作中，有許多的檔案文件都具有很強的保密性，普通的公民及單位都沒有借閱權限，由此可見，檔案管理工作還具有一定的機要性。檔案管理工作必須遵守一定的規則，相關單位及人員必須保證所有的檔案文件完整、真實，不得出現缺損現象；管理人員不得隨意修改文件；任何人不得有意破壞檔案。但當前我國的基層單位在檔案管理中還存在著一些問題，影響了管理工作的效率。

2當前階段我國基層單位檔案管理中的問題

2.1基層單位領導人員的檔案管理意識不夠

現階段，我國有許多基層單位領導的檔案管理意識不足，對于檔案管理工作不夠重視，直接影響到基層人員的檔案管理工作。由于單位領導對檔案管理工作的重視程度不高，對檔案管理人員的管理力度不夠，許多單位的檔案管理工作比較混亂，不少員工的工作態度消極，日常工作敷衍了事、昏沉度日，致使單位檔案丟失、機密文件泄露等等不良現象時有發生。

2.2檔案管理人員編制及人員素質問題

檔案管理工作比較繁雜，涉及的內容比較多，這就要求檔案管理人員應具備一定的計算機知識、文員知識等。但是，大多數單位的檔案管理工作者都沒有經過專業的檔案管理工作培訓，他們的文化水平及專業水平都存在著一些差異，綜合素質都比較欠缺，還有部分基層單位的檔案管理工作由非專業人員兼職管理，缺乏專業的檔案管理知識，許多管理人員對于檔案的分類方法、管理期限等內容都不夠清晰明了，導致檔案分類混亂、資料真實性、完整性難以保證，嚴重影響了檔案管理的質量。不少單位的檔案管理工作人員編制嚴重不足，影響了檔案管理工作的正常開展。此外，大部分基層單位的人事變動比較快，新員工的檔案管理經驗不足，也會導致檔案管理工作出現問題。人員素質參差不齊，嚴重阻礙了檔案管理體制的建設，導致基層單位的檔案管理工作難以滿足實際需求。

2.3檔案管理工作的投入和開發不足

部分基層單位領導的檔案管理意識缺失，相關人員對于檔案管理工作不夠重視，導致基層單位在檔案管理中的投入及開發都存在比較嚴重的問題，許多單位的檔案管理機制的建設都不夠完善，檔案管理規章制度不健全，人員編制混亂、流失速度較快，管理人員的專業素質參差不齊，嚴重影響了檔案管理工作的開展。此外，大部分基層單位的檔案管理部門都各自為政，相互之間缺乏交流溝通，大部分的檔案信息都不能共享，這就會導致基層單位的檔案管理出現能重復、層次復雜等問題，在一定程度上影響了檔案開發工作的正常開展，對于檔案管理也十分不利。

2.4聲像檔案管理不夠完善

隨著計算機技術的不斷發展，檔案管理工作中出現了大量的聲像檔案，聲像檔案與文本檔案存在著較大的區別，它的管理工作與普通的文本檔案自然也會不同。在聲像檔案管理中，為了便于查閱，通常需要對其進行文字標注、系統分類，還有部分聲像檔案具有較強的時效性，如果不能科學地分類歸檔，會極大地增加檔案查閱檢索的工作量，但當前許多基層單位由于種種原因，聲像檔案管理存在著比較嚴重的問題。

3提高基層單位檔案管理工作水平的相關對策

針對上文所述的種種問題，文章簡單提出以下幾點對策，希望能對相關單位及人員有所助益。

3.1加強基層單位領導的檔案管理意識

檔案管理工作在實際的開展過程中難以為單位帶來直接的財富，這也是許多單位不重視檔案管理工作的重要原因之一。但是，檔案管理工作涉及許多比較機密的文件，政府部門的檔案管理可能會涉及重要的政治、經濟政策規劃，社會企業可能會涉及企業一些經濟計劃，一旦泄露，后果不堪設想。因此，必須加強單位領導的檔案管理意識，必須讓他們認識到檔案管理工作的重要性，保證單位工作人員在檔案管理工作中端正態度，在實際的工作中落實自身責任，避免檔案損壞、泄露，確保單位檔案完整、真實。

3.2提高檔案管理人員的專業素質

檔案管理人員的專業素質直接影響著檔案管理工作的效率，因此，基層單位必須提高相關工作人員的專業素質。首先，基層單位可以通過定期的專業培訓、模擬演練等方式提高現有檔案管理人員的專業水平，加強相關人員的防范意識，培訓的內容應該包括法律知識、計算機專業知識、管理知識等等。為了保證培訓效果，還可以采取培訓考核，督促工作人員不斷地提高自身的專業能力；其次還可以積極招收專業的檔案管理人才，全面提高整體檔案管理人員的綜合素質。針對部分工作人員態度不端正、工作懶散等不良現象，基層單位可以制定一定的獎懲機制，通過人事調動、薪資調整等手段激勵單位工作人員端正態度，激發他們的工作積極性，從而有效促進基層單位檔案管理工作效率的提高。

3.3完善檔案管理的軟硬件建設

檔案室的環境對于檔案有著十分重要的影響，因此，檔案室硬件設施的配備必須齊全。為了保證檔案室檔案的安全，基層單位應該在檔案室配備一定的防火、防盜、防潮等硬件設備，比如防盜門、空調、煙霧警報器、溫度計、濕度計、滅火器、去濕機等等。此外，根據現階段檔案管理的實際需求，檔案室還需要配備計算機、復印機、掃描儀等辦公設備，為檔案管理人員及查閱人員工作提供便捷。此外，近年來，信息技術飛速發展，在檔案管理工作中引入現代信息技術已經成為檔案管理工作的新趨勢。因此，基層單位必須加強檔案管理的軟硬件建設，使檔案信息的處理傳輸實現自動化、電子化，以促進基層單位檔案管理工作的科學化、現代化，有效提高檔案管理工作的效率。

3.4建立健全檔案管理機制

為了保證財務會計檔案的完整性、真實性、有效性，必須建立健全的檔案管理機制。結合基層單位檔案管理工作的實際情況，根據檔案管理的相關法律法規，制定完善的檔案歸檔制度，安全保密制度等相關規章制度，保證檔案管理人員在日常管理工作中有法可依、有章可循，解決當前階段我國基層單位檔案管理混亂、檔案的真實性、完整性缺失等問題。為了保證檔案管理工作的有效開展，該管理制度應該具有雙向約束力，即對基層領導及檔案管理人員都應該有約束作用；想要真正提高檔案管理的效率，日常的檔案管理工作必須嚴格按照該項制度進行執行，保證制度的嚴肅性及權威性。

4結語

檔案管理系統是國家文獻信息系統中重要的組成部分，對于國家經濟、文化、社會的發展都有十分重要的意義，必須加強對基層單位檔案的管理。文章主要從強化檔案管理意識、提高檔案管理人員的綜合素質、建立健全的檔案管理機制等方面簡單論述了提高檔案管理工作效率的方法，在實際的管理工作中，需要檔案管理相關單位及人員結合自身實際，總結經驗，才能真正促進檔案管理工作效率的提高。

參考文獻

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作者:王俐俐 單位：連云港公路管理處